Журнал «Секретарское дело. Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией
Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.
Организация документооборота в создаваемой компании
Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.
Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов
Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.
Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198 , где:
исх. - указывается, что документ является исходящим;
25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;
198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.
Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в (РКФ).
Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.
При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.
После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.
Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.
Важно знать . Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.
По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.
Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.
Важно помнить . Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).
В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.
Т.В. Войцехович,
эксперт НААР
Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов
Но на
документах
в бланках, штампов,
при оформлении
реквизитов
всегда сплошной
линией обозначаются
места её будущего
расположения:
12 - Регистрационный номер (индекс) документа
Регистрационный номер (индекс) документа проставляют одновременного с датой.
Регистрационный номер – это условное цифровое, реже буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации документа.
Реквизит состоит из трафаретной части «№», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в информационный массив организации и находится под её контролем и ответственностью.
Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов и т.п.), регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1 – 26/90, где 1 – индекс структурного подразделения, 26 – номер дела по номенклатуре дел, 90 – порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т.е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему её вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса – индекс организации – автора ответа и индекс документа организации – автора запроса.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключения и др.). Сведения в реквизит переносится с поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части:
«На № от », которая заполняется регистрационным номером и датой поступившего документа.
По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения.
14 - Место составления или издания
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно – территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:
г. Коломна Московской области
с. Ивановка Мытищинского района Московской области
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес. Сокращение «г», в этом реквизите обычно не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающих на «град» и «бург», другие сокращения проставляются также по общепринятым правилам: посёлок – пос., село – с., станица – ст.
Остальные реквизиты вносятся в другие документы уже в процессе их изготовления на бланках (общих, для писем) или последующей обработки.
Например, оформление, обработка и исполнение решения коллегиального органа об утверждении инструкции по делопроизводству включает в себя до двух десятков этапов, большинство из которых находят своё отражение в реквизитах документа.
|
|
Содержание операции | Используемый реквизит |
| 1 | Составить проект решения | Текст, номера страниц, часть даты, часть подписи, часть грифов (виз) согласования |
| 2 | Обсудить проект в подразделении и определить степень конфиденциальности | Гриф ограничения доступа (без количества экземпляров) |
| 3 | Собрать визы заинтересованных подразделений и сотрудников | Гриф, виза согласования |
| 4 | Подписать у секретаря коллегиального органа | Личная подпись |
| 5 | Подписать у руководителя коллегиального органа | Личная подпись, дата |
| 6 | Зарегистрировать | Регистрационный номер |
| 7 | Подобрать полный (с приложениями) экземпляр | Отметка о наличии приложения |
| 8 | Размножить и заверить копийные экземпляры | Отметка о заверении копии, гриф утверждения |
| 9 | Сформировать первый экземпляр в дело | |
| 1 | Сформировать электронную копию и зафиксировать её адрес | Отметка для автоматического поиска |
| 1 | Передать для ознакомления заинтересованных лиц, разослать | Виза ознакомления |
| 1 | Зарегистрировать поступление | Отметка о поступлении документа |
| 1 | Определить сроки исполнения и исполнителей | Резолюция |
| 1 | Поставить на контроль | Отметка о контроле |
| 1 | Снять с контроля | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
15 – адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Адресат указывается как на документах, направляемых в другие организации или физическим лицам, так и на внутренних документах, предаваемых руководителю учреждения или в другие структурные подразделения.
Минимально реквизит может включать только точное наименование организации - получателя. Однако, для оперативности движения документа, лучше дополнить название организации уточняющей информацией. Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих элементов:
♦ Наименование организации (в именительном падеже)
♦ Наименование структурного подразделения (в именительном падеже)
♦ Указание должности получателя (в дательном падеже)
♦ Инициалы и фамилия (в дательном падеже)
♦ Почтовый адрес
Все составные части реквизита печатаются с новой строки через 1.5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки не должна превышать 28 знаков. Элементы адресата не разделяются знаками препинания. В формуляре для реквизита «адресат» отводится правая верхняя зона документа. Внутри выделенной зоны допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Таким образом, в самом полном виде реквизит адресат может выглядеть таким образом:
ЗАО «Вымпел»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
И.К.Киселёвой
Ул. Садовая, д. 32, Москва, 103245
Или в центрованном виде:
ЗАО «Вымпел»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
И.К.Киселёвой
Ул. Садовая, д. 32,
Москва, 103245
Мы видим, что реквизит получился достаточно громоздким. Чтобы сократить его можно использовать следующие приёмы. Во-первых, почтовый адрес может не указываться на документах, направляемых постоянным корреспондентам. Полный почтовый возраст указывается составителем документа в случае направления его разовому корреспонденту, для облегчения работы по отправке корреспонденции. Никогда не указывается почтовый адрес при направлении документа вышестоящим органам власти и управления. Во-вторых, следует обмануть целесообразность адресования документа сотруднику, не являющемуся руководителем структурного подразделения.
Обратим внимание на то, что почтовый адрес на конвертах и документах должен указываться в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. в соответствии с ними устанавливается следующая последовательность написания почтового адреса:
Наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц)
Название улицы, номер дома, номер квартиры
Название населённого пункта (города, посёлка, и т.п.)
Название области, края, автономного округа, республики
Страна (для международных почтовых отправлений)
Почтовый индекс
Таким образом, при адресовании документа физическому лицу указание почтового адреса будет обязательным, а инициалы будут указываться после фамилии:
Рыжову В.И.
ул. Дружбы, д. 20, г. Видное
Московской области, 107233
Заметим ещё одну тонкость: при адресовании документа руководителю организации её наименование включается в наименование важности руководителя.
Например:
Генеральному директору
ЗАО «Вымпел»
И.Е.Елисееву
Аналогично адресуют документ и руководителю структурного подразделения после обязательного указания названия организации.
Например:
ЗАО «Вымпел»
Начальнику отдела
маркетинга
И.П.Макарову
Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией.
Например:
Главному врачу
Городской клинической
Больницы №33
Проф. А.К.Горбунову
Сейчас стало модным кроме имени получателя добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перезагружает реквизит. Более удачным, представляется, размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.
Например:
Уважаемый господин президент!
Уважаемый господин Серов!
Следует отметить, что после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
При направлении писем одного содержания подведомственным организациям адресат указывается обобщённо.
Например:
Директорам школ
Северо-восточного округа
На одном документе не должно размещаться более 4 адресатов. Если их больше, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа указывается конкретный адресат. При этом слово «копия» не проставляется.
Указание адресата на внутренних документов предназначено для оперативного направления непосредственному исполнителю. При этом указывается лишь структурное подразделение или сокращённое наименование должности руководителя и его имя.
Например:
Начальнику отдела кадров
Н.П.Мальцевой
Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.
Реквизит печатают, отступив от границы левого поля на 32 знака (четвёртое положение табулятора пишущей машинки) и на 5 – 6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита «Адресат» размещаются с новой строки от одной вертикали («флаговый метод»). Знаки препинания не ставятся.
Примеры оформления:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ «Большевский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С.Николаеву
Президенту АОЗТ
«Ломоносовский фарфоровый завод»
В.И.Петрову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно – исследовательский
Институт документоведения и архивного
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер., д.7а
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Председателю садового товарищества
«Можайские дали»
В.А.Бунееву
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:
301264, Тульская обл.,
Киреевский р-н, г. Липки,
Ул. Садовая, д.5, кв.12
И.П.Калинину
В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в верхнем левом углу.
Приведенный выше адрес на конверте будет выглядеть следующим образом:
И.П.Калинину
ул. Садовая, д.5, кв.12,
Киреевский р-н, г. Липки,
Тульская обл., 301264
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается.
16 - гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положение о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т.п.).
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Большевский текстиль»
Личная подпись И.В.Сергеев
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Большевский текстиль»
Личная подпись И.В.Сергеев
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЁН
Решением общего собрания
акционеров от 15.08.2001 № 14
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 01.02.2000 № 82
Утверждение документа изданием другого (распорядительного) документа производится в том случае, если требуются дополнительные разъяснения или проведение каких-либо мероприятий по внедрению утверждаемого документа.
17 – резолюция
Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату, например:
А.В.Зайцевой
П.С.Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «Гермес» к 21.12.2006
Личная подпись В.С.Казначевский
От правильного выбора исполнителя, конкретности и чёткости текста резолюции зависит качество и своевременность выполнения здания. В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию выполнение задания.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Резолюция в случае оформления её на отдельном листе является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя.
Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.
18 - заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чём (о ком)? , например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? , например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.
Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентировать в его содержании без прочтения текста.
В целом заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Если в тексте документа затрагиваются несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно, например: «Об утверждении отчёта и проведении выборов».
Заголовок располагается слева над текстом документа. Объём его не должен превышать 5 строк с длиной каждая в 28 знаков.
При угловом расположении постоянных реквизитов (угловом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизитами в рамках выделенного «уголками» места. Пример оформления заголовка при продольном распоряжении постоянных реквизитов приводится ниже.
МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
28.08.07 № 22/10 г.Москва
О сооружении обелиска
в ознаменование запуска
Советским Союзом первого
искусственного спутника Земли
В дополнение к решению Мосгорисполкома от 11.05.60 № 29/30 исполком РЕШИЛ:
1. Утвердить
Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.
19 - отметка о контроле
В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.
20 - текст документа
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
В федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Более подробно порядок оформления таких текстов установлен в ГОСТ Р1.5 – 92.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, приказы – распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления – просьбу, без пояснения причин; справки, докладные записки – только оценку фактов, выводы.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации (докладные, объяснительные записки), изложения текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу, довожу до сведения).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных распорядительных документах текст располагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного лиц (решили:).
В документах, устанавливающих права и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного лица, (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).
В письмах используют следующие формы изложения текста:
От первого лица множественного лица (просим направить, направляем на рассмотрение);
От первого лица единственного лица (считаю необходимым, прошу выделить);
От третьего лица единственного лица (министерство не возражает, комиссия считает возможным).
Структура текстов конкретных документов и отдельных видов документов может определяться унифицированными системами документации и другими нормативными актами, регламентирующими их создание, например, Федеральным законом «О банках и банковской деятельности», регламентирующим структуру устава.
21 - отметка о наличии приложений
Отметка о наличии приложений располагается под основным текстом (реквизит 20) и может быть оформлен двумя способами: когда название приложения упомянуто в тексте и когда оно не названо.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1.Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2.Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Отметка размещается непосредственно от левого поля документа через 3 интервала. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются полутора интервалами.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу директора Института
от 15.06.2006 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
К приказу директора Института
15.06.2006 № 319
Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
В тексте ГОСТа Р 6.30 – 2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах. То есть если письмо содержит какое-либо приложение, то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда.
Также реквизит «Отметка о наличии приложения», при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочный документов : справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30 – 2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол.
Фрагмент документа 1
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30 – 2003
При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилий не перечисляются, а указываются цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.
Например:
Присутствовали 47 человек (список прилагается).
Фрагмент документа 2
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется и в распорядительных документах: приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях, и решениях.
Фрагмент документа 3
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. № 536
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента РФ в тексте на них обязательно делается ссылка.
Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению1», «согласно приложению2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкции и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)».
При оформлении приложений следует соблюдать следующие правила4:
Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или в реквизите «Гриф утверждения документа».
Разработка стилистической конструкции делового письма. Бланк и реквизиты служебного письма. Структура и размер текста письма. Примеры составления и оформления различных видов деловых писем. Докладная и объяснительная записки. Протокол, акт, справка.
Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов. Основные части документа: заголовочная, содержательная и оформляющая. Правила оформления бланка. Содержание приказа по основной деятельности. Понятие коммерческой тайны.
Стабильная деятельность любой организации и деловодство. Перечень реквизитов, относящихся к общему бланку, бланку письма и бланку конкретного вида документа. Правильное оформление бланков. Общие требования к оформлению, учету и хранению гербовых бланков.
Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Виды документов и их классификация. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.
Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.
Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
Инструкции о делопроизводстве, их значение и требования, предъявляемые к ним. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор. Оформление некоторых видов отметок: об исполнителе документа и об исполнении документа.
Делопроизводство в компании - это рутинный процесс, на который часто не обращают достаточного внимания, пока не возникнут неприятности, связанные с нарушениями порядка, установленного действующим законодательством.
СОДЕРЖАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ ПО ДИСЦИПЛИНЕ: "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ ": Стр. Список заданий на контрольную работу 3 Задание № 1 ...
Рассмотрение основных принципов регистрации организационно-правовых документов как процесса создания банка данных о документах организации. Приведение примера формуляра номенклатуры дела. Описание обязанностей и прав работника в должностной инструкции.
Требования к составлению и оформлению. Организационные документы. Реквизит 28. Отметка об исполнителе. Правила составления и оформления. Примеры составления деловых писем, приказов и распоряжений. Исходящее деловое письмо. Приказ по личному составу.
Следующий реквизит, который мы рассматриваем – реквизит 12 «Регистрационный номер документа». Цель этого реквизита идентифицировать документ и сделать его уникальным. При поиске регистрационный номер документа имеет решающее значение. Какие документы подлежат регистрации, из чего может состоять их номер? Какие бывают альтернативные системы нумерации? Как выглядит номер, если документ составлялся двумя или более организациями?
Общие правила
Абсолютно все организационно-правовые документы компании должны быть зарегистрированы. Даже если этот документ существует в единственном числе и будет оставаться таким долгие годы, он будет делать это под №1.
Номера присваиваются документам по учетным формам: книгам или . Каждый новый рабочий год (или новый сезон, если деятельность компании сезонная) нумерация в журналах начинается заново, с номера 1.
Из чего состоит регистрационный номер документа
Самый распространенный способ присвоения номеров документам – валовый, то есть начиная с №1, затем 2 и так до бесконечности.
Многие добавляют к номерам индексы. Фактически, регистрационный номер документа может быть дополнен любой информацией, закодированной в цифры или в буквы. Дополнительные индексы ставятся через дробь или через дефис. Например:
113/01-23: 113 – это валовый номер документа, 01-23 – дело по , к которому относится документ.
2434/СЗ: 2434 – валовый номер, СЗ – филиал предприятия «Северо-Западный».
1252-02/02-01: 1252 – валовый регистрационный номер документа, 02 – код подразделения, в котором был создан документ, 02-01 – индекс дела по номенклатуре
Вы часто спрашиваете меня, как правильно зарегистрировать документ задним числом. Отвечаю: правильно – никак. Регистрация документов задним числом не допускается, так что действовать правильно или неправильно тут нельзя. Но ситуации бывают разные, и если они возникают слишком часто, то имеет смысл придумать такую систему присвоения регистрационных номеров документам, которая сама по себе исключала бы «задние числа». Организация вправе вводить такую систему нумерации, какую считает нужной. Например:
1010/1, где 1010 – это дата регистрации, 10 октября, а 1 – очередной регистрационный номер документа в рамках 10 октября. День может быть закончен на номере 1010/214, а первый завтрашний документ начнется с номера 1110/1.
Если документ совместный
Знак дроби при оформлении регистрационного номера документа используется еще и в том случае, если документ является совместным, то есть его авторами стали две или более организаций. Каждая из них регистрирует документ у себя, и каждый присвоенный номер принадлежит этому документу. Чаще всего это можно увидеть на договорах:
264/45-П: номер 264 присвоила одна сторона соглашения, 45-П – другая.
Части номеров выстраиваются в порядке регистрации: первой зарегистрировала договор компания, присвоившая ему номер 264. Идентифицировать договор обе компании будут не по своим номерам, а по единому: 264/45-П.
Индексация служебных документов
Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений - индексов, которые предоставляются документам во время их регистрации.
Регистрация - это способ формализации вступления служебного документа к документационной системы. Основная цель регистрации - засвидетельствовать, что служебный документ был создан или включен в документационной системы, а дополнительным преимуществом является то, что регистрация облегчает поиск служебных документов.
Суть индексирования заключается в приеме документа к определенной группе в соответствии с его содержания (контекста).
Факт создания или поступления бумажного документа фиксируется проставлением на нем условных обозначений - регистрационных индексов с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
Реквизит 12. Регистрационный индекс документа.
Реквизит - это условное обозначение, предоставляется документу при его регистрации. Регистрации подлежат документы, созданные учреждением (организацией) и те, что поступают от других организаций и физических лиц, кроме документов, не подлежащих регистрации.
Список документов, подлежащих регистрации должна быть в приложении к инструкции по делопроизводству организации или учреждения, и должен быть утвержден ее руководителем.
Реквизит "Регистрационный индекс документа" обеспечивает юридическую силу документа. Он является одним из реквизита, что позволяет быстро разыскать нужный документ.
Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный индекс документа" проставляют на специально отведенном месте на бланке, например:
или
регистрационный индекс Состоит из порядкового номера документа в пределах группы документов, которые регистрируются, который дополняется индексами, которые применяются в учреждении, в частности индексами по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают или подписывают документ, исполнителей, деятельности которых касается документ, и тому подобное.
Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может меняться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - входной или такой, который создан в учреждении.
При необходимости регистрационный индекс документа можно дополнять, по решению учреждения, условным обозначением группы документов согласно классификатору вопросов (исполнителей, корреспондентов и т. п, принятым в учреждении) или индексом дела по номенклатуре дел и индексом структурного подразделения, информацией о корреспонденте, исполнителе и тому подобное.
Например: в регистрационном индексе 184/03-10 входного документа:
184-порядковый регистрационный номер документа по соответствующему журналу регистрации входящих документов в пределах одного года,
03-10 - условное обозначение группы документов согласно классификатору вопросов (исполнителей, корреспондентов и т. п, принятым в учреждении.
Исходящий номер служебного документа № 07-18/761 означает:
07 - шифр подразделения учреждения,
18 - номер дела, если хранится копия исходящего документа по номенклатуре для подразделения,
761 - номер документа по соответствующему журналу регистрации исходящих документов в пределах одного года.
Регистрационным индексом внутренних организационно-распорядительных документов организации, протоколов заседаний коллегиальных органов, акты комиссий и т. п есть порядковый номер документа в пределах календарного года.
В учебных заведениях регистрацию документов ведут, обычно, в течение учебного года. В начале каждого нового учебного года нумерация возобновляется.
С целью различения групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая состоит из букв, например: 120/02-15 ДСК, где ДСК применяется для обозначения документов с грифом "Для служебного пользования".
При регистрации обращений, жалоб и предложений граждан к руководителю организации применяются буквенно-цифровые обозначения.
Если документ подготовлен двумя или более учреждениями (организациями), регистрационный индекс включает индексы каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для совместных распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 - для общих писем.
Место расположения регистрационного индекса зависит от вида бланка и вида документа, то есть проставляется на соответствующем месте документа, определенном формуляром-образцом.
В случае применения автоматизированной системы регистрации документов может использоваться штрих-код. Для исходящих документов штрих-код включает в себя регистрационный индекс и дату документа и располагается в границах, указанных в ДСТУ 4163-2003 для реквизитов бланка, а именно: с угловым расположением реквизитов - 73 миллиметра от начала первого реквизита, с продольным - 77 миллиметров.
Реквизит 13. Ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ.
Указанный реквизит заполняется только в том случае, когда оформляют письмо-ответ на любой инициативный документ (обращение, запрос, предложение и тому подобное). Реквизит должен включать дату и индекс, указанные организацией, выдавшей или заключила документ, на который дается ответ.
Указанный реквизит переносится лицом, что составляет документ, с инициативного документа. Например:
[ На №04-20/83 от 12.12. 2014 ]
Слово год или сокращение г на документе не проставляется.
Если исходящее письмо является ответом на несколько писем одной организации, то необходимо оформить ссылку на регистрационные индексы и даты, указанные в этих письмах. Например:
[ На №04-20/83 от 12.12.2013, №04-20/85 от 14.12.2013
Если в одном исходном письме дают ответ на письма от различных организаций, то ссылка на регистрационные номера и даты писем следует располагать друг под другом в такой же последовательности, в которой указаны названия этих организаций в реквизите "Адресат".
Например: На №04-20/83від 12.12.2013, №18-22/851 от 14.12.2013, На №205/43 от 12.12.2013
Располагается реквизит ниже или на уровне регистрационного индекса, как правило, на специально отведенном на бланке для него месте.
Реквизит 14. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если его нельзя определить по реквизитам "Название организации" и "Справочные данные об организации", например:
ЗАО"Торговый центр "о"КЕЙ"
Применяют этот реквизит с целью избежания ошибок при определении местонахождения организации. Его можно проставлять во всех документах, кроме письма, в котором эта информация содержится в реквизите "Справочные данные об организации".
Для любого субъекта хозяйствования (физического или юридического лица) местом издания документа является место его государственной регистрации.
Следует обратить внимание на такую особенность. Место издания не нужно указывать в документе, если оно включено в название организации, например:
ОАО "Каменец-Подольский агрохімкомбінат"
Дарницкая районная в г. Киеве государственная администрация
Место составления или издания документа необходимо обязательно указать в том случае, если документ этой организации был составлен или выдан в другом городе.
Реквизит масс быть согласован с административно-территориальным делением страны и официально установленными названиями населенных пунктов. В названиях населенных пунктов надо употреблять только общепринятые географические сокращения (м.-город, с-село, пгт-поселок городского типа, п. - поселок).
Проставляется реквизит на том же месте, что и реквизит 13 ниже реквизитов 11,12 на всех документах кроме писем, поскольку они помещаются в справочных данных об организации.
Регистрационный номер документа– это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Реквизит оформляется от руки лицом, регистрирующим документ.
В ГОСТе Р 6.30-2003 сказано: «Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.».
Из этого следует, что порядковый номер является обязательным элементом данного реквизита.
Порядковые номера присваиваются отдельно для каждого вида документов в пределах делопроизводственного года (с 01 января по 31 декабря календарного года; в образовательных учреждениях может быть с 01 сентября по 31 августа учебного года). Нумерация переходящих документов (трудовых договоров, личных карточек, локальных нормативных актов и др.) может быть продолжена в новом году, а может начаться заново – с № 1.
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе».
Рассмотрим несколько примеров структуры регистрационных номеров.
Регистрационный номер письма:
82/1-5 , где82 – порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5 – номер дела по номенклатуре (1 - код подразделения, 5 - номер дела в подразделении)
82/ГИ-5 , где82 – порядковый номер документа по журналу регистрации, ГИ указывает на то, что документ создан в службе главного инженера, 5 – номер дела.
Регистрационный номер договора:
12-дп , где 12 – порядковый номер документа; дп – договор поставки (или ду – договор возмездного оказания услуг и др.). Регистрационные номера договоров на производство работ и оказание услуг могут иметь двойную нумерацию, например: Договор подряда № 17/21, где 17 – порядковый номер документа в организации-заказчике, а 21 – порядковый номер этого же документа в организации-подрядчике (то есть номера проставляются в том порядке, в котором указаны стороны в тексте договора). Регистрационный номер трудового договора может включать два элемента:5/07, где 5 - это порядковый номер трудового договора; 07 - указание на год, в котором был заключен трудовой договор.
Регистрационный номер дополнительного соглашения к трудовому договору может иметь более сложную структуру:1-07/94-06 , где 1 – порядковый номер дополнительного соглашения к трудовому договору; 07 – указание на номер года, в котором заключено дополнительное соглашение; 94 – порядковый номер трудового договора; 06 – указание на номер года, в котором был заключен трудовой договор.
Порядок регистрации документов и структуру их регистрационных номеров рекомендуется закрепить в инструкции по делопроизводству или другом нормативно-методическом акте организации.
На бланке письма проставляется ограничительная отметка для этого реквизита: На №______от______________. Данный реквизит заполняется в преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Указание этого реквизита облегчает дальнейшую работу с документом: если в организацию поступает ответное письмо с указанием ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа, секретарю (или другому работнику организации) значительно легче найти то письмо, на которое поступил ответ, и подложить его к поступившему документу для того, чтобы руководитель при рассмотрении входящего документа смог дать оценку поступившему ответу.
Указание данных о поступившем письме на бланке письма в виде отдельного реквизита исключает необходимость ссылаться на них в тексте ответного письма: в начале текста письма не следует писать «На Ваш № ... от...» во избежание дублирования одной и той же информации в пределах одного документа.
Основная функция реквизита – поисковая.
Возможно, будет полезно почитать:
- Аббатство - это католический монастырь ;
- Самые распространенные расклады ;
- Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
- К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
- Основные характеристики марса ;
- Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
- Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
- Журавль толкование сонника ;