Требование накладная для выдачи материалов. Распространенные ошибки при заполнении формы

На любом предприятии для ответственного и грамотного учета движения ТМЦ используется отработанная схема. При передаче сотрудникам различных товарно-материальных ценностей для возможности осуществления своих функций используются специальные формы документов. Только так можно осуществлять строгий контроль за движением выданных и сданных материальных ценностях внутри компании. Ознакомиться со штатным расписанием и его заполнением .

Требование-накладная М 11 является важным документом, используемым организациями для возможности учета товарно-материальных ценностей, в том числе и спецодежды, внутри компании. Кроме того, этот же документ используется для возможности сдать на склад материалов, которые не были использованы, а также были забракованы. Указанный документ регламентируется постановлением Госкомстата России за 1997 год. Сам документ оформляется лицом, ответственным за учет материальных ценностей, в двух экземплярах. Один экземпляр необходим для оприходования товарно-материальной ценности, другой – для списания.

Трудно представить какой начнется бардак в компании, если не будет вестись строгий учет выданной и сданной спецодежды и прочих материальных ценностей.

Требование-накладная М 11 используется не только для учета спецодежды, а также других материалов и товарно-материальных ценностей:

Сырье, используемое в производстве;
Животные, которые в процессе откормки вырастают;
Малоценка;
Объекты завершенного и незавершенного производственного цикла;
Товары, отгруженные для сбыта.

Особенности заполнения

При заполнении формы документа М 11 следует указывать следующие данные:

Название ТМЦ, которую следует сдать либо получить;
Наименование структурного подразделения и указанием вида деятельности (отправитель);
Получатель (аналогичное заполнение);
Информация о счетах обеих сторон;
Число передаваемых ТМЦ и их цена.

Кроме перечисленных данных следует указывать ФИО и должность лица, которое просит о выдаче ТМЦ, и лица, удовлетворяющего просьбы.

Используется накладная-требование М 11 при передаче отшитой спецодежды компании, которая ее заказывала. Передача спецодежды сопровождается заполненной формой М11 в трех экземплярах. Первый остается у исполнителя заказа, второй отдается на хранения в бухгалтерию заказчика, на основании этого же документа осуществляется оприходование ТМЦ, на основании третьего экземпляра спецодежда передается на склад.

Оформление указанных документов производится изготовителем (материально ответственным лицом), а в компании заказчика ставить подпись на документах должно материально-ответственное лицо за получение товара. Читайте обзор норм выдачи спецодежды по профессиям на этой странице .

Как и любой документ, требование-накладная должна заполняться корректно и аккуратно. Все буквы и цифры необходимо указывать разборчиво, что бы не пришлось в дальнейшем гадать, а что же это такое было написано и какое количество указано.

Типовая межотраслевая форма

Сегодня любые бланки и шаблоны можно найти во всемирной паутине, с приложением к каждому документы инструкции и разъяснения.

Видео

Смотрите на видео инструкцию как оформить поступление спецодежды в 1С.

Эффективно работающие предприятия имеют внутренние подразделения, выполняющие разные функции. Перемещение единиц складского учета является частью производственного процесса. Движение материально-производственных запасов внутри предприятия подтверждается документом М-11. Требование-накладная является основанием для передачи активов и документального оформления операций по списанию, передаче в производство, приему готовой продукции на склад . В статье расскажем, как оформляется требование-накладная (форма М-11 ), дадим пример заполнения.

Применение требования-накладной

Документ сопровождает движение МПЗ без ограничения лимита. Одна форма может содержать в перечне передаваемых продуктов нескольких видов активов. М-11 составляется на каждое перемещение запасов или группу материальных ценностей для сопровождения ряда операций:

Перемещения активов между участками с ответственными лицами либо подразделениями.
Отпуска материала, сырья в производство для дальнейшей обработки.
Возврата остатка запасов, ранее отпущенных по требованию и не использованных в производстве, а также выявленных бракованных материалов.
Передачу остатков материалов, запчастей, возникших после ликвидации ОС.
Возврата отходов производства, подлежащих вторичной обработке.
Передачу ТМЦ на склад готовой продукции.
Отпуска материальных ценностей для хозяйственных нужд, проведения хозспособом строительных работ.
Выдачи специальной оснастки или инвентаря с одновременным списанием с учета.

Порядок заполнения данных накладной

Предприятия могут использовать бланк М-11 стандартного образца либо самостоятельно видоизменить форму в соответствии с особенностями ведения внутренних операций. Для использования требования-накладной в качестве документа первичного учета требуется указать обязательные реквизиты и данные о движении МПЗ.

Учетные данные документа	Состав сведений
Сведения об организации	Наименование организации, соответствующее учредительным документам
Наименование документа	Требование-накладная
Дата документа	Дата составления формы, соответствующая дню проведения складской операции
Информация об участниках операции	Сведения о передающей и принимающей сторонах – структурных подразделениях компании
Учетная единица	Показатель единицы измерения номенклатурной единицы МПЗ, используемые в учете – штука, кг, литр
Сведения о должностных лицах	Данные лиц (Ф.И.О.), участвующих в операции в качестве сдатчика и получателя, заявителя передачи и работника, разрешившего отпуск
Информация о перемещаемых МПЗ	Наименование, учетный номенклатурный номер и единица, передаваемое количество

Документ подписывают материально-ответственные лица, отпустившие и принявшие товар. Подписи расшифровываются фамилией, инициалами, названием должности. Допускается определить право руководителей подразделений подписывать документы отпуска в отсутствие МОЛ.

Перечень лиц, допущенных к подписанию документа, устанавливается руководителем. Условие требуется закрепить в учетной политике.

Форма используется для документального сопровождения перемещения МПЗ как для структурных, так и для обособленных подразделений, расположенных отдельно. При заполнении документа учитывают:

Данные о кодах видов операций указывают только при ведении автоматизированного учета, при котором каждой операции присваивается индивидуальный номер.
Документ предназначен для подтверждения передачи одной или нескольких номенклатурных единиц. Каждый вид МПЗ указывается отдельной строкой.
Для учета МПЗ применяются единицы из классификатора ОКЕИ.
Стоимостные показатели отпуска номенклатурных единиц указываются без суммы НДС по ценам складского учета.

Движение документа формы М-11

Документ составляется в 2 экземплярах по числу участников операции перемещения активов. Существует определенный порядок движения документа.

Операция	Описание
Заказ МПЗ	В форме указываются данные лица, который затребовал отпуск
Заполнение документа по факту отпуска	Составителем документа является материально-ответственное лицо (МОЛ), в чьем распоряжении или на ответственном хранении находится актив. После отпуска документ является документальным подтверждением списания актива
Передача документа принимающему лицу	Оба экземпляра передаются принимающей стороне
Подтверждение получения	После проверки соответствия фактического количества данным формы М-11 документ заверяется ответственным лицом, получателем МПЗ
Возврат документа передающей стороне	Один экземпляр возвращается лицу, осуществившему отпуск

После документального фиксирования факта перемещения МПЗ требование-накладная передается для дальнейшей обработки в бухгалтерию. В документ вносятся стоимостные показатели – цена за единицу отпуска, общая сумма за количество, бухгалтерские проводки.

Сроки движения документа

Предприятие должно установить сроки движения документа в приложении к учетной политике с учетом производственной необходимости:

Составление документа производится в момент совершения операции.
Передача накладной принимающей стороне осуществляется одновременно с перемещением единиц запасов.
Возврат экземпляра накладной с отметкой о приеме осуществляется по окончанию смены.
Передача документа в бухгалтерию производится по срокам, продиктованным производственным процессом – ежедневно, еженедельно либо по окончании месяца.

В случае применения электронной формы ведения учета накладных бухгалтерия получает данные после закрытия рабочего дня или в режиме реального времени в зависимости от настройки программного обеспечения.

Удостоверение документа подписями ответственных лиц

Одним из основных реквизитов первичного документа является подпись ответственного за операцию лица. Удостоверение записей документа, составленного в электронном виде, осуществляется ЭЦП. Категория подписи при подписании форм первичного учета законодательством не определена. В учете применяются простые или усиленные подписи, что должно быть отражено в учетной политике.

Распространенные ошибки при заполнении формы

Несмотря на простоту состава данных накладной, в практике встречаются ошибки при ее заполнении.

Условие	Неверная позиция	Верная позиция
Соответствие единицы учета параметрам отпуска	Несовпадение данных единицы и количества отпуска, например, кг и тонна	Отпуск производится в единицах, указанных в последнем столбце первой табличной части
Несовпадение количества запрошенного и отпущенного количества МПЗ	Превышение показателей количества единиц отпуска над заявкой	Количество отпущенных единиц не должно превышать запрашиваемое
Подписи ответственных лиц	Удостоверение отпуска и приема производят лица, не утвержденные приказом	Право подписи документа имеют уполномоченные лица

Программное обеспечение и внесение изменений в документ

Формирование документа осуществляется на бумажном носителе и в программах, сопровождающих движение продукции на складе. При обеспечении складского учета используются большое количество ПО, среди которых наиболее известным является конфигурация 1С «Торговля и склад». Форма бланка отсутствует в конфигурациях, предназначенных для начисления заработной платы и ведения кадрового учета.

При оформлении документа возможны допущения ошибок, требующих исправлений данных. Поправки в бумажный документ первичного бухгалтерского учета вносятся согласно правил исправления:

Неверный текст подлежит зачеркиванию таким образом, чтобы исходный текст был доступен для прочтения.
На свободном месте рядом или выше исходного текста производится верная запись.
Измененный текст заверяется ответственным лицом и руководителем подразделения.
Указывается дата внесения изменений. Изменение документа в электронной форме должно быть подтверждено всеми участниками операции.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Требуется ли заверять накладную М-11 печатью предприятия?

В связи с использованием документа только для внутренних нужд печать на форме М-11 не ставится. Ряд предприятий использует для подтверждения отпуска печать для документов с индивидуальным номером каждого обособленного подразделения.

Вопрос №2. Нужно закреплять порядок применения формы М-11 в учетной политике предприятия?

Перечень бланков, используемых в документообороте предприятия, утверждается в приложении к учетной политике. В аналогичном порядке утверждают самостоятельно разработанные бланки. Особое значение имеют документы, подтверждающие расходы лица при формировании себестоимости продукции.

Вопрос №3. Как осуществляется нумерация требований-накладных?

Присвоение номера производится по журналу учета, открытом на складском участке хранения МПЗ. При заполнении формы в электронном виде нумерация присваивается автоматически. Реквизит не является обязательным для первичной документации.

Вопрос №4. Несут ли МОЛ ответственность при нарушении порядка выписки документов М-11 и сроков оприходования МПЗ?

Лица, ответственные за МПЗ, несут ответственность за недостачи и излишки, выявленные по результатам инвентаризации. Порядок нареканий за нарушение установленной на предприятии системы документооборота несет руководитель.

Вопрос №5. Требуется ли обеспечить сохранность формы М-11?

Требование-накладная является документом первичного бухгалтерского учета, запрашивается при проверках и подлежит хранению в организации в течение 5 лет. При формировании документа в электронной форме обеспечивается сохранность баз программного обеспечения.

Требования-накладная – документ бухгалтерского учета, используемый для выдачи, перемещения материальных ценностей внутри и между учреждениями. Порядок оформления и составления документа установлен и регулируется законодательством.

Для чего нужна требование-накладная?

Операции по перемещению, получению, передаче, использованию материальных ценностей между учреждениями требуют документации и определенного регламента проведения.

После подписания документ передается в бухгалтерию. Это необходимо для дальнейшего учета переданной материальной ценности и регулировки отношений между сторонами договора.

Пример заполнения представлен ниже:

Учреждения, которые перешли на автоматизированное ведение документации, могут использовать вариант электронного заполнения документа. Если одно из предприятий не использует систему электронного учета материального блага, необходимо составить требование-накладную в бумажном виде, соблюдая требования к оформлению.

Если обе стороны поддерживают электронный учет и согласны на автоматизированное оформление, происходит составление и утверждение соответствующего договора. Порядок оформления, требования к документу не меняются.

Хотите …как это сделать и что для этого нужно, вы можете узнать по ссылке.

Четко прослеживается современная тенденция перехода к автоматизированному ведению бухгалтерского (и прочего предпринимательского) учета.

Инструкция по оформлению документа

Название учреждений, которые принимают и выдают материальную ценность.
Точная дата на момент составления (а не подписания) требования-накладной.
Код операции. Зависит от причины проведения передачи товара (описаны в предыдущем разделе) и наличия кодификации операций учреждениями. Если кодификация не принята, прописывается название и характеристика процесса передачи.
Номер счета. Необходимо указать номер счета, зарегистрированного на учреждение, которое принимает материальную ценность.
ФИО ответственного лица, которое принимает/выдает товар. Необходимо последовательное указание личных данных лиц, которые разрешают и принимают передачу материальной ценности.

Меняете деятельность ООО – статья вам в этом поможет.

Нюансы заполнения и реквизиты формы М-11 в формате Excel

Требование-накладная содержит 11 пунктов (некоторые пункты могут быть объединены).

Бухгалтер, составляющий документ, должен проконтролировать наличие необходимых пунктов и подачу достоверной информации о товарообмене/продаже/возврате:

Данные о счете. Указывается счет, на который будет принята материальная ценность.
Номенклатурное значение, название, идентификационные особенности материального блага.
Кодификация торговой операции.
Количество материальных ценностей, которые были отпущены и будут приняты.
Показатель стоимости единицы материального блага.
Показатель стоимости без учета налога на добавленную стоимость.
Порядковый номер материальной ценности, установленный по внутренней кодификации учреждения.

Чтобы вести учет движения товарно-материальных ценностей (далее по тексту — ТМЦ) между структурными подразделениями организации (например, складами) или между материально ответственными лицами (например, при передаче инвентаря в эксплуатацию), применяется особый документ — требование-накладная.

На его основании одна сторона (отправитель) передает другой стороне (получателю) определенное количество ТМЦ по соответствующей номенклатуре и стоимости. Требование-накладная может выступать как приходным, так и расходным документом в зависимости от ситуации.

Бланк и порядок заполнения

Предприятия государственного сектора должны использовать бланки первичных документов, которые установлены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В Приложении № 1 к этому приказу в перечне форм класса 05 содержится бланк формы 0504204.

Все остальные организации, не подпадающие под действие приказа № 52н, могут применять унифицированный бланк № М-11 требование-накладная, который утвержден Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Таким образом, в настоящее время, в зависимости от организационно-правовой формы, может применяться одна из двух накладных:

по ОКУД 0315006 требование-накладная форма М-11;
по ОКУД 0504204 требование-накладная.

Несмотря на некоторые различия между ними, предназначение и правила их заполнения в основном совпадают. Бланк по ОКУД 0504204 (для бюджетников) немного компактнее по сравнению с формой по ОКУД 0315006 № М-11 за счет более рационального размещения реквизитов.

Оформляет любую из указанных накладных материально ответственное лицо подразделения-отправителя. Это нужно сделать в двух экземплярах, один из которых служит основанием для передачи ценностей, а второй — для их принятия.

Требование-накладную (либо 0504204, либо 0315006) подписывают участвующие в оформлении лица для последующей передачи соответственно в бухгалтерскую или другую ответственную службу отправителя и получателя, чтобы своевременно регистрировать движение ТМЦ. После заполнения документа необходимо проставить отметку с регистрацией факта хозяйственной жизни на соответствующих бухгалтерских счетах.

Требование-накладная форма 0504204: образец заполнения

Рассмотрим, как заполняется бланк по ОКУД 0504204 на примере. Для этого предположим, что учреждению ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» понадобилось передать электродрель со склада в административно-хозяйственный отдел (далее по тексту — АХО). Оформляет документ кладовщик склада № 3 в двух экземплярах: первый вручается уполномоченному представителю АХО (вместе с дрелью), второй остается на складе, позже его передадут в бухгалтерию учреждения.

Шаг 1. Кладовщик склада № 3 заполняет реквизиты учреждения, включая его код по ОКПО, указывает наименование структурных подразделений, которые участвуют в передаче, а затем номер требования-накладной и дату операции. Далее заполняются реквизиты «Затребовал» и «Разрешил», с указанием должностей и ФИО ответственных лиц:

Шаг 2. Затем в табличной части он отражает наименование передаваемых ТМЦ, номенклатурный номер, номер паспорта (или заводской номер) каждой единицы (при их наличии), количество передаваемых ТМЦ, их цену и сумму.

По строке «Итого» выводятся обобщенные данные по всем указанным в документе записям. Кладовщик, как материально-ответственное лицо, не должен здесь заполнять графы 10 и 11 — эти сведения указывают ответственные службы (в том числе бухгалтерская).

Деятельность предприятия подразумевает перемещение сырья, материалов, готовой продукции между его структурными подразделениями: складом (кладовой), производственными цехами и т.д. Чтобы отразить эти движения, материально ответственные лица компании готовят специальный первичный документ – требование-накладную – форму М-11: бланк, предложенный Госкомстатом, или образец, разработанный руководством организации.

Для каких целей используется М-11

Требование-накладная – документ, отражающий перемещение ТМЦ между структурными подразделениями компании, ее отдельными сотрудниками. М-11 заполняет представитель склада, когда отпускает изделия лицу, затребовавшему определенное их количество для направления в производство, на продажу.

Практика показывает, что бланк М-11 заполняется в следующих ситуациях:

со склада (кладовой) выдается продукция, необходимая для текущей деятельности организации;
на склад возвращаются неиспользованные или бракованные изделия;
приходуются остатки, образовавшиеся после ликвидации ОС;
работникам фирмы выдается специнвентарь и т.д.

По принципу действия требование-накладная аналогична лимитно-заборной карте. Отличие в том, что в первом случае возможность отпуска ТМЦ ограничена, во втором – нет.

Важно! Типовая форма М-11 готовится каждый раз, когда ТМЦ перемещаются между материально ответственными сотрудниками. В ней указываются все изделия, передаваемые за один раз.

Бланк формы М-11.

Как правильно оформить документ

Действующее законодательство оставляет коммерческим структурам право выбора: использовать типовой вариант требования-накладной, предложенный Госкомстатом, или разработать собственный образец, отвечающий требованиям законодательства к «первичке». Принятое решение закрепляется в учетной политике предприятия.

Если фирма предпочитает использовать типовой образец заполнения формы М-11 (требование-накладная), она находит его на сайтах информационно-правовых систем и готовит одним из следующих способов:

вручную;
в программе 1С;
в текстовых редакторах, Excel и т.д.

Документ состоит из двух частей: «шапки» и таблицы, где содержится полная информация об отпускаемых со склада изделиях. Информация распределяется по двум страницам, распечатываемым с обеих сторон одного листа А4.

Чтобы скачать бланк формы М-11 (требование-накладная), достаточно зайти на сайты-информационных систем и найти вариант, предлагаемый Госкомстатом. В «шапке» документа указывается:

№ согласно внутренней системе нумерации требований-накладных, дата заполнения.
Название организации.
Названия подразделений фирмы, откуда и куда направляются ценности. Например, «Склад» и «Производственный цех».
Счета, по которым операцию отразят в 1С.
Цель использования отпускаемых изделий: производство, продажа, ремонт и т.д.
Единица измерения количества выдаваемых со склада ТМЦ.
ФИО и должности материально ответственных сотрудников, участвующих в операции: кто запросил ТМЦ, кто дал разрешение на выдачу, кто отпустил.

Актуальный пример заполнения требования-накладной (формы М-11) демонстрирует, что после «шапки» идет табличная часть, включающая следующие сведения:

счета бухучета для отражения операции;
название отпускаемых изделий;
их количество (с отдельным указанием используемых единиц измерения);
цена единицы;
стоимость без учета налога;
№ в картотеке склада.

Согласно действующему порядку, документ заполняется лицом, в чьем распоряжении находятся выдаваемые ТМЦ. Сотрудник берет за основу образец заполнения формы М-11, утвержденный в компании, и вносит данные по конкретной операции. Бумага готовится в двух экземплярах, оба передаются специалисту, получающему изделия.

Тот проверяет корректность заполнения требования-накладной, уделяя особое внимание наименованиям изделий, количеству в полях «Запрошено» и «Отпущено». Если все верно, он визирует обе копии и отдает одну на склад.

В дальнейшем образец заполнения типовой межотраслевой формы М-11, видоизмененный под конкретную операцию, служит основанием для списания ТМЦ со склада и оприходования в подразделении фирмы, куда они прибыли. Далее вы можете скачать заполнения формы М-11: требование-накладная.

Возможно, будет полезно почитать: