Проезд на такси в командировке. Расходы на такси в командировке: "прибыльные" нюансы (Мухин В.)

Может ли сотрудник заказать такси, чтобы добраться до аэропорта или вокзала? Может ли директор ездить на встречи с клиентами на такси? Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? В каком случае расходы на такси уменьшают налог на прибыль, а в каком нет? Какие документы должен приложить сотрудник к авансовому отчету, чтобы расходы на такси не вызывали вопросов у налоговой? Все эти вопросы достаточно часто интересуют руководителей компаний, ведь многие из них хотят, создавая комфортные условия для своих сотрудников не упускать выгоду, уменьшая сумму налогов, которые необходимо заплатить. Ответы на эти вопросы вы найдёте в этой статье.

Такси до аэропорта или вокзала. авансовый отчет

Если сотрудник направляется в командировку в другой город или страну, то чаще всего он добирается туда на поезде или самолёте, а до вокзала или аэропорта — на такси. Можно ли возместить и принять для уменьшения налога на прибыль такие расходы? Возможность возмещения сотруднику расходов на оплату его проезда на такси во время командировки компания решает самостоятельно, но произведенные расходы обязательно должны быть подтверждены правильно оформленными документами. Чтобы принять расходы для уменьшения прибыли, они должны быть обоснованными, например аэропорт находится далеко от места отправления, слишком позднее время отправления поезда или самолета, высокая ценность перевозимого в багаже груза, обычаи делового оборота предполагаю использование такси и пр. Таким образом, вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету правильно заполненную квитанцию об оплате услуг такси и тогда компания возместит ему эти расходы и примет их для уменьшения прибыли.

Директор ездит на такси на встречи с клиентами. авансовый отчет

Во многих компаниях директор и менеджеры ездят на встречи с клиентами на такси. Иногда компания заключает договор с фирмой — перевозчиком (тогда директор издает приказ о том, чтобы все сотрудники пользовались в служебных целях услугами этой фирмы), иногда сотрудники заказывают такси в любой компании и отчитывается через авансовый отчет о произведенных расходах. Для того, чтобы принять такие затраты для уменьшения налога на прибыль, должно быть распоряжение директора, в котором обосновываются такие поездки (например в связи с тем, что в компании отсутствует собственный или арендованный транспорт, сотрудникам разрешается пользоваться услугами такси для выполнения служебных обязанностей), а в должностных инструкциях сотрудников, использующих такси для поездок в налоговую, на переговоры и т.п., рекомендуется прописать, что их работа связана с поездками, с поддержанием имиджа фирмы. Также должны быть отчеты о поездках, это могут быть акты, в которых описано, куда ездил сотрудник, какая сумма потрачена. Если поездок много, сотрудник не всегда вспомнит, куда ездил или не предоставит эту информацию в бухгалтерию вовремя. В этом поможет приложение Авансовка , с его помощью можно сразу выслать бухгалтеру копию документа об оплате такси с комментарием.

Могут ли сотрудники заказывать такси, чтобы добраться до дома, если они задержались в офисе допоздна? авансовый отчет

Если в трудовом договоре или коллективном соглашении прописано, что в определенных ситуациях сотрудник может воспользоваться такси, то эти расходы будут экономически оправданы, а значит их можно принять для уменьшения налога на прибыль. При этом сотрудник должен приложить к авансовому отчету квитанцию такси.

Как должны быть оформлены документы на проезд. авансовый отчет

Каждая поездка должна быть подтверждена документами. По Российскому законодательству таксист должен выдавать квитанцию, которая содержит все необходимые реквизиты — реквизиты компании-перевозчика, информацию о поездке, о стоимости поездки, о клиенте, иметь печати и подписи и т.п. Но в реальности такие квитанции получить не удается. В зависимости от того, какую квитанцию приложит к авансовому отчету сотрудник, возможны разные варианты возмещения ему денег: если квитанция содержит всё необходимую информацию то деньги за поездку возмещаются сотруднику полностью, если же квитанция не соответствует законодательству или же утеряна и сотрудник предоставил только служебную записку, в которой просит возместить расходы на такси, то бухгалтер удержит 13% (Налог на доходы физических лиц) из суммы, указанной в ней. Для того, чтобы избежать таких ситуаций, компании лучше заключить договор с фирмой-перевозчиком. Тогда сотрудник будет прикладывать к авансовому отчету талон, в котором прописан маршрут, стоимость и прочее, а в бухгалтерию перевозчик будет ежемесячно предоставлять акт и счет-фактуру, в которых будут прописаны все поездки и фамилии тех, кто пользовался услугами и маршруты. Но и в этом случае для проверки правильности актов бухгалтеру необходимо, чтобы сотрудник передавал эти талоны с комментариями, к какому клиенту или по каким служебным делам он ездил, а правильность заполнения талона не будет иметь значения.

Использовать такси как транспортное средство, сейчас возможно как в командировке, так и в ежедневной производственной деятельности.

Раньше расходы на такси не разрешалось вносить в расчет налогов на прибыль. А причина была всегда одна, так как законодательство ни как не регулировала данный вопрос.

Но 5 лет назад Министерство Финансов РФ, выпустило серию рекомендательных писем, в которых говорится о возможности включения таких расходов в расчет налогов. С тех пор данные рекомендательные письма активно используется в практике доказательства эффективности расхода на такси в командировке.

Использование такси в служебной командировке

Под понимается поездка сотрудника не на постоянное место работы, по направлению руководства. Фирма при этом должна возместить сотруднику понесенные им затраты. Но тогда у самой фирмы появляются другие расходы, которые ей нужно учитывать при подсчете основы по налоговому сбору на прибыль.

Но, при этом нужно соблюсти 2 неизменных требования: представить неоспоримые доказательства эффективности примененных затрат и гарантировать присутствие всех документов, которые подтверждают эти расходы.

Некоторые документы оформляется в организации, такие как:

Приказ о назначении командировки;
Командировочное удостоверение сотрудника;
Служебное задание от организации.

При этом в приказе руководства нужно указать все доказательные факты экономической целесообразности использования такси. В приказе нужно указать весомые причины, вызвавшие расходы на такси в командировке.

Как подтвердить расходы на такси в командировке?

В качестве достоверных фактов, можно предъявить следующие весомые аргументы:

Необходимость в быстром прибытии в пункт отправления – вокзал ж/д или аэропорт;
большой вес документации или образцов продукции, которые нужно перевести в багаже;
большая удаленность от необходимой пассажирской магистрали;
значительная экономия времени.

Но и Вы, как командировочный, обязаны проявлять свою инициативу. Так как, в Ваших силах предъявить пояснительное заявление с билетом о том, что рейс глубокой ночью.

Но Вам необходимо будет подтвердить расходы на такси в командировке. Так как только экономического обоснования будет мало, и если у вас не будет чеков, а так же бланков отчетности, которые должны выдавать таксисты.

Так как в качестве удостоверяющего документа был бы билет на автобус или метро, то лишних вопросов в бухгалтерии не возникало ни когда. Но таксисты таких бланков, не имеют. Если водитель не выдает квитанцию, то тогда расходы на Вашу поездку в такси, придется списывать с чистой прибыли организации.

Некоторые организации выходят из такого положения, заведомо оформляя служебную пояснительную записку от руководителя отдела, к представлению директора. Но стоит отметить, что в даже такой ситуации налоговые риски высоки. И это почти не зависит от наличия убедительных аргументов для поездки.

Использование такси во время рабочих поездок

Если использование такси нужно в качестве транспорта из - за производственных причин, тогда такие затраты будут относиться к оплате услуг по обычным условиям деятельности. И денег на оплату, такого передвижения, уходит в разы больше, чем в почли людом другом случае.

Именно по данной причине требования к заполнению всех необходимых документов, подтверждающих расходы на такси в командировке , тут несравненно выше.

Обычно заключается негласное соглашение, между организацией и сотрудником, что работник представит все требуемые документы: накладные, счета и акты. Но для налоговых органов, всех выше перечисленных документов недостаточно, чтобы доказать расходы на такси в командировке, нужно прикладывать еще и другие документы.

Как показывает практика, необходимо прикладывать документы собственной фирмы, а именно:

Предоставить маршрутные листы, перечнем поездок;
указать даты и время их точного осуществления;
указывать конкретные цели поездок и причину использования такси;
указывать конкретный размер денежных средств, которые были выделены на каждую из поездок.

При этом, Вам обязательно должны предоставить образец служебной записки на такси. Так же важен приказ о найме такси для произведения производственных задач. А перечисленные документы нужно оформить обычными приложениями к основному приказу.

Четких форм оформления документов, которые подтверждают необходимость расходов на использование такси, не выделено.

А причина очень проста: так как организации не часто уменьшают ставку по налогу на полученную прибыль, применяя счета оплаты таких услуг.

И если такая задача появляется, то нужно оформлять такие операции с особой тщательностью. Так как экономическая оправданность затрат на такси - очень уязвимая грань у налогоплательщиков.

Подтвердил свою позицию по поводу учета расходов командированного работника по проезду на такси для целей налога на прибыль. Финансисты также рассказали, какими документами можно подтвердить проезд на такси.

Условия для учета расходов на такси

Минфин России не возражает против учета затрат на проезд командированного работника в такси в составе командировочных расходов (письма от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33 , от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621). Логика его рассуждений следующая. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются любые экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В состав расходов на командировки включаются в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Исходя из этого финансисты приходят к выводу, что уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду командированного работника на такси возможно при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом финансисты допускают возможность учета расходов на такси как при проезде работника на данном виде транспорта до вокзала (аэропорта) при следовании к месту командирования и обратно (письмо от 11.07.2012 № 03-03-07/33), так и при поездках на такси в месте нахождения в командировке, например, от гостиницы до офиса клиента (от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

В комментируемом письме Минфин России также отметил, что расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, и при условии их обоснованности.

Рассмотрим, какие же документы нужны для этого и что является подтверждением обоснованности поездок на такси.

Документальное подтверждение

Ранее в своих письмах финансисты говорили, что подтвердить расходы по проезду на такси можно заказом-нарядом на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанцией на оплату пользования легковым такси (письма от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621). Обязательные реквизиты этих документов приведены в приложениях 4 и 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 (далее - Правила).

В комментируемом письме Минфин России указал, что подтвердить расходы по проезду на такси можно или квитанцией, или кассовым чеком. Обосновали финансисты свой вывод следующим образом. В соответствии с п. 5.1 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 , документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами. Пунктом 111 Правил предусмотрено, что в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. При этом квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении 5 Правил. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. Специалисты финансового ведомства также отметили, что невыдача водителем легкового такси пассажиру по окончании поездки кассового чека, отпечатанного ККТ, либо квитанции в форме бланка строгой отчетности влечет административную ответственность, установленную ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ.

Таким образом, если командированный работник приложит к авансовому отчету по командировке кассовый чек, выданный водителем такси, этого будет достаточно для документального подтверждения расходов на проезд.

Экономическая обоснованность

Экономическую обоснованность понесенных расходов определяют сами организации (Определение Конституционного суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П , письма Минфина России от 25.04.2016 № 03-03-06/1/23681, от 29.07.2013 № 03-03-06/2/30016).

Так, отвергая довод налоговиков о необоснованности расходов на оплату такси при нахождении работников в командировке, ФАС Московского округа в постановлении от 05.07.2010 № КА-А40/6676-10 привел следующие доводы. В статье 168 ТК РФ сказано, что при направлении в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Следовательно, если работник воспользовался услугами такси с ведома работодателя, данные затраты являются обоснованными и подлежащими возмещению работнику работодателем. Действующее законодательство (в том числе и налоговое) не конкретизирует, каким именно транспортом командированный сотрудник вправе добираться к месту командировки и обратно. Таким образом, расходы на проезд командированного работника на такси, в том числе и в месте нахождения в командировке, могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций. Из представленных материалов суд установил, что использование такси было обусловлено необходимостью решения рабочих и производственных вопросов предприятия в максимально короткие сроки, ограниченным числом авиарейсов, некруглосуточным движением общественного транспорта, в движении которого возможны сбои, плотностью графика работы командированного сотрудника, который может не успеть выполнить поставленные задачи. Так как связь понесенных предприятием расходов с командировками ее работников инспекцией не оспаривается, спорные расходы являются обоснованными и документально подтвержденными, и предприятие имеет полное право учесть их в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

Таким образом, если командировка работника связана с производственной деятельностью компании и поездки на такси осуществлялись с ведома работодателя (возможность использования такси прописана в коллективном договоре или ином локальном акте организации), то расходы на такси являются экономически обоснованными и компания может учесть их в составе расходов по налогу на прибыль.

Расходы на такси в налоговом учете - щекотливый вопрос, вызывающий массовый интерес бухгалтеров, вынужденных принимать такого рода расходы в учете. Рассмотрим основные случаи использования такси в хозяйственной жизни организации в этой статье. Раскроем, как можно учесть эти расходы при налогообложении прибыли, какие условия должны быть при этом выполнены, что должны знать сотрудники, пользующиеся услугами такси. А также коснемся бухгалтерского учета данного вида расходов.

Расходы на проезд в такси командированного работника

Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.

В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.

Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.

В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.

Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.

Ознакомиться с тем, какие расходы возмещаются командированному работнику, облагаются ли они НДФЛ, можно в этой статье .

Расходы на такси до работы и обратно

Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:

Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.

Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.

Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно - налоговый аспект» .

Расходы на такси для работников в служебных целях

Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?

Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.

См. также: «[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?» .

Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.

Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.

Расходы на такси как представительские расходы

Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:

приказ руководителя о проведении данного мероприятия и осуществления соответствующих расходов;
смета представительских расходов;
отчет о представительских расходах, который должен включать: цель и результаты мероприятия, дату и место проведения, программу мероприятия, список участников и величину расходов, подтвержденных первичными документами.

Подробнее о представительских расходах, особенностях их оформления читайте в статье «Представительские расходы - это какие расходы?» .

Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.

ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье .

Расходы на такси в бухгалтерском учете

Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.

Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.

Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.

В бухучете проводки следующие:

Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;

Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.

Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:

Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.

Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.

Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:

Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.

Итоги

Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.

Довольно много организаций в настоящее время заканчивают работу поздней ночью, поэтому работники уехать домой могут только на такси. Такие услуги оплачивать может работодатель, заключив с транспортной компанией договор на услуги такси. В статье разберём учет расходов на такси, учитываются ли такие расходы при налогообложении, а также нужно ли удерживать с сотрудников НДФЛ в этой ситуации и начислять страховые взносы.

Налоговый учёт расходов на такси

Под прочими понимают такие расходы, как содержание служебного транспорта. Соответственно, если такси используют как служебный транспорт, То-есть для поездок служебных целях, расходы на него можно учесть при определении базу налога на прибыль. Под поездками в служебных целях понимаю встречи с клиентами, либо в налоговую для сдачи отчётности. Поездка сотрудника с работы домой как служебная классифицироваться не может и учитывать расходы на таком основании не стоит. Помимо этого, в налоговом кодексе существует запрет по включению в налоговые расходы оплаты проезда до места работы или обратно на общественном транспорте, специальным маршрутом или ведомственным транспортом.

Затраты на проезд могут включаться в расходы на производство из-за технологических особенностей производства, либо когда оплата проезда предусмотрена коллективным или трудовым договором.

Таким образом, затраты которые связаны оплаты услуг такси для работников можно включить в состав расходов, но только если это обусловлено технологическими особенностями производства или предусмотрено в трудовом либо коллективном договоре. То-есть, если организация оплачивает проезд работников домой с работы ночью, то это можно считать производственной необходимостью, так как общественный транспорт в это время не ходит. Обосновать такие расходы организация может следующим образом: «Использование услуг такси обусловлено отсутствием общественных маршрутов регулярного транспорта, безопасностью сотрудников, а также необходимостью прибытия на работу в срочном порядке, либо для убытия с рабочего места в ночные часы работы».

Документально подтвердить расходы на такси организация может договором с транспортной компанией на оказание услуг, акты, счёта фактуры, регистры бухгалтерского учёта.

НДФЛ и страховые взносы

Когда оплата за такси по транспортировке сотрудников домой обусловлена производственной необходимостью, у работников не возникает экономическая выгода, соответственно, НДФЛ удерживать не нужно. Такие поездки обусловлены интересами организации, а не сотрудников.

Следует помнить, что у организации должны быть подтверждающие документы об использовании работниками арендованного автомобиля или такси для служебных целей. Если таких документов нет, это указывает на то, что лица, используемые такси, имеют экономическую выгоду. А такой доход должен облагаться НДФЛ.

Что касается страховых взносов, то объектом их обложения признаются такие выплаты и вознаграждения, производимые физическим лицам при трудовых отношениях либо по договорам гражданско–правового характера, предмет которых представляет собой выполнения определённых работ или оказание услуг.

При оплате услуг такси организацией, польза возникает у нее, а не у сотрудников. В связи с этим объекта по обложению страховыми взносами не возникает.

Учесть в целях налогообложения расходы на такси по договору с транспортной компанией можно только в том случае, если расходы эти является обоснованными (к примеру, в целях производственной необходимости), а также документально подтверждёнными. Такие услуги признаются оказанными в интересах компании, что говорит о том, что у сотрудников облагаемого налогом дохода не возникает. Соответственно, из суммы, оплаченной такси за перевозку сотрудника домой, НДФЛ удерживать не нужно. Кроме того, страховые взносы на эту сумму также не начисляются.

Важно! Сумма, оплаченная за услуги такси по перевозке сотрудников домой не подлежит обложению НДФЛ. Также на эту сумму не начисляются страховые взносы, так как доход у сотрудника в этом случае не возникает.

Бухгалтерский учёт расходов на такси

Расходы на такси директору

Документ, который может подтвердить проезд в такси, представляет собой либо кассовый чек, либо квитанцию. Такой документ должен содержать следующие реквизиты:

Наименование квитанции, её серия и номер;
Дата выдачи квитанции;
Стоимость за пользование такси;
ФИО ответственного по проводимым расчётам, а также его подпись.

В качестве представительских расходов могут рассматриваться транспортное обеспечение участвующих представителей других организаций, либо работников организующий компании месту официального приема для переговоров. Это может быть обед, либо другое официальное мероприятие.

На основании этого, встреча в ресторане может рассматриваться основанием для представительских расходов, при этом проезд руководителя в этот ресторан на такси учесть можно на том же основании. Но для этого, кроме документа, который выдается директору в такси, потребуются другие документы, которые могут подтвердить представительские расходы. К ним относятся:

Приказ о приведении конкретного представительского мероприятия;
Смета о представительских расходах, хотя в настоящее время обязательной она не является;
Отчет по представительским расходам, в котором будут указаны цели мероприятия, результаты проведения мероприятия, а также суммы понесённых расходов.

Включать представительские расходы в состав прочих расходов можно только в размере, который не превышает 4% от затрат по оплате труда в отчётном налоговом периоде.

Все поездки сотрудников на такси должны быть санкционированы руководителем организации, например, приказ руководителя может устанавливать определённый круг сотрудников, которым разрешено пользоваться услугами такси с целью выполнения определённых служебных обязанностей. Кроме того, такой приказ определяет критерии по выбору в качестве транспорта – такси.

Важно! Приказ руководителя, вместе с чеком, показывающим оплату услуг такси, будет является документальным подтверждением затрат.

Если рассматривать проезд на такси директора с работы домой или обратно, то отнести их к представительским расходам нельзя. Такого виды затраты учесть можно только в том случае, если они связаны технологическими особенности производства. Либо если они оговорены в трудовом или коллективном договоре. То есть, для того чтобы учесть расходы по услугам такси для проезда руководителя с работы домой или обратно, нужно прописать необходимость в таких поездках либо в трудовом договоре с директором, либо в приказе о проезде работников с работы на работу, в случае возникновения особых условий деятельности организации.

Законодательная база

Законодательный акт	Содержание
Статья 252 НК РФ	«Расходы. Группировка расходов»
Письмо №03-03-06/1/68839 от 20.10.2017	«Об учёте в целях налога на прибыль расходов, связанных с перевозкой в служебных целях работников службами такси»
Письмо №20-12/060976 от 27.06.2008	«Об учёте в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с оплатой проезда сотрудников к месту работы и обратно»
Статья 420 НК РФ	«Объект обложения страховыми взносами»

Возможно, будет полезно почитать: