Учет версий программного обеспечения. Как учесть расходы на лицензионное программное обеспечение

В этой статье я хочу расскажу про учет программного обеспечения. Я подготовил небольшой обзор программ, которые помогут вам провести учет программного обеспечения в вашей компании.

Инвентаризация сети – общее название для учета вычислительной техники и программ в вашей локальной сети. Инвентаризация сети также включает в себя контроль лицензий ПО. Таким образом, данная процедура – необходимое средство по контролю соответствия всего установленного программного обеспечения, с заданием «стандартного набора» для рабочего места.

Как происходит инвентаризация сети?

С использованием современных автоматизированных средств – специальных программ, процесс инвентаризации выполняется в полностью автоматическом режиме, и – что важно – без необходимости установки «агентского» (то есть, дополнительного) ПО на удаленные компьютеры. Ниже рассмотрены актуальные на сегодня версии подобных программ – серверного программного обеспечения, имеющего в том числе бесплатные лицензии, и, в некоторых случаях, с различным функционалом.

Free 1

Network Inventory Advisor от компании Clearapps – программа, обладающая 15-дневным бесплатным сроком использования. Доступна для скачивания по адресу: http://www.clearapps.ru/pc-inventory.html

Программа, по анонсам самой компании, является универсальным средством инвентаризации любой локальной сети, с функционалом, описанным выше, включая множество возможностей по контролю лицензионной политики ПО предприятия.

Помимо суммирующего отчета с детальной информацией о программном обеспечении рабочих станций, можно создавать отчеты, включающие список программ, группируемых как по названию, версии, так – разработчику, и т.д. Любой удаленной программе можно присвоить статус: разрешенная к применению, запрещенная, обязательная к установке. Можно получить и отчет со списком компьютеров, содержащих программное обеспечение без лицензий. И все это – за минуты.

Информацию как по программному, так и аппаратному обеспечению, программа предоставляет администратору в виде отчетов. Задать можно любые, необходимые для вашего анализа, параметры поиска, по любым адресам сети. Для упрощения работы – уже составлены готовые шаблоны (шаблоны отчетов). А любой готовый отчет легко экспортировать в форматы: HTML, TSV, CSV, SQL, XML, также и легко – распечатать.

Предустановленный отчет имеет готовую структуру, а пользовательский – составляется самостоятельно. Предустановленных отчетов – немало, и чаще всего, все, что нужно – правильно выбрать тип предустановленного. Пользовательские отчеты в программе имеют название «специальных».

Специальный отчет

Здесь вы легко выберете все узлы и параметры, затем, программа построит отчет по параметрам.

Предустановленный отчет: отчет по антивирусам

Данный отчет позволит быстро найти, например, на каких из компьютеров не установлено антивирусное обеспечение.

В заключение, можно сказать: особенностью программы является мультиплатформенность в семействе систем Microsoft (есть версия даже для Win9x), инспектировать же – есть возможность любые рабочие станции (в том числе, BSD Unix, Linux).

Free 2

«Учет Программного Обеспечения» – сходная по функционалу программа, правда, не создающая отчетов с «железом». Основная ее функция – учет программного обеспечения, установленного на рабочих станциях локальной сети, необходимый, в частности, при инвентаризации программ и лицензий. Разработчики уверяют: программе – по силам и сеть больших предприятий.

Программа «Учет Программного Обеспечения» – отечественная разработка, заточенная именно под учет лицензий. Инвентаризация и аудит ПО на компьютерах в локальной сети, здесь снабжается функцией по ведению баз данных учета.

Здесь вы можете по сети (то есть – удаленно) отслеживать изменения списка установленного обеспечения. Узнать о типе установленной ОС, программах автозагрузки, обновлениях и так далее – все это позволит одна лишь программа, установленная на любом ПК в вашей локальной сети.

Компания 10-Strike, изготовитель данной программы, предоставляет ее в 2-х версиях: бесплатной полностью (http://www.10-strike.com/rus/network-software-audit/download.shtml), и в pro-версии, имеющей, при этом, 30-дневный пробный период.

Способы применения программы «Учет Программного Обеспечения»

Инвентаризация установленного ПО локальной сети. Можно: создать отчет по наличию определенных версий программ и их количеству на компьютерах. Также, легко создается отчет в том числе и по версиям всех операционных систем, включая: установленные обновления ОС, «заплатки». Аналогично можно проверить: наличие установленных кодеков, либо наличие программ в автозагрузке.

Как найти определенные программы в компьютерах локальной сети (только для Pro):

В приведенном выше примере, считаем количество установленных копий photoshop. Или, допустим, Winrar:

Аудит и контроль программного обеспечения. Можно отслеживать изменения в списке установленных программ, одновременно на всех компьютерах сети. Будет легко обнаружить и новые установленные программы, либо новые объекты автозагрузки:

Возможно использование автоматического средства контроля всех изменений на компьютерах вашей сети. Эта программа предлагает использовать фоновое сканирование всех компьютеров по расписанию, а оповещение об изменениях – может быть по email.
Контроль лицензий на установленное ПО. Вы можете отслеживать правильность всех используемых лицензионных ключей (правда, об алгоритме – в инструкции не сообщается).
Наконец, возможен экспорт баз данных этой программы в любую внешнюю БД, что также бывает полезно на практике (поддерживается формат Microsoft).

Особенности версий программы:

Бесплатная версия имеет ограничения: позволяет просматривать программное обеспечение на не более чем 10 компьютерах. Бесплатная версия – не создает отчетов.
Платная версия называется Pro, и требует покупки лицензии, в зависимости от числа сканируемых компьютеров. Версия имеет мощный генератор готовых отчетов, позволяя контролировать все изменения ПО при последующих проверках. Демо-версия (30 дней) ведет работу с неограниченным числом компьютеров, после чего позволяет работe только с 3-мя компьютерами.

Особенности работы программы:

Программа устанавливается на один компьютер сети, не требуя установки агентов на компьютере пользователей.

Изменения, полученные в отчетах, записываются в журнал. Список параметров, которого – настраивается.

О достоинствах этой программы:

Все данные собираются в данной программе при помощи WMI-технологии. Поэтому, не потребуется установка каких-либо дополнительных программ на компьютеры пользователей. Если же, применение WMI-технологии в данной сети – не возможно (иногда ограничения вносит политика безопасности, или Windows Home-версий), программа поддерживает еще два разных способа сбора информации с локальных ПК. Инвентаризационную базу данных программы можно вести, внося сведения об изменениях, даже для станций (компьютеров), не подключенных к сети.

Программа пишет все данные в собственную инфо-базу, что позволяет администратору просматривать списки установленного ПО всех ПК в любой момент времени, в том числе, без подключения этих ПК к локальным сетям.

Контроль и учет серийных номеров и лицензий осуществляется просто: вы вносите число уже имеющихся лицензий, и правильные значения ключей в программу. Затем, отслеживать как превышение числа копий программ, так и «левые», можно автоматически.

Коротко – о технологии wmi

Технология WMI - прежде всего, это расширенная, адаптированная под нужды Windows реализация одного из стандартов WBEM, принятого для многих операционных систем. В основе стандарта – универсальный интерфейс мониторинга (а еще – управления системами и компонентами) в распределенной среде с использованием ООП-технологий и протоколов уровня HTTP (HTML, XML).

Используется объектно-ориентированный подход для представления всех компонентов системы, вне зависимости (без разделения) на аппаратную и програмную часть. В то же время, такая модель объектов является и расширяемой, что позволит программам, устройствам и драйверам добавлять в модель свои классы. Модель протокола WBEM носит название CIM.

WMI, унаследованный от CIM, является также открытой и унифицированной системой, включающей интерфейсы доступа к параметрам как операционной системы, так и устройствам и приложениям, функционирующим в данной момент.

Особенностью WMI считается то, что хранящиеся его объекты соответствуют так называемым динамическим ресурсам системы, то есть параметры всех ресурсов могут меняться, вот почему параметры объектов здесь не хранятся, а создаются, лишь – по запросу самих потребителей. Хранилище свойств WMI называется репозитарием, находится он в системной папке самой ОС Windows:

%SystemRoot%\System32\WBEM\Repository\FS

Получается, там где нет WMI - с успехом можно использовать ее открытый стандарт (то есть, WBEM).

Технология WMI – на данный момент используется в: Windows Me/200х/XP или выше.

В дословном переводе, WMI – инструментарий по удаленному управлению Windows. Любая программа учета программного обеспечения,работающая по WMI, использует только часть функций (выполняющих только лишь чтение данных, без изменения системных значений).

На этом обзор технологии мы завершим.

Non-free 1

Network Asset Tracker - универсальное средство по инвентаризации вашей сети, позволяющее за один клик получать информацию о компьютерах данной сети. В отчете здесь вы увидите: во-первых, детальную информацию об операционных системах, включая время установки и регистрации, ключ, и т.д., информацию об оборудовании, а также, запущенных в данный момент процессах. Информация о любых приложениях, установленных на ПК сети, включая и лицензионные ключи, ими используемые – выводится менее, чем за минуты. Официальная страница программы: http://www.misutilities.com/network-asset-tracker-pro

Network Asset Tracker также поможет отслеживать все изменения, как в оборудовании, так и в программах. Построитель отчетов с массой возможностей – экономит время при построении любых готовых отчетов и графиков. Отчет может экспортироваться в: HTML, Excel .xls, также формат CSV, или же, в RTF. К особенности данного обеспечения относится, в том числе, и возможность сканировать различные сетевые устройства, помимо ПК. В их числе: маршрутизаторы, свичи, LAN/WAN роутеры, сетевой принтер, и т.п.

Программа Network Asset Tracker собирает информацию о всех компьютерах, подключенных к вашей сети, 3-мя из возможных способов:

удаленно, без установки дополнительных приложений на рабочие станции (протокол WMI);

используя установку на удаленные станции модуля (то есть, агента);

либо, применяя сценарий по подключению рабочей станции к домену сети.

Полученная информация хранится в одном из 4-ех видов баз данных (что удобно для быстрого использования данных сторонней программой):

MS Access
Firebird
Oracle
MS SQL

Для инспектирования «софта», вы запускаете только одну копию этой программы. Требуется установка (поддерживается Win 200х или выше). Network Asset Tracker удаленно читает ключи продуктов для большинства версий Microsoft Windows и Office, также для SQL Server и большого числа официальных программных продуктов иных фирм. Отслеживается: название/версия для установленного ПО, версия дополнений, и соответствие лицензионных ключей. Подробнее:

информация об установленных ОС;
тип, версия, ключ – для ОС;
информация о: сервис-паках, хотфиксах;
информация об общих ресурсах сети;
возможен просмотр списка запущенных приложений (процессов);

В программе, инспектируются ключи и версии в том числе и программного обеспечения «не Microsoft». Приложение наделено богатым функционалом: к примеру, есть поиск файлов в удаленном компьютере (для случая «том – не открыт для сети»). Все платные версии Network Asset Tracker, имеют в названии суффиксы «Pro».

Решение проблем с WMI – наиболее «частые» вопросы

Выше, рассмотрены 3 различных программы, предназначенных для инвентаризации сети. При том, что из них – каждая:

помогает вести учет программного обеспечения;
работает, используя WMI-технологию (или – как минимум, имеет возможность ее применения).

Если рассматривать проблемы работы с WMI, как единое множество, его можно разбить на два класса:

Неверно настроенные права доступа аккаунта (то есть, тому, от имени кого запускается модуль, попросту недостаточно прав для выполнения запроса)
Проблемы с WMI, имеющиеся на наблюдаемой станции (агенте)

Проверять работу WMI на каждом компьютере можно (и нужно), даже не дожидаясь возникновения проблем. Сама компания Microsoft для диагностики предлагает использовать инструмент WMIDIAG. Скачать его – по идее, можно тут: http://www.microsoft.com/downloads/. Скопировав на нужный компьютер, можно эту программу запустить (без установки). Может быть, вам даже не придется использовать никаких ключей (команд). Полное описание работы с программой – в справке по WMIDIAG.

Для доступа к WMI – инфраструктуре, хоть локально, хоть удаленно, используется протокол DCOM. Уровень прав подключившегося пользователя (в нашем случае – сервера), определяется механизмом олицетворения и аутентификации DCOM. Уровни олицетворения могут иметь значения: Anonymous, Identify, также Impersonate и Delegate.

Известно, что при уровне олицетворения ниже, чем Impersonate, никакие запросы удаленно обрабатываться не могут. Ну, а уровень выше, чем Impersonate, то есть Delegate – наоборот, использовать не рекомендуется (команды можно будет выполнять через цепочку нескольких компьютеров).

Уровень олицетворения в DCOM, выбираемый по умолчанию, может зависеть от версии WMI – интерфейса на целевом компьютере. Его можно и изменить, то есть прописать явно, для этого существует только один ключ реестра локальной машины:

SOFTWARE\Microsoft\WBEM\Scripting\Default Impersonation Level

Однако, скорее всего, этого делать не придется: в исполняемых сценариях, нужный уровень олицетворения может быть указан в явном виде (обычно – в момент соединения с интерфейсом WMI).

При работе WMIDIAG, создаются три текстовых файла, помещаемые по умолчанию в директорию %TEMP%:

файл.log (информация о деятельности утилиты);
файл.txt, содержащий отчет с предупреждениями/ошибками;
файл.csv, который содержит статистику.

На рисунке мы видим как раз содержимое.txt отчета, где WMIDIAG нам указывает возможный источник ошибок (в данном случае – это провайдер DLL, то есть отсутствие его регистрации в системе).

Также, мы слукавим, если не скажем здесь о встроенном средстве тестирования интерфейса WMI – программе WBEMtest. Утилита – графическая, но сначала мы в консоли наберем слово wbemtest (с правами администратора, конечно), и увидим окно:

Галочку «All Privileges» – мы «включаем», затем – нужно нажать «Connect».

В поле пространства имен должен быть вписан rootCIMv2, жмем «Connect» второй раз.

Таким образом, вы получите список всех классов, определенный в локальном репозитарии WMI (принадлежащих пространству имен CIMv2). Если вместо этого появилось бы сообщение об ошибке, мы бы сделали вывод, что такое пространство имен WMI – не зарегистрировано (зарегистрировано неправильно).

Non-free 2

Alloy Discovery – комплексное решение, предназначенное для инвентаризации сети с ПК под управлением систем Windows, также Mac OS Х, Linux. Программа работает с собираемой в сети информацией как о компьютерном оборудовании, так и программном обеспечении, и подходит для использования сетевыми администраторами и поставщиками ИТ-услуг. Раньше, продукт носил название Alloy Network Inventory, общее для линейки продуктов. Фирма-производитель сообщает, что их решения предназначаются организациям и предприятиям малого и среднего бизнеса.

Официальная страница, подробно сообщающая о возможностях программы, находится здесь: . Основные же сведения – можно получить из вкладки «о Продукте».

Программа предназначена для автоматического сбора и обработки любой информации о компьютерах, при этом используются различные методы аудита (либо – с применением аудит-агента, либо – без него). Существует возможность устанавливать аудит-агенты для систем Windows, Linux или Mac OS, во всех случаях возможен аудит компьютеров по расписанию.

Удаленный аудит компьютеров внутренней сети – выполняется как по запросу, так и в автоматическом режиме (по расписанию). Выполнять аудит компьютеров, в данный момент не подключенных к сети, можно вручную (используется флэшь-накопитель).

Анализировать собираемую информацию можно, используя различные методы ее фильтрации, также – группировки и сортировки всех данных. Можно включить встроенные алгоритмы по анализу потенциальных нарушений безопасности (выполняются на основе информации об автоматическом запуске приложений, и других свойств). Отслеживать все неполадки, и возможные проблемы в программном обеспечении, предполагается с использованием консолидированных журналов событий.

Наконец, экспорт данных проведенной инвентаризации возможен в формат XML, CSV, HTML и Excel .xls.

Текущая версия программы – 5.1.1.В версии 5.1 – доступны улучшения:

Безагентовый аудит для Linux и Mac OS X компьютеров;
Обнаружение и идентификация ПК с помощью протокола SNMP;
Безагентовый аудит по расписанию;
Автоматический сбор информации центра обеспечения безопасности MS Windows;
Возможность отображения данных в стандарте Юникод.

И другое. Имеется набор «предварительно настроенных» внешних аудируемых программ, а предустановленные отчеты (например: «Топ 10 Программного Обеспечения») помогут упростить и ускорить работу администратора. Менять структуру одного из стандартных отчетов, либо создать шаблон отчета «с нуля» – позволит встроенная функциональность программы.

Делаем выводы

С любого компьютера локальной сети, информация может сниматься при помощи WMI-сервиса. Конечно, если на рабочих станциях – установлена Windows (начиная с Millenium), и соответствующим образом настроены права. Если, допустим, в сети есть компьютеры, где установлен Linux (или другая не-Windows система) – что ж, к вашим услугам – похожая функциональность, только потребуется установка «агентов».

Аудит же для Linux и Mac OS «без агентов» – возможно, идет при использовании WBEM (известно, что WMI-протокол создавался на основе CIM – протокола работы для WBEM). А может быть, платные версии могут использовать что-то другое (фирмы – не раскрывают секретов). В конечном счете, аудит ПО возможен и без использования локальной сети (тогда, администратору придется вносить в базу данных все изменения, касающиеся «локальных» программ).

Иногда, при использовании «бесплатных» решений, можно получить – ту же (правильнее сказать – «достаточную») функциональность. Коммерческий «софт» может быстрее работать в сети (используя патентованные алгоритмы) – в то же время, что вряд ли важно в случае сети с «несколькими» ПК. Выбор – за администратором данной локальной сети, предприятия, организации.

Учет Программного Обеспечения - программа для инвентаризации и учета программ и лицензий на компьютерах сети.
Программа предназначена для инвентаризации и учета программного обеспечения на компьютерах в сети предприятия, позволяет администраторам сетей вести базу данных аудита программ и лицензий на компьютерах.

Вы сможете по сети просматривать и отслеживать изменения в списках установленного программного обеспечения на удаленных компьютерах. Например, узнать о типах установленных ОС, приложениях, программах в автозагрузке, установленных обновлениях, запущенных службах, антивирусах, актуальности их баз и так далее.
Можно отслеживать число установленных копий программ и правильность использования серийных номеров лицензий. Программа постоянно отслеживает изменения на компьютерах и ведет журнал изменений. О важных изменениях программа оповестит вас по электронной почте.
Поддерживается опрос ПК с Linux и устройств на Android! (по SSH)

Программа "Учет Программного Обеспечения Pro" является усеченной версией нашей программы инвентаризации компьютеров и содержит такой же интерфейс и все отчеты и функции, за исключением учета аппаратного обеспечения и отчетов по нему. Если вам необходимо учитывать и ПО и "железо" вместе, покупать обе программы не нужно. Достаточно только программы "10-Страйк: Инвентаризация Компьютеров".

Способы применения программы

Учет установленных программ на компьютерах сети предприятия. Можно создавать отчеты по наличию определенных программ и их количеству на компьютерах. Создайте отчет по версиям операционных систем, по установленным обновлениям и заплаткам или по наличию определенных программ в автозагрузке.
Контроль и аудит программного обеспечения. Отслеживайте изменения в списках установленных программ на компьютерах сети. Можно обнаружить новые установленные программы, а также новые объекты в автозагрузке. Результаты мониторинга заносятся в журнал для просмотра и создания отчетов. На особо важные изменения можно включить оповещение администратора по электронной почте.
Автоматический контроль изменений на компьютерах сети! Программа поддерживает фоновое сканирование компьютеров по расписанию и оповещение об изменениях в списках установленных программ по email.
Контроль и аудит лицензий на ПО. Отслеживайте правильность используемых лицензионных ключей, а также соответствие количества установок количеству купленных лицензий.
Экспорт базы данных программы во внешнюю БД для более подробного анализа и контроля. Можно экспортировать информацию о программах в СУБД MS Access, MS SQL, MySQL, Oracle и другие для последующей обработки и анализа.

Версии программы

Программа "Учет Программного Обеспечения" существует в двух редакциях:

Бесплатная версия Free позволяет просматривать установленное программное обеспечение на 10 компьютерах. Внимание! Бесплатная программа "Учет Программного Обеспечения Free" позволяет добавить в список не более десяти компьютеров и не создает отчетов.
Платная версия Pro требует покупки лицензии на необходимое количество компьютеров, содержит мощный генератор отчетов, и позволяет контролировать изменения в программном обеспечении при последующих проверках компьютеров сети. Демо-версия позволяет проверить работу в течение 30 дней с неограниченным количеством компьютеров, затем позволяет работать только с тремя компьютерами. Чтобы иметь возможность создавать отчеты и снять ограничения по количеству компьютеров, необходимо купить лицензию на программу "Учет Программного Обеспечения Pro".
Программа "Учет Программного Обеспечения Pro" является усеченной версией нашей программы для инвентаризации компьютеров в сети и содержит такой же интерфейс, отчеты и функции за исключением учета аппаратного обеспечения и отчетов по нему.

Достоинства программы

Программа собирает данные с помощью технологии WMI. Таким образом, не требуется обязательно устанавливать еще какие-то дополнительные компоненты на компьютеры пользователей сети. Если применение WMI в сети по какой-либо причине невозможно (политика безопасности или Windows Home-версий), наша программа поддерживает еще два альтернативных способа сбора информации с компьютеров: агенты и клиенты. В том числе, в инвентаризационную базу данных можно вносить данные даже с компьютеров без сети.
Таким образом, программу можно настроить на сбор информации наиболее гибким способом, включая работу в распределенных и больших корпоративных сетях, для снижения нагрузки на компьютер/сервер с программой. Поддерживается автоматических опрос компьютеров по расписанию.
Программа осуществляет контроль и учет лицензий и серийных номеров. Вы можете ввести число имеющихся лицензий, а также правильные серийные ключи в программу. А затем отслеживать превышение числа копий установленных программ и обнаруживать "левые" ключи.
Только Pro: Программа осуществляет контроль изменения программного обеспечения, обновлений, данных в автозагрузке и записывает изменения в журнал для последующего анализа и просмотра. Вы можете настроить автоматический мониторинг компьютеров сети по расписанию, а также оповещение администратора об изменениях по электронной почте.
Только Pro: Мастер отчетов позволит вам быстро создать отчеты с любыми нужными данными (шаблоны сохраняются для дальнейшего использования). Отчеты по компьютерам можно сохранить как в один общий файл, так и в отдельные файлы в заданной папке.
Только Pro: Программа в версии Pro обнаруживает изменения в программном обеспечении компьютеров и записывает их в журнал. Список контролируемых параметров настраивается. Можно настроить оповещение по email.

При покупке лицензии вы получите подписку на тех. поддержку и бесплатные обновления программы в течение одного года.

Лицензия на организацию позволяет устанавливать программу на несколько компьютеров, в отличие от лицензий на один компьютер. Количество учитываемых компьютеров в этом случае не ограничено. Если сеть предприятия децентрализована и нет возможности получить доступ ко всем рабочим местам с одного компьютера, купите лицензию на организацию у становите несколько экземпляров программы в разных подразделениях.

1. От чего зависит порядок учета расходов на лицензионное программное обеспечение в налоговом учете.

2. Как отразить в бухгалтерском учете приобретение неисключительного права использовать программное обеспечение.

3. Какая ответственность предусмотрена законодательством РФ за использование нелицензионных программных продуктов.

Сейчас сложно представить себе организацию, у которой нет компьютеров. Однако компьютер как таковой, без программного обеспечения, не представляет практически никакой ценности. Именно программные средства помогают пользователю решать самые различные задачи, стоящие перед ним: от простейшего создания текстового документа до сложного проектирования. При этом программное обеспечение не имеет материально-вещественной формы, то есть приобрести какую-либо программу – означает получить права на ее использование. Чаще всего используется лицензионное программное обеспечение , приобретенное по лицензионному договору без перехода исключительных прав на него . Это и антивирусные программы, и офисные приложения, и различные специализированные программы, например, для ведения бухгалтерского учета. В этой статье речь пойдет именно о лицензионном программном обеспечении, а точнее, о том, как учесть расходы на его приобретение в налоговом и бухгалтерском учете.

Подтверждающие документы

Для того чтобы учесть расходы на приобретение программ в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо документальное подтверждение (ст. 252 п. 1 НК РФ). В случае с лицензионным программным обеспечением, основным подтверждающим документом является лицензионный договор. В соответствии со ст. 1235 ГК РФ:

«По лицензионному договору одна сторона — обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах»

Лицензионным договором между поставщиком (лицензиаром) и покупателем (лицензиатом) программного продукта устанавливается размер вознаграждения (то есть стоимость программы), а также срок действия договора (срок использования программы). Если такой срок прямо не прописан в договоре, то в гражданском праве он считается равным пяти годам (п. 4 ст. 1235 ГК РФ).

Форма, в которой составлен лицензионный договор, а также подтверждающие документы могут быть разными в зависимости от способа приобретения программного обеспечения:

Способ приобретения программного обеспечения	Документы, подтверждающие расходы на приобретение программного обеспечения
у оптового продавца	Лицензионный договор, подписанный продавцом (лицензиаром) и покупателем (лицензиатом);Акт приема-передачи неисключительных прав на программное обеспечение.
Экземпляр программного обеспечения приобретен в розницу	Лицензионный договор, содержащийся на упаковке программного продукта («коробочная» лицензия);Товарная накладная или другой аналогичный документ;Документ, подтверждающий оплату
Экземпляр программного обеспечения приобретен через интернет	Лицензионный договор, содержащийся на сайте продавца (правообладателя);Документ, подтверждающий оплату (Письмо Минфина от 28.09.2011 N 03-03-06/1/596);Распечатка электронного письма, подтверждающего приобретение программы (Письмо Минфина России от 5 марта 2011 г. N 03-03-06/1/127)

При наличии перечисленных выше подтверждающих документов Вы имеете все основания отразить в налоговом и бухгалтерском учете лицензионное программное обеспечение, используемое в хозяйственной деятельности. Однако нужно учитывать некоторые нюансы, о которых речь пойдет далее.

Налоговый учет расходов на приобретение лицензионного программного обеспечения

Налог на прибыль

В целях налогообложения прибыли расходы на приобретение права использовать программное обеспечение в соответствии с лицензионными и сублицензионными соглашениями (расходы на приобретение лицензионного программного обеспечения) уменьшают налогооблагаемую базу и относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 1 пп 26 ст. 264 НК РФ). Однако порядок налогового учета таких расходов может быть различным в зависимости от срока действия лицензионного соглашения (срока использования программного обеспечения), а точнее, от того, установлен ли этот срок.

1. Если в договоре установлен срок, на который лицензиату передается право пользования программным продуктом, то расходы на его приобретение должны списываться равномерно в течение всего этого срока (п. 1 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина РФ от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95, от 16.12.2011 № 03-03-06/1/829).

Пример.

ООО «Перспектива» приобрело по лицензионному соглашению программный продукт Kaspersky Internet Security 2014. Стоимость программы 2400 руб. (без учета НДС), срок действия лицензионного соглашения — 2 года.

Так как срок действия лицензионного соглашения определен, для целей исчисления налога на прибыль организация будет ежемесячно списывать в расходы по 100,00 руб. (2400 руб. / 24 месяца).

2. В случае, когда конкретный срок действия лицензионного соглашения не установлен , позиция контролирующих органов неоднозначна.

Ранее Минфин пояснял, что организация вправе самостоятельно установить порядок учета расходов на приобретение такого программного обеспечения с учетом принципа равномерности (Письмо Минфина России от 18 марта 2013 г. N 03-03-06/1/8161). Однако немногим позже вышли разъяснения Минфина, согласно которым, если срок использования программного обеспечения не установлен лицензионным соглашением, то для целей налогового учета применяются нормы ГК РФ – то есть этот срок считается равным пяти годам (Письмо Минфина РФ от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039). Таким образом, расходы на приобретение программного обеспечения должны списываться в налоговом учете равными частями в течение пяти лет.

Свою позицию по этому вопросу имеют и судебные органы. Есть судебные решения, в которых признается правомерность списания затрат на приобретение программного обеспечения единовременно в момент установки, независимо от срока действия лицензионного соглашения (Постановления ФАС МО от 01.09.2011 N КА-А40/9214-11, от 28.12.2010 N КА-А40/15824-10; ФАС ПО от 26.01.2010 N А57-4800/2009; ФАС СЗО от 09.08.2011 N А56-52065/2010).

! Обратите внимание: Ввиду такой неоднозначности мнений Минфина и судебных органов, лучше закрепить выбранный порядок учета расходов на приобретение программного обеспечения в учетной политике для целей налогообложения.

Расходы на приобретение лицензионного программного обеспечения учитываются при определении налоговой базы по УСН с объектом налогообложения «доходы – расходы» на основании п. 1 пп. 19 ст. 346 НК РФ. При этом какого-то специального порядка учета таких расходов для расчета налога при УСН нет, в отличие от расчета налога на прибыль. Соответственно, они учитываются единовременно после установки и оплаты программного обеспечения.

Бухгалтерский учет лицензионного программного обеспечения

Лицензионное программное обеспечение отражается в бухгалтерском учете в порядке, установленном п. 39 ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов». В соответствии с ПБУ нематериальные активы, полученные в пользование , то есть и лицензионные программы, должны учитываться на забалансовом счете по стоимости приобретения. Планом счетов такой счет не предусмотрен, поэтому его необходимо самостоятельно ввести в рабочий план счетов организации. Например, для этих целей можно создать забалансовый счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование». Расходы на приобретение программного обеспечения учитываются как расходы будущих периодов и списываются на текущие расходы в течение всего срока использования. Срок использования программного обеспечения, как и для налогового учета, определяется периодом действия лицензионного договора. Если же в договоре срок не установлен, организация вправе определить его самостоятельно. Критерии определения срока использования программного обеспечения лучше закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета (удобнее, если эти критерии будут совпадать с применяемыми в налоговом учете).

Бухгалтерские проводки по учету лицензионного программного обеспечения:

Ответственность за использование нелицензионного программного обеспечения

Нередко руководители и владельцы бизнеса, стремясь сэкономить на программном обеспечении, допускают установку нелицензионных программ на корпоративные компьютеры. Поэтому нелишним будет знать о мерах ответственности , предусмотренных за использование нелицензионного программного обеспечения:

1. Гражданско-правовая ответственность (ст. 1301 ГК РФ) в виде возмещения убытков или выплаты компенсации:

от 10 тыс. руб. до 5 млн. руб. по усмотрению суда;
в двукратном размере стоимости программного обеспечения.

2. Административная ответственность (ч. 1 ст. 7.12 КоАП РФ) в виде штрафа:

30 – 40 тыс. руб. — на организацию;
10 -20 тыс. руб. — на руководителя.

3. Уголовная ответственность (ст. 146 УК РФ):

лишение свободы на срок до 2 лет и штраф до 200 тыс. руб., если стоимость программного обеспечения составляет от 100 тыс. руб. до 1 млн. руб.;
лишение свободы сроком до 6 лет и штраф до 500 тыс. руб., если стоимость программного обеспечения составляет 1 млн. руб. и более.

Как видите, меры по защите исключительного права на программные продукты весьма серьезные. Стоит ли в таком случае устанавливать нелицензионные версии программ и тем самым подвергать риску свой бизнес? Каждый руководитель решает этот вопрос по-своему. Однако бухгалтеру, на мой взгляд, нелишним будет напомнить руководителю об ответственности, а также о том, что расходы на покупку лицензионных программных продуктов и на их обслуживание уменьшают налогооблагаемую базу как по налогу на прибыль, так и по УСН.

, .

из текста вопроса можно сделать вывод о том, что Ваша организация получила исключительное право пользования программным обеспечением по лицензионному договору. Программное обеспечение, полученное в пользование по лицензионному договору, отражается в составе:

Расходов будущих периодов, если за использование компьютерной программы установлена фиксированная сумма, которая перечисляется единовременно;

Текущих расходов, если за использование компьютерной программы перечисляются периодические платежи.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух»

Компьютерную программу организация может не только создать самостоятельно, но и купить.

Покупая компьютерную программу, организация может приобрести:

исключительные права на нее по договору отчуждения;
права на ее использование (неисключительное право, лицензию) по лицензионному договору .

При приобретении компьютерной программы заключается договор с правообладателем (п. 1 ст. 1233 ГК РФ). При этом договор об отчуждении исключительных прав на компьютерную программу нужно составить в письменной форме (п. 2 ст. 1234 ГК РФ).

Права на использование

Если организация приобрела право на использование компьютерной программы по лицензионному договору (неисключительное право, лицензию), то это право может быть исключительным или неисключительным.

Если организации была предоставлена исключительная лицензия, она является единственной, кто использует компьютерную программу в рамках переданных ей прав.* Например, по заказу организации разработана программа для управленческого учета. По договору организации принадлежат исключительные права на использование программы в своей хозяйственной деятельности, а разработчику – исключительные права на нее. В такой ситуации разработчик не имеет права предоставлять компьютерную программу в пользование другим лицам, а организация не имеет права распоряжаться компьютерной программой способом, иным, чем использовать ее в своей деятельности.

Однако программа может использоваться и по простой (неисключительной) лицензии. Тогда за первоначальным обладателем программы сохраняется право заключать лицензионные договоры и с другими организациями.

Такой порядок следует из статей и Гражданского кодекса РФ.

Форма договора

Как правило, лицензионный договор заключается в письменной форме (п. 2 ст. 1235 ГК РФ). Исключением является приобретение экземпляра компьютерной программы. Условия такого договора могут излагаться на приобретаемом экземпляре (договор присоединения). Например, при установке компьютерной программы предлагается заключить лицензионное соглашение с правообладателем. Об этом сказано в пункте 3 статьи 1286 Гражданского кодекса РФ.

Внимание: использование контрафактных (пиратских) экземпляров компьютерной программы (в т. ч. при отсутствии (расторжении, истечении) договора отчуждения или лицензионного договора) влечет гражданскую, материальную, административную или уголовную ответственность (п. 1 ст. 1229 ГК РФ , ст. 146 УК РФ).

Использовать компьютерную программу можно только в том случае, если это право было предоставлено правообладателем.

На практике правообладатели часто распространяют экземпляры компьютерных программ через дилеров, с которыми заключены посреднические договоры. Такой порядок распространения компьютерной программы законодательством не запрещен. Поэтому при покупке компьютерной программы через дилера организация фактически приобретает ее (право использовать ее) у правообладателя.

Кроме того, экземпляр компьютерной программы можно купить у лиц, которые приобрели его для перепродажи (у правообладателя или лица, который приобрел ее у правообладателя). Например, экземпляр компьютерной программы можно приобрести в специализированном розничном магазине.

Приобретать компьютерную программу у других лиц законодательством запрещено.

В ряде случаев правоохранительные органы вправе привлечь нарушителей к уголовной ответственности в виде:

штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере зарплаты, иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
обязательных работ на срок до 480 часов;
исправительных работ на срок до двух лет;
принудительных работ на срок до двух лет;
лишения свободы на срок до двух лет.

При этом не имеет значения, будет ли фактически причинен ущерб правообладателю или нет.

Правообладатель может потребовать с нарушителя возмещения убытков, причиненных нарушением исключительного права, либо установленную законом или решением суда компенсацию (см., например, ст. , ГК РФ).

<...>

Бухучет программы не в составе НМА

Если условия о признании компьютерной программы в составе нематериальных активов не выполняются, а также если она получена в пользование по лицензионному договору, затраты на ее приобретение отразите в составе:

расходов будущих периодов, если за использование компьютерной программы установлена фиксированная сумма, которая перечисляется единовременно;
текущих расходов, если за использование компьютерной программы перечисляются периодические платежи. Например, ежемесячная сумма платежа зависит от количества проданных экземпляров компьютерной программы.*

В бухучете при этом сделайте следующие проводки:

Дебет 97 Кредит 60 (76)
– учтен фиксированный разовый платеж за использование компьютерной программы;

Дебет (20, 23, 25, 26, 44...) Кредит 60 (76)
– учтены периодические платежи за использование компьютерной программы.

После ввода компьютерной программы в эксплуатацию расходы на ее приобретение, учтенные как расходы будущих периодов, подлежат списанию. Порядок списания расходов, относящихся к нескольким отчетным периодам, организация устанавливает самостоятельно. Например, единовременный разовый платеж за использование компьютерной программы организация может списывать равномерно в течение периода, утвержденного приказом руководителя. Применяемый вариант списания расходов будущих периодов закрепите в учетной политике для целей бухучета (п. и ПБУ 1/2008). Списание затрат на приобретение компьютерной программы, учтенных как расходы будущих периодов, отражайте проводками:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 97
– списаны расходы на приобретение компьютерной программы.

Главбух советует: в учетной политике для целей бухучета закрепите такой же порядок списания расходов, относящихся к нескольким отчетным периодам, как и в налоговом учете. В этом случае в учете организации не будут возникать временные разницы .

Кроме того, если организации переданы права на использование компьютерной программы (по лицензионному договору), она признается нематериальным активом, полученным в пользование. Такую компьютерную программу учтите на забалансовом счете. Об этом сказано впункте 39 ПБУ 14/2007. План счетов не предусматривает отдельного забалансового счета для учета нематериальных активов, полученных в пользование. Поэтому организации нужно самостоятельно открыть забалансовый счет и закрепить это в учетной политике для целей бухучета. Например, это может быть счет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование»:

Дебет 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование»
– учтена стоимость прав на компьютерную программу, полученных в пользование (на основании лицензионного договора).*

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

С уважением,

Ксения Рупасова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Варварой Абрамовой,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Чаще всего исключительные права для целей бухгалтерского учета учитывают в составе нематериальных активов (НМА). Для этого нужно, чтобы одновременно соблюдались следующие условия (п. 3 ПБУ 14/2007):

у организации есть документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
объект НМА можно отделить от других объектов;
объект НМА не имеет материально-вещественной формы;
организация не планирует продавать права на компьютерную программу как минимум в течение года;
компьютерная программа используется в производстве продукции (работ, услуг) или для управленческих нужд;
срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев;
первоначальная стоимость НМА может быть достоверно определена.

Чтобы программу отнести к НМА в налоговом учете, необходимо выполнение следующих условий (п. 3 ст. 257 НК РФ):

организация имеет документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
объект может принести экономическую выгоду (доходы);
срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев.

Получается, если в бухгалтерском учете объект относится к НМА, то в налоговом учете этот объект также будет признан нематериальным активом.

В бухгалтерском учете компьютерную программу нужно учитывать по первоначальной стоимости. Эта стоимость равна сумме всех затрат на ее приобретение. В п. 8 ПБУ 14/2007 сказано, что первоначальная стоимость НМА увеличивается на сумму расходов, связанных с приобретением актива (установка, доведение до пригодного к использованию состояния и пр.).

Амортизация и срок полезного использования

НМА стоимостью до 40 000 (с 2016 года до 100 000) рублей в налоговом учете можно списать полностью в момент ввода в эксплуатацию. Так как имущество до 40 000 рублей не является амортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), стоимость НМА можно включить в состав материальных расходов (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Вопрос налоговой амортизации НМА стоимостью ниже 40 000 рублей — спорный. Ранее контролирующие органы придерживались позиции, что амортизировать нужно все НМА независимо от их стоимости (письмо ФНС России от 25.02.2011 № КЕ-4-3/3006). На сегодняшний день все больше писем Минфина подтверждают возможность списывать «малоценные» НМА при вводе в эксплуатацию (письма Минфина РФ от 31.08.2012 N 03-03-06/1/450 , от 09.09.2011 N 03-03-10/86 , от 09.12.2010 N 03-03-06/1/765).

Для целей налогового учета срок полезного использования объекта нематериальных активов определяется по правилам, закрепленным в п. 2 ст. 258 НК РФ. По общему правилу срок использования НМА может быть указан в договоре или патенте. Если срок по документам определить нельзя, нормы амортизации устанавливаются в расчете на срок полезного использования, равный 10 годам (но не более срока деятельности налогоплательщика).

Для исключительных прав на компьютерные программы налогоплательщик вправе самостоятельно определить срок полезного использования, который не может быть менее двух лет.

В бухгалтерском учете нет стоимостного критерия для определения амортизируемого имущества. Поэтому начислять амортизацию нужно по всем НМА, у которых известен срок полезного использования. По нематериальным активам с неопределенным сроком полезного использования амортизация не начисляется (п. 23 ПБУ 14/2007). Но организации каждый год должны пересматривать срок использования НМА, подтверждая ранее установленный либо внося изменения по объективным причинам (п. 27 ПБУ 14/2007).

Исключительное право на компьютерную программу не имеет ограниченного срока действия. Поэтому для целей бухучета срок использования компьютерной программы определяется исходя из периода, в течение которого организация будет ее использовать (п. 26, 27 ПБУ 14/2007). Если срок не известен, то можно установить его равным 5 годам (п. 4 ст.1235 ГК РФ).

Срок полезного использования компьютерной программы нужно зафиксировать в приказе (ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Чтобы не возникло расхождений в бухгалтерском и налоговом учете, целесообразнее установить одинаковый срок полезного использования программы (для НМА стоимостью выше 40 000 рублей).

Проводки при покупке исключительных прав :

Дебет 20 (26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (амортизация начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия НМА к учету (п. 31 ПБУ 14/2007).

Если организация списывает программу стоимостью до 40 000 рублей единовременно, то проводки будут следующими:

Дебет 08-5 Кредит 60 — учтены расходы на приобретение компьютерной программы;
Дебет 04 Кредит 08-5 — компьютерная программа введена в эксплуатацию;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 04 — стоимость НМА единовременно учтена в составе материальных расходов (только в налоговом учете);
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (только в бухгалтерском учете).

Неисключительные права

Большинство приобретаемых программ и систем имеют неисключительные права и покупаются по лицензионному или сублицензионному договору. Такой вид права не может быть отнесен к нематериальным активам (п. 3 ст. 257 НК РФ). Поэтому неисключительные права списывают на счета затрат в составе прочих расходов (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Налоговый учет

В налоговом учете лицензиат, применяющий метод начисления, должен распределить стоимость компьютерной программы в течение срока действия договора (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95). Если в договоре срок не указан, то необходимо самостоятельно установить период списания на затраты, исходя из принципа равномерности (абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 18.03.2014№ 03-03-06/1/11743 и от 18.03.2013 № 03-03-06/1/8161). Гражданским кодексом предусмотрено, что если срок использования не определен, договор считается заключенным на 5 лет (п. 4 ст. 1235). Такого же мнения придерживается Минфин в письмах от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039 , 16.12.2011 № 03-03-06/1/829 .

В вопросе списания неисключительных прав существует и противоположная судебная практика. Например, постановлениями ФАС Московского округа от 18.03.2014 № Ф05-1208/2014, от 28.12.2010 № КА-А40/15824-10 , от 15.02.2010 № КА-А40/190-10 вынесено решение, что расходы на приобретение права пользования компьютерной программой можно списывать единовременно.

Как это часто бывает, мнение налоговых органов не совпадает с мнением судов. Если вы не хотите тратить время на судебные разбирательства, безопаснее списывать затраты на приобретение программ для ЭВМ равномерно в течение срока использования. Имейте в виду, что суды рассматривают порядок списания расходов, который закреплен в учетной политике организации. Если вы решили списывать затраты на приобретение неисключительных прав единовременно, не забудьте прописать этот пункт в своей учетной политике.

При кассовом методе в расходы включаются фактически оплаченные суммы (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Плательщики упрощенного налога (доходы — расходы) могут уменьшать налогооблагаемую базу на сумму затрат по приобретению права на использование компьютерных программ (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина России от 21.03.13 № 03-11-06/2/8830 и от 28.05.12 № 03-11-06/2/70).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете неисключительное право на использование программы учитывается в составе расходов будущих периодов на счете 97 (п. 39 ПБУ 14/2007). Списывать такие расходы нужно на протяжении срока действия договора. Способ списания затрат на приобретение неисключительных прав нужно закрепить в учетной политике. Чтобы не возникло временных разниц, установите единый срок использования программы в бухгалтерском и налоговом учете.

Если срок в договоре не прописан, организация может установить его самостоятельно в соответствующем приказе. Но в данном случае безопаснее руководствоваться нормами Гражданского кодекса (ст. 1235) и устанавливать срок использования программы на 5 лет.

Так как неисключительное право на программные продукты у правообладателя — объект НМА, лицензиату (получателю) следует вести учет этого объекта на забалансовом счете (п. 39 ПБУ 14/2007). Планом счетов специального счета для этих целей не предусмотрено, поэтому можно открыть специальный забалансовый счет, например 012.

Проводки при покупке неисключительных прав:

Дебет 97 Кредит 60 — приобретено право использования программы (разовый платеж);
Дебет 012 — лицензия (право) на программу учтена на забалансовом счете;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 97 — списана часть расходов будущих периодов (ежемесячно).
При продлении лицензии на программу затраты также учитываются равномерно (счет 97).

Важно! Использование пиратских программ наказуемо (ст. 1252 ГК РФ, ст. 146 УК РФ).

Обновление программ, абонентское обслуживание

Затраты на обновление и ежемесячное обслуживание программ относятся к текущим расходам и подлежат списанию в момент оказания услуги (пп. 26 п. 1ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.11.2007 № 03-03-06/1/826).

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 60 — списаны затраты на обновление (обслуживание) программы.

Чаще всего компьютерные программы имеют неисключительные права использования. Учет таких программных продуктов следует вести с применением счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать равномерно в течение срока действия договора. Не стоит путать обновление программ с их продлением, ведь учитывать эти расходы нужно по-разному.

Если у вас возник вопрос по бухгалтерскому или налоговому учету, наши эксперты всегда готовы помочь в его решении.

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

Возможно, будет полезно почитать: