Телефонограммы составление. Оформление телефонограмм

Телефонограмма (ТФГ) - запись сообщений на расстоянии с голоса. Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

ТФГ как правило содержит сообщения, извещения, оповещения, распоряжения.

Если ТФГ передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым ТФГ передается.

ТФГ пишется кратко, точно, простыми предложениями: «Сообщаем место и время проведения собрания акционеров…».

Объем ТФГ не должен превышать 50 слов.

При передаче ТФГ после представления говорят абоненту: «Примите телефонограмму». Следует дать время абоненту подготовить все необходимое для записи. Дальше четко диктуют текст, после чего просят повторить текст. В конце следует назвать фамилию передавшего ТФГ, время передачи, телефон и спросить: кто принял.

У секретаря всегда должны быть бланки входящих и исходящих ТФГ.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· номера телефонов;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара» Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй - предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дата, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги форма А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений - адресатов и номеров телефонов.

Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера.

Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям, деления). (см. таблицу 1).

Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления. В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с документами, как статус отправителя и получателя, срочность подготовки и исполнения, категория доступа к информации, отнесение к определенным почтовым категориям и разрядам. Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утвержденной формы письма или требований к его составу и содержанию.

Как писать служебные письма

· Определитесь с целью письма.

· Укажите характер вашего письма.

· Краткость - залог получения ответа.

· Какого именно действия вы добиваетесь?

· Старайтесь выразить суть письма в тексте.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Письмо - единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО - способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.

1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

2. Реквизиты служебного письма: гос. герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.

3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.

4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.

5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Машинопись необходима любому, кто имеет дело с перепиской, с работой на клавишных устройствах: журналистам, секретарям, работникам печати, писателям и многим другим.

В данной работе представлена информация по теме:

«Телефонограмма», которая включает в себя понятие, реквизиты, а так же правила оформления, и конечно образец бланка исходящих телефонограмм. В конце работы указана литература. При сочетании использованных источников для написания текста, а так же этой курсовой возможно применение на подготовку к экзамену или составлению реферата.

ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммой передают несложные тексты (приглашение на совещание, заседания). Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

Реквизиты телефонограммы

Наименование ведомства;

Наименование учреждения;

Должность, инициалы и фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму;

Номер телефона учреждения; передавшего телефонограмму;

Должность, инициалы и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму;

Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

Индекс (номер);

Время передачи;

Правила оформления телефонограмм

1. В телефонограмме должно быть не более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

2. Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список учреждений, которым ее посылают, и номера телефонов, по которым телефонограмма передается.

4. Текст телефонограммы печатают через полтора интервала. На многих предприятиях, в учреждениях, организациях в настоящее время применяют специальные бланки, на которых записывают телефонограммы. Использование таких бланков позволяет оперативно доставлять телефонограмму адресату.

5. если в организации отсутствует типографский бланк для телефонограммы, то ее пишут на пишущей машинке на чистом листе бумаги.

Образец бланка исходящих телефонограмм

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Научно-технический прогресс в области информационной технологии предоставляет возможность передавать информацию в самых различных видах, коренным образом меняет технологию составления текстовых документов и способы ее хранения. Поэтому «офис будущего» представляет собой оснащенную сложнейшим электронно-вычислительным оборудованием «фабрику» по переработке информации в различных формах.

Не знание элементарных понятий и не умение использовать те факты, которые предоставляются и усовершенствуются с определенным периодом времени ведут к снижению и усугублению положения того или иного сотрудника предприятия (секретаря-референта), приводит к краху всей работы. Вот почему знания - это сила, которую нужно правильно приложить к делу с умением и талантом, и тогда всё получится.

телефонограмма текст бланк

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кузнецова А.Н. Машинопись и делопроизводство. 2-е изд., испр. - М.: Изд-во ДОСААФ, 1987.

2. Березин Б.И. Самоучитель машинописи. 5-е изд., испр. И доп. - М.: Легпромбытиздат, 1988.

3. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ: пособие. - 6-е изд., стереотип. - М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2001.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Особенности документирования управленческой деятельности, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Порядок размножения документов. Правила оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм.

курсовая работа , добавлен 22.12.2010

Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.

контрольная работа , добавлен 23.03.2011

Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013

Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов. Основные части документа: заголовочная, содержательная и оформляющая. Правила оформления бланка. Содержание приказа по основной деятельности. Понятие коммерческой тайны.

контрольная работа , добавлен 20.12.2010

Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.

контрольная работа , добавлен 27.11.2010

Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.

контрольная работа , добавлен 07.08.2010

Функция документов, их целевое назначение. Понятия "фирменный бланк" и "должностной бланк". Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере. Требования, предъявляемые к составлению, изготовлению, оформлению и хранению служебных документов.

курсовая работа , добавлен 05.10.2013

Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.

курсовая работа , добавлен 29.10.2014

Реквизиты документа, определяющие его юридическую значимость. Порядок подписания и утверждения документов. Определение юридической силы копий документов. Методика оформления и подписания сторонами контрактов, юридические требования, предъявляемые к ним.

контрольная работа , добавлен 21.07.2009

Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.

Пример оформления характеристики

Пример оформления гарантийного письма

Гарантийное письмо

14.01.2009 № 231/05-14

На № 251 от 10.01.2009

О предоставлении услуг

по установке и наладке оборудования

Просим вас в срок до 15 января провести работы по установке и наладке компьютеров, программного обеспечения и оргтехники для вычислительного центра АО «Кедр», расположенного по адресу ул. Республики, д.36, офис 25.

Оплату гарантируем в течение трех дней после заключения договора.

Наши банковские реквизиты: р/с № 30901810367006006710 в Западно-Сибирском банке Сбербанка России, БИК 047102651, ИНН 7707083893, кор/счет 3010181080000000651 в ОПЕРУ ГУЦБРФ по г. Тюмени.

Приложение:

1. Перечень устанавливаемого оборудования для вычислительного центра АО «Кедр» на 1 л. в 4 экз.

Генеральный директор Москвич Р. И. Москвич

Главный бухгалтер Петрякова Л. В. Петрякова

Оттиск печати

О. Л. Петрова

Приложение №6

На секретаря

Захарову В. В.

Захарова Валентина Васильевна, 1980 года рождения, имеет высшее образование, в 2002 году окончила Тюменский государственный университет по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

На службу в ОАО «Тюменьгосплем» поступила в 2002 году на должность секретаря. За время работы Захарова В.В. проявила себя как высококвалифицированный специалист в области документационного обеспечения управления, хорошо знающий документооборот. К исполнению должностных обязанностей Захарова В.В. относится добросовестно и ответственно. Характеризуется высокой степенью дисциплинированности. При решении сложных вопросов проявляет самостоятельность и оперативность. Старательна в выполнении распоряжений руководства.

Захарова В.В. обладает организаторскими способностями, пользуется авторитетом у коллег и сотрудников смежных подразделений. Умеет творчески подходить к делу.

В общении открыта, всегда старается высказать свое мнение. Терпелива и вежлива с коллегами, внимательна к их просьбам.

Генеральный директор Викулова Л. Н. Викулова

Начальник отдела кадров Дмитриева Д. Д. Дмитриева

Оттиск печати

С. П. Петрова

Приложение № 7

ТЕЛЕФОНОГРAMMA 20.11.2008 № 34

24.11.2008 в 13:00 в ЗАО «Тюменский нефтяной научный центр» состоится научно-практическая конференция на тему «Внедрение нанотехнологий в жизнь человека». На конференцию приглашается генеральный директор ООО «Геодата» A.M. Верховцев.

Заместитель директора Демина Ю. П. Демина

С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:

приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,
просьбы направить представителей на выездные работы,
короткие отчеты,
запросы информации, не требующие приложений, и т.п.

Главная цель телефонограммы - документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».

Свернуть Показать

Екатерина Каменева , главный специалист Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом»

Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа - письмо).

Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.

Требования к оформлению

В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.

В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору»

3.5.3. ТЕЛЕФОНОГРАММА

3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.

3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.

3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.

3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Приложение № 47
к п. 3.5.3.6

ФОРМА ТИПОВОГО ФОРМУЛЯРА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Например:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Приложение № 11 к приказу Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871 «О типовых требованиях к оснащению и оборудованию санитарно-карантинных пунктов и учреждений, обеспечивающих деятельность санитарно-карантинного контроля в пунктах пропуска через Государственную границу Российской Федерации»

(Левая сторона разворота Журнала)

(Правая сторона разворота Журнала)

Принимаем телефонограмму

Итак, что делать, если вы сняли трубку и услышали в ней «примите телефонограмму»?

В первую очередь следует записать сообщение, которое диктует вам собеседник на другом конце провода. Не важно, напишете вы его от руки на черновике или сразу наберете на компьютере, требуется лишь дословно зафиксировать информацию. Главные вопросы, на которые должен для себя ответить секретарь, это кому, от кого и что именно передано.

Затем нужно выяснить у звонящего:

исходящий номер телефонограммы,
сведения о лице, от чьего имени передается телефонограмма (должность и Ф.И.О.),
кто отправил сообщение (должность и Ф.И.О.).

Наконец, сообщить :

о себе (принявшем телефонограмму лице) те же самые данные (должность и Ф.И.О.), а также
входящий номер телефонограммы (если в вашей организации учитывается / регистрируется этот вид документов).

После этого обязательно перечитайте записанное сообщение передающей стороне. Это поможет избежать неточностей и досадных ошибок. Теперь нужно превратить полученную информацию в документ.

Если в вашей организации работа с телефонограммами не регламентирована, то вам придется самому решить, как ее оформить . Что в этой ситуации важно знать?

Во-первых, юридическая сила поступившей телефонограмм ы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Все это мы и должны перенести с черновика на наш документ. Еще рекомендуем указать дату и время приема информации.

Во-вторых, обратите внимание на состав подписей . Телефонограмма - это такой оригинальный документ, который составляется и его автором, и получателем сообщения (т.е. оригинал документа автор в бумажном виде адресату не направляет и обратно документ с подписью о его получении не возвращается). Поэтому на телефонограмме, которую составляет отправитель, возможно проставить только личные росчерки:

лица, от имени которого передается сообщение (автора), и
лица, технически его передавшего (например, секретаря).

А на телефонограмме, которую составляет получатель, будет личный росчерк только специалиста, принявшего сообщение по телефону. Остальные подписи тоже нужно оформить, но они останутся без личных росчерков. Для наглядности приведем примеры оформления одной и той же телефонограммы в организации-авторе и организации-получателе (см. Примеры 1 и 2, а также приложение № 47 к приказу Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340).

В-третьих, автор документа перед тем, как направить телефонограмму (а не просто позвонить и попросить что-то кому-то передать), должен ее оформить и зарегистрировать. Ведение рукописного журнала регистрации телефонограмм может стать дополнительным аргументом в суде, подтверждающим факт передачи информации (потому что считается, что в рукописный журнал сложнее внести правки задним числом).

А вот поступающие телефонограммы можно сразу записывать в журнал без оформления их в качестве самостоятельных документов . Просто важно отразить в журнале все обязательные реквизиты телефонограммы. См. Пример 3 и приложение № 11 к приказу Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871.

Пример 2

Телефонограмма, которую оформляет получатель сообщения

Свернуть Показать

Пример 3

Журнал входящих телефонограмм

Свернуть Показать

Обычно дата телефонограммы соответствует дате ее получения, но бывает так, что ее оформляют, а дозвониться до адресата сразу не получается.

Даем ход поступившей телефонограмме

Нормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм. Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент (или инициировать принятие и оформление такого решения).

А мы расскажем, как это может быть.

Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй - подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу .

Второй вариант работы с принятыми телефонограммами предполагает регистрацию их в числе прочих служебных писем. Телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату. Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело.

Оба способа работы с принятыми телефонограммами имеют право на существование, и вы можете выбрать для себя любой из них.

«Фантазия» на тему телефонограммы, придуманная российскими делопроизводителями, выглядит так: исполнитель, получивший задание отправить телефонограмму, создает ее по всем правилам (см. Пример 1), подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу! Считать ли такое произведение телефонограммой, факсограммой? Или это обычное письмо? Сказать сложно. На первый вопрос ответить утвердительно мешает то, что сообщение не было проговорено по телефону и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил. На второй вопрос утвердительно мешает ответить вид документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА», указанный на нем.

Мы рекомендуем работать с таким «произведением» как с входящей телефонограммой, просто «по иронии судьбы» полученной по факсу или электронной почте. Возможно, отправитель просто хотел избавить вас от необходимости «набивать» этот документ на компьютере, а себя - от ваших возможных ошибок, искажений. Свою подпись о получении, дату и время получения, входящий номер вы можете проставить прямо на этой присланной телефонограмме.

Хотя нормативные документы не говорят напрямую о том, что входящие телефонограммы требуют немедленного исполнения, логично отнести этот вид документов к тем, что требуют скорейшего рассмотрения. Ведь, во-первых, отправитель не зря прибегнул к оперативному каналу передачи информации, а во-вторых, большинство телефонограмм содержит конкретный срок: дату заседания, предоставления сведений и т.п. Поэтому только что полученную телефонограмму следует как можно быстрее показать адресату. Рекомендуем вам отразить этот вопрос в своем локальном нормативном акте, регламентирующем делопроизводство.

Получатель телефонограммы определяет срок исполнения задачи по ней сам, и только ему решать, следовать ли указанной в документе дате.

Хранение телефонограмм

Основные перечни, регламентирующие хранение документов (Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) не содержат такой позиции, как «телефонограмма». Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа. Впрочем, организация всегда может внести в свою номенклатуру дел отдельное дело «Телефонограммы», а срок их хранения определить на заседании экспертной комиссии.

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).

Где регламентировать?

Бывает так, что две организации, тесно общаясь между собой по телефону (например, на уровне диспетчерских служб), сталкиваются с необходимостью документировать факт передачи информации. В подобных случаях порядок такой работы следует отразить в совместно подписанном документе, например, в договоре или дополнительном соглашении, положении о взаимодействии.

За опытом можно обратиться к государственным службам, например, Федеральной миграционной службе РФ и Федеральной службе безопасности РФ, издавшим приказ ФМС России № 40, ФСБ России № 75 от 12.02.2013 «Об утверждении формы журнала телефонограмм и формы акта приема-передачи». Вопреки всеобщему мнению о том, что телефонограмма как вид документа отжила свое, этот приказ довольно «свежий».

Внутри организации правила приема и отправки телефонограмм отражаются в Инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, даже если за всю свою историю компания не получила ни одной телефонограммы, информацию о том, как ее принять и как с ней работать, все же следует внести в локальный нормативный акт. Особое внимание при этом рекомендуем обращать на сроки передачи телефонограмм на рассмотрение и исполнение.

Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации. Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте - ваша организация должна решить сама. Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле.

Сноски

Свернуть Показать

ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.

Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.

В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.

В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.

При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:

Управляющим филиалами

Акционерной страховой

компании "Аско"

Кураторам муниципальных

школьных округов

Северного административного

округа г.Москвы

При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его Должности. Например:

Начальнику муниципального ремонтно-

строительного предприятия № 15

Южного административного округа

г.Москвы

Петрову М.Ф.

Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например

12.10.97 № 49

Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.

Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:

Руководитель

Департамента финансов

Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов

На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.

Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.

Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:

Передал - секретарь И.О.Петрова

Тел. 924 19 35

Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.

Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема - передачи (в часах и минутах). Например:

Принял. - Инспектор канцелярии С.О.Лобова

Тел. 923 28 22

11 час. 10 мин.

На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:

Принял. - Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова

Тел. 923 28 22

11 час. 10 мин.

Пример оформления телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления

20.08.97 № 46 образования Южного

административного округа

г.Москвы

Битюковой Ю.И.

Заместитель руководителя

Департамента образования

Правительства Москвы Л.В.Ковалев

Передал. Инспектор И.О.Гаврилова

Тел. 369 37 32

Принял.

Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова

Тел. 154 32 18

13 час. 20 мин.

Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:

Департамент образования Начальнику управления

Правительства Москвы образования Южного

административного округа

г.Москвы

Битюковой Ю.И.

Передал - инспектор Принял - начальник канцелярии

И.О.Гаврилова В.С.Бутова

Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18

13 час. 20 мин.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

20.8.97 № 46

22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.

Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.

Заместитель руководителя Л.В.Ковалев

Оргкомитет "Возрождение"

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Директору ОАО "Логос" Смирнову И.В. т. 144.28-17

Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.

Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов

Референт И.С. Рогозин 05.04.98

Секретарь А.Р. Устинова

Рис. 15. Телефонограмма

При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;

После составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;

Передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;

Во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;

После передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;

Если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.

При приеме телефонограммы необходимо записать;

Название фирмы и номер ее телефона;

Текст телефонограммы;

Должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;

Дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА

2 - КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК

3 - ДАТА ЗВОНКА

4 - ВРЕМЯ ЗВОНКА

7 - КТО ЗВОНИЛ

8 -ТЕЛЕФОН

11 -РАСШИРЕНИЕ

13 - СООБЩЕНИЕ

14 - ПРОСТО ПОЗВОНИЛ

15 - ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК

16 - ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ

17 - ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ

18 - ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ

19 - ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ

20 - КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК

Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм

"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]

Возможно, будет полезно почитать: