Кадровые приказы и приказы по личному составу. Сбор данных для оформления приказа

Согласно Википедии:

Прика́ з - в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет , приказы по отпускам и командировкам – 5 лет . Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу - Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 - отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
- Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
- Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно;
- Приказы о начислении премий сотрудникам;
- Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Какие документы относят к документам по личному составу

Документы, в которых отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем, относятся к документам по личному составу. Их разновидности приведены в перечне (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

К документам по личному составу относят:

Приказы по личному составу (по приему, перемещению, по переводам, совмещениям, увольнениям).
Личные карточки.
Лицевые счета.
Все ведомости по начислению зарплаты.
Заполняемые табели учета рабочего времени .
Оформленные трудовые договоры.
Документы о прохождении обучения и подтверждающие получение соответствующего образования (дипломов, аттестатов, сертификатов и тому подобное).
Документы по проведенной аттестации и установленной квалификации (аттестационные, квалификационные листы, выданные удостоверения, оформленные протоколы заседаний аттестационной комиссии и тому подобное).
Документы, которыми подтверждают вредные условия производства.
Списки всех сотрудников, имеющих право на получение льготной пенсии (например, ходатайства, выданные справки, анкеты).
Формы учета выданных документов (например, журналы, книги), записи которые служат основанием для подтверждения трудового стажа, полученного образования или предоставленных льгот.

Интерактивный тест от журнала «Кадровое дело» . Проверьте свои знания и выясните, все ли правила и требования к оформлению приказов вы соблюдаете.

Какие виды документов по личному составу нужно хранить

Все документы организации, которые по закону относятся к архивным, необходимо хранить (п. 1, ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Ответственность за хранение несет, как правило, кадровая служба. В коммерческих компаниях такая обязанность закреплена в законах об ООО и акционерных обществах (ст. 50 Закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Документы по личному составу формируются на протяжении всего периода деятельности организации. Их хранят наряду с приказами, положениями, которые обязательны к исполнению всеми сотрудниками. Акционерные общества обеспечивают сохранность в порядке, также установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 года №03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью прописывают в уставе подробную информацию о том, как будут хранить такие документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8.02.1998 №14-ФЗ). Правила можно закрепить в Положении об архиве на основании части 1 статьи 8 ТК РФ.

как хранить документы в кадровой службе . В статье вы найдете сроки, порядок хранения, ответственность за нарушения при работе с архивной документацией.

Сколько хранить перечень документов по личному составу

Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и в перечне, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Началом этого срока считают 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов по личному составу организации

Документ	Где хранят	Сколько хранят
Приказы по личному составу, заявления сотрудников	В личных делах
Личные дела, трудовые договоры, личные карточки сотрудников	В отделе кадров	50 лет, если они закончены делопроизводством после первого января 2003 года 75 лет, если они закончены делопроизводством до первого января 2003 года
Личные дела руководителей		Постоянно
Штатное расписание	В отделе кадров	Постоянно

Внимание! Любые документы по личному составу, если они образовались в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Закон позволяет хранить нормативные документы по личному составу не в личных делах, а отдельно. В этом случае срок их хранения - 5 лет. К таким документам относят:

приказы о предоставлении ежегодных отпусков и учебных;
приказы о направлении в командировку в пределах России;
отчеты о командировках, служебные задания;
приказы о взысканиях.

Документы, которые касаются проведения аттестации рабочих мест, нужно сохранять 45 лет. Если на рабочих местах выявили вредные или опасные факторы, образцы документов по личному составу храните 75 лет.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить кадровые документы к передаче в архив организации . В статье вы найдете порядок подготовки, проведения экспертизы, оформление результатов деятельности комиссии и непосредственной передачи в архив.

Как хранить документы по личному составу организации

Для хранения документов организации оборудуйте специальные помещения. Подойдут сейфы или шкафы. Все рекомендации прописаны в Правилах (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Эксперты журнала «Кадровое дело» расскажут,

Коммерческие организации вправе не соблюдать весь перечень требований к оборудованию специального помещения для хранения документов (п. 1.4 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Документы-основания по личному составу нужно сохранять таким способом, чтобы обеспечить их сохранность от пыли и воздействия света. Это единственное требование, которое обязаны соблюдать коммерческие компании.

При хранении документов в электронном виде нужно обеспечить такой режим, который позволит предотвратить утрату, искажение, уничтожение информации. По мере устаревания прежних носителей нужно делать перезапись на новые (п. 2.32 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526).

Организация может создать свой собственный архив. Документам с разными сроками хранения нужно устанавливать разные номера. С помощью кодировки будет проще отделить приказы и иные документы со сроками хранения 50, 75 или меньше лет.

Трудовые отношения сотрудника с работодателем отражают документы, которые и относятся к документам по личному составу. Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона № 125-ФЗ и в перечне Минкультуры. Началом этого срока считается 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания. Для хранения документов организации оборудуйте специальные помещения. Подойдут сейфы или шкафы

Если предприятие использует наемный труд, то бумажной работы не избежать. Большую группу составляют приказы по личному составу. К ним предъявляется ряд требований. Проверьте, правильно ли у вас в организации составляются и учитываются приказы по личному составу.

Из статьи вы узнаете:

Приказ – это распорядительный акт руководителя юридического лица, обязательный для исполнения. Приказы по личному составу – это группа таких актов, которые касаются правового положения работников юридического лица, состоящих с ним в трудовых отношениях. Как правило, любое возникновение или изменение трудового правоотношения фиксируется с помощью данного документа: поступление на работу, перемещение, изменение размера оплаты труда, направление в командировку, о предоставлении отпуска, о применении наказания в виде дисциплинарного взыскания, увольнении и т.д. Понятия «приказы по личному составу» и «кадровые приказы» имеют идентичные содержания.

Оформление приказов по личному составу

Так как указанный вид распорядительных актов касается работников юридического лица, то их проекты подготавливает, как правило, сотрудник отдела кадров (управления по персоналу). В зависимости от штатного расписания и наличии вообще в организации отдельного подразделения по работе с кадрами, подготовкой проекта может заниматься юридический отдел. Никакой четкой последовательности подготовки в законодательстве не прописано, это регулируется либо обычаями делового оборота, либо локальными нормативными актами предприятия. Обычно он проходит такие этапы:

подготовка проекта;
согласование и визирование проекта;
подписание руководителем;
регистрация;
ознакомление с ним всех заинтересованных сотрудников.

Визировать его может юрист, начальник того подразделения, сотрудника которого данный акт касается, сотрудник внутреннего контроля на ряде предприятий. После его подписания руководителем, он подлежит регистрации. Как производится регистрация – юридическое лицо определяет самостоятельно – будет ли это журнал регистрации в бумажном варианте или электронном. В тексте распорядительного акта может быть информация, на какого сотрудника возлагается обязанность обеспечить ознакомление с ним заинтересованных лиц. Если этого указания нет, то, как правило, этим занимается сотрудник, который его регистрирует.

После стадии ознакомления распорядительный акт вступает в силу и становится обязательным для исполнения.

Организация вправе расписать в локальном нормативном акте то, как производится оформление приказов по личному составу , образец типовой формы по видам может быть приложением такому локальному акту.

Формы приказов по личному составу

Для многих видов распорядительных актов долгое время применялись унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Но с 1 января 2013 года унифицированные формы приказов по личному составу перестали быть обязательными. Однако многие юридические лица продолжают их использовать, потому что они привычны и удобны, например, о приеме на работу (форма Т-1), о прекращении трудового договора (форма Т-8), о направлении работника в командировку (форма Т-9) и др.

Для некоторых унифицированной формы и не было: например, о привлечении к сверхурочной работе, об исполнении обязанностей отсутствующего работника, о продолжительности рабочего времени, об отстранении от работы и др.

Если юридическое лицо принимает решение не использовать унифицированные формы приказов по личному составу , то оно вправе разработать и утвердить локальным нормативным актом собственные формы. Утвержденный по иной, собственной форме приказ по личному составу (образец) может являться приложением к такому локальному акту. Как правило, он оформляется на фирменном бланке организации, а при его регистрации применяется буквенный код после номера «к» или «лс», что означает, что данный распорядительный акт кадровый или по личному составу.

Формы приказов по личному составу скачать можно из справочно-правовых систем, а также :

Изменений в порядок их оформления последнее время не вносилось, поэтому приказ по личному составу образец 2017 будет идентичным образцу предыдущих лет.

Как и иные приказы по личному составу, форма Т-1 содержит обязательные реквизиты – наименование, дату, номер, ФИО работника, указание на должность и фамилию руководителя, отмету об ознакомлении с ним сотрудника.

Следует помнить об одной особенности – если издается акт о приеме на работу единоличного исполнительного органа юридического лица, главного бухгалтера, пусть даже с использованием унифицированной формы, то такие будут приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Это связано с тем, что факт начала трудовых отношений таких лиц влияет на дальнейшую деятельность всего юридического лица. Хотя по содержанию и по набору реквизитов приказы в отношении первых лиц не отличаются.

Приказы по личному составу: срок хранения

Приказы по личному составу содержат важную для работника информацию – о его стаже , трудовой деятельности. Такая информация может понадобиться и спустя значительное время даже после прекращения трудовых отношений с работодателем. Поэтому документы по личному составу относятся документам длительного хранения.

Все кадровые распорядительные акты делятся на две большие группы в зависимости от срока хранения:

подлежащие хранению в течение 75 лет;
подлежащие хранению в течение 5 лет.

Такие сроки установлены на уровне законодательства - Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где особый раздел занимают приказы по личному составу, срок хранения для которых определен либо в 75 лет, либо в 5 лет.

Приказы о краткосрочных отпусках, учебных отпусках, дежурствах и иные хранятся пять лет.

Так как юридическое лицо несет ответственность за сохранность кадровой документации, то и организация хранения также ложится на него. Для этого создается архив приказов по кадрам.

Приказы с различным сроком хранения подлежат разделению, они хранятся в раздельных папках. Хотя и внутри группы с одинаковым сроком могут формироваться различные папки по разным основаниям в зависимости от количества подлежащей хранению документации.

Как организовать архив приказов по личному составу, пример номенклатуры дел – эти вопросы решаются самостоятельно юридическим лицом.

На каждом предприятии, где имеются наемные работники, все рабочие моменты, связанные с их трудовой деятельностью, фиксируются в приказах. Прием на работу и увольнение, командировка и перевод в другую местность – все это должно найти отражение в конкретных документах, подписанных руководителем организации. Рассмотрим, как выглядит образец приказа по личному составу и каким должен быть образец журнала учета приказов по личному составу.

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распоряжениях все кадровые вопросы:

прием на работу (ст. 68 ТК РФ );
перевод на другую работу (ст. 62 ТК РФ );
расторжение трудового соглашения (ст. 84.1 ТК РФ );
предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска (ст. 116 ТК РФ );
отправление в командировку (ст. 166 ТК РФ );
поощрение или дисциплинарное взыскание с работника (ст. 193 ТК РФ ).

Соответствующие распоряжения являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят их сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами. Все необходимые кадровикам формы доступны в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках данные о формах, используемых при издании одного распоряжения на нескольких сотрудников.

Наименование документа	Номер формы
О приеме на работу
О переводе на другую работу
О предоставлении отпуска
О расторжении трудового договора
О направлении работника в командировку
О поощрении работника

Если в организации предусмотрено составление распоряжений по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих документ. Если же в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример распоряжения о приеме на работу на основе унифицированной формы

Образец этого же распоряжения в текстовом формате

Как регистрировать и хранить распоряжения по личному составу

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Дата приказа	Номер приказа	Вид приказа	ФИО сотрудника	Таб. номер	Основание

		увольнение	Петрова Ирина Сергеевна		Заявление работника от 17.01.2017
			Альбертов Игнат Дмитриевич		Допсоглашение № 2 от 19.04.2017 к трудовому договору № 3 от 15.11.2016
			Григорьев Василий Матвеевич		Трудовой договор № 6 от 10.05.2017

Как видно из примера, вести такой журнал очень просто. Но данные в нем должны быть точными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Сама книга учета должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после.

Что касается хранения распоряжений, то согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения. 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации. В течение 5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность данных о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников. 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.

Организация трудового процесса в организации требует издания распорядительных документов. Одним из видов таких документов являются приказы по личному составу. Издает их руководитель компании. Эти документы позволяют регулировать правовые отношения между работодателем и работником.

Виды приказов по личному составу

Каждое действия в организации в отношении работников должно производится на основании приказов. Оформляют приказ по личному составу в следующих случаях:

прием на работу сотрудника;
перевод работника на другую работу;
направление сотрудника в командировку;
предоставление отпуска работнику;
вынесение поощрения сотруднику, дисциплинарного взыскания;
увольнение работника и пр.

Порядок действий при издании приказа, а также его движение до момента передачи в архив будет следующим:

Поступление документа, являющегося основанием для издания приказа по личному составу.
Подготовка проекта приказа по личному составу.
Направление проекта приказа руководителю на согласование.
Подписание приказа директором.
Ознакомление работника с приказом.
Хранение приказа должным образом до передачи его в архив.
Передача приказа по личному составу в архив.

Основания для оформления приказа по личному составу

В каждом приказе по личному составу требуется указание документа, явившегося основанием для его издания. В зависимости от того, какой издается вид приказа будет отличаться и основание:

Приеме на работу. В качестве основания для такого приказа выступают: заявление соискателя, трудовой договор, приглашение работодателя.
Отпуск. Основаниями для издания приказа о предоставлении отпуска являются: заявление сотрудника на отпуск, график отпусков.
Об увольнении. В приказе об увольнении сотрудника в качестве основания могут быть указаны: заявление сотрудника, акт нарушения дисциплины труда, постановление суда, иные документы исходя из причины увольнения.
Изменение персональных данных. Основаниями для издания приказа об изменении персональных данных будут являться: заявление сотрудника с приложенными к нему копиями регистрационных документов, подтверждающих изменения в личных данных (из ЗАГСа).
Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работника. Основанием для издания приказа о переводе является заявление работника.
Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работодателя (только с согласия работника). В качестве основания в приказе указывается представление на перевод.
Перевод работника в связи с производственной необходимостью. В качестве оснований выступают: докладная записка, приказ по основной работе, документы, подтверждающие необходимость перевода.
Командировка. В приказе на командировку в качестве основания указывается докладная записка (непосредственного руководителя), в которой указаны цели командировки.

Как оформляются приказы по личному составу

Важно! Составляется приказ по личному составу либо по унифицированной форме (утв. Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004) или свободной форме. В случае последнего форма приказа разрабатывается компанией самостоятельно. Как правило, для этого используют фирменный бланк организации.

Унифицированные формы существуют не для всех видов приказов. Рассмотрим какие формы используют для того или иного вида приказа:

«Приказ о приеме на работу» (форма №Т-1).
«Приказ о переводе работника на другую работу» (форма №Т-5).
«Приказ о предоставлении работнику отпуска» (форма №Т-6).
«Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником» (форма Т-8).
«Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками» (форма Т-8а).
«Приказ о направлении работника в командировку» (форма №Т-9).
«Приказ о направлении работников в командировку» (форма №Т-9а).
«Приказ о поощрении работника» (форма №Т-11).
«Приказ о поощрении работников» (форма №Т-11а).

Некоторые приказы по личному составу оформляются сразу на несколько работников.

Как приказ по личному составу оформить на фирменном бланке

Если приказ по личному составу оформляется в свободной форме на фирменном бланке компании, то в нем должно быть указано:

наименование документа;
дата и порядковый номер приказа;
место издания;
заголовок;
содержание приказа и сведения по исполнителю.

Текст приказа следует излагать кратко, в повелительной форме. Распорядительную часть делят на несколько разделов, нумеруют которые арабскими цифрами. В этой части указывается причина и цель издания документа. Приказ должен содержать конкретные распоряжения, задания, сроки их исполнения, а также ФИО и должности исполнителей. Заверяет приказ руководитель компании.

Дата издания и регистрационный номер приказа проставляется только после того, как он будет полностью оформлен. Не следует этого делать до момента подписания документа. Иначе, если приказ придется переделать, то в это время могут быть зарегистрированы уже другие приказы.

Согласование проекта приказа по личному составу

Как уже отмечалось выше готовится проект приказа на основании определенного документа (заявление, докладная или служебная записка и др.) После этого проект приказа представляется на подпись директору или иному лицу, уполномоченному подписывать такие документы. В приказе должна быть расшифровка подписи руководителя (иного лица), а также указание его должности.

Важно! Определенные виды приказов подлежат согласованию в структурных подразделениях компании.

Руководители структурных подразделений (замещающие из лица) должны проставить свою визу на листе согласования. Сколько времени займет согласование будет зависеть от порядка, установленного внутри компании.

Как хранятся приказы по личному составу

Приказ по личному составу оформляется в нескольких экземплярах. При этом оригинал документа остается у кадровиков, одна копия передается в бухгалтерию, а вторая – в личное дело сотрудника.

Все приказы по личному составу формируют в дела, для чего:

приказы подшиваются или переплетаются;
нумеруются все листы;
составляется лист-заверитель;
подготавливается внутренняя опись;
оформляется обложка.

Если приказы подшиваются, то это делают на четыре прокола в картонную (твердую) обложку. Если приказы переплетаются, то это необходимо сделать таким образом, чтобы документы можно было прочесть.

Важно! Если приказ по личному составу издан до 2003 года, то хранить их следует не менее 75 лет. Если издан приказ после указанной даты, то хранить их нужно не менее 50 лет. Некоторые приказы хранятся только 5 лет.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.

Ответ: К приказам по личному составу относят документы, на основании которых оформляется прием работника, его перевод, перемещение, отпуск, увольнение и иные трудовые отношения. Все другие распорядительные документы являются приказами по основной деятельности.

Возможно, будет полезно почитать: