Нужно ли служебное задание. Оформление служебного задания на командировку по тк рф

Служебное задание на командировку в 2017-2018 годах составлять уже не обязательно, но многие предприятия оценили его удобство и продолжают работать с этим документом. О том, как и с какой целью сейчас применяется служебное задание на командировку, читайте в нашей статье.

Как оформить служебное задание по командировке и отчет о его выполнении в 2017-2018 годах?

С 08.01.2015 обязательное оформление на предприятиях и у ИП таких документов, как удостоверение командированного или его служебное задание, отменено. Это произошло в результате вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, которым внесены существенные поправки в другое правительственное постановление — «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

Указанные изменения были внесены в целях совершенствования налогового администрирования в рамках исполнения одноименного распоряжения Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р.

Что изменилось при оформлении командировок?

Теперь при направлении сотрудника в командировку достаточно оформить письменное решение руководителя компании. С этой целью издается соответствующий приказ либо распоряжение.

Для определения фактически проведенных в командировке дней командированный обязан представить проездные документы либо заполненную служебную записку, если он перемещался на собственном или служебном автомобиле (п. 7 постановления № 749).

Можно ли использовать отмененные бланки?

Запрета на использование устаревших форм отчетных документов, в частности служебного задания на командировку, нет ни в постановлении № 749, ни в каких-либо других нормативных источниках.

Таким образом, работодатели, еще в прежние времена оценившие удобство необязательных теперь форм документов, могут и дальше продолжать ими пользоваться. Для легализации такого решения необходимо предусмотреть соответствующий пункт в локальном положении о командировках и общей учетной политике компании.

Использование служебного задания удобно тем, что позволяет отследить, достигнута ли цель командировки и в полном ли объеме. То есть заполнение этого документа помогает систематизировать все сведения об определенной командировке, начиная с детализации самого задания для командированного и завершая отчетом о его выполнении.

Какая форма служебного задания на командировку используется в 2017-2018 годах?

Работодатель, решивший не отказываться от оформления служебных заданий, может разработать свой бланк документа или использовать форму Т-10а, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

ВАЖНО! Поскольку со дня начала действия закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ стало необязательным применение унифицированных форм, утвержденные постановлением Госкомстата бланки могут использоваться в качестве шаблона для разработки собственного документа.

В связи с этим применение формы Т-10а хотя и необязательно, но для многих предприятий предпочтительно в связи с тем, что в бланке документа есть все реквизиты, которые позволят систематизировать необходимую информацию о каждой командировке.

При разработке собственного бланка документа необходимо обеспечить наличие в нем всех обязательных сведений, список которых перечислен в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Разработанный шаблон можно утвердить в качестве приложения к действующему на предприятии положению о командировках.

Можно ли где-то скачать бланк служебного задания на командировку или нужно разрабатывать свой?

Многие онлайн-сервисы предлагают скачать уже готовый бланк любого документа, в т. ч. служебного задания. Но перед использованием шаблона рекомендуется проверить, все ли обязательные реквизиты в нем есть, что занимает достаточно много времени. И поэтому большинство предприятий и ИП с наемными сотрудниками предпочитают разрабатывать собственные, адаптированные под свои уникальные условия бланки.

Если же нет ни времени, ни желания работать над созданием собственного бланка документа, проще скачать унифицированную форму Т-10а и внести в нее постоянные реквизиты своей компании, логотип и пр.

Как заполнить служебное задание на командировку?

Бланк документа по форме Т-10а интуитивно понятен. В нем следует указать:

информацию и должность командированного;
структурное подразделение, в котором он работает;
пункт назначения;
сроки командировки.

Оформленный документ подписывается начальником структурного подразделения и выдается командированному перед его отправлением в поездку. Графу с кратким отчетом командированный заполняет самостоятельно по возвращении. Полностью заполненное задание сотрудника, сданное в бухгалтерию вместе с подтверждающими командировочные расходы документами, утверждается директором компании.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Для большей наглядности приведем пример заполнения служебного задания на командировку.

Для оформления служебного задания чаще всего используется бланк по форме Т-10а. Поскольку с 2013 года унифицированные бланки документов не являются обязательными, каждое предприятие может составлять собственные. Взяв за основу форму Т-10а, можно обеспечить детальную систематизацию всей важной информации как о задании и его выполнении, так и о сроках поездки.

В служебном задании указывается вся основная информация о сроках командировки, полученном (и впоследствии выполненном) задании, месте назначения и основании для поездки командированным лицом в интересах компании.

Документальное оформление командировки происходит следующим образом: заполняется служебное задание на командировку (как правило, этим занимается руководитель подразделения), на основании этого задания составляется соответствующий приказ. При возвращении из командировки сотрудник отчитывается о проделанной работе и произведенных , сдавая заполненные авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в .

Как составить приказ на командировку можно посмотреть , заполненный авансовый отчет , а командировочное удостоверение в .

Остается поговорить о служебном задании на командировку. Этот документ имеет унифицированную форму Т-10а. Скачать бланк этой формы можно в конце статьи.

Служебное задание на командировку (форма Т-10а). Образец заполнения

«Шапка» формы заполняется традиционно: наименование организации, дата составления, номер, фамилия, имя, отчество работника, которого отправляем в командировку, его табельный номер.

«структурное подразделение» – подразделение, в котором работает командируемый;
«должность» командируемого;
«страна, город» – населенный пункт, в который отправляем сотрудника;
«организация» – наименование предприятия, в которое направляется сотрудник;
«дата» – указывается дата начала и конца командировки, первый день командировки - день отъезда из места постоянной работы, последний день - день приезда. Если, например, сотрудник уезжает в 23.50 29 мая, а приезжает в 00.10 31 мая, то считается, что командировка длится три дня, несмотря на то, что он уезжает поздно вечером, а приезжает рано утром, первый день командировки - 29 мая, последний день - 31 мая;
«срок» – продолжительность командировки в календарных днях полностью и без учета дороги;
«организация-плательщик» – спонсор поездки, чаще финансирует командировку работодатель, но бывает командировка за счет принимающей стороны. Также возможны случая финансирования поездки третьей стороной.
«основание» – здесь следует указать документ, послуживший причиной заполнения служебного задания, обычно при принятии решения отправить работника в командировку составляется служебная записка, письмо либо другой подобный документ, на основании которого уже заполняется форма Т-10а.

Заполнив таблицу сведений о командировке, переходим к составлению задания работнику. Для этого ниже слева заполняется графа «содержание задания», в ней пишется, что необходимо сделать работнику за время нахождения в командировке, какие задачи ему ставятся.

Командировки — это неотъемлемая часть работы для многих сотрудников. От правильного оформления документации будет зависеть результат поездки. С 2015 года, служебное задание исключено из обязательного перечня для оформления командировки, но несет серьезную функциональную пользу.

Обязательный документ в этой процедуре — служебная записка на командировку. Образец 2018 года можно найти в статье по ссылке .

Служебное задание на командировку в 2018 году

Упрощение документооборота привело к отмене обязательного оформления задания и командировочного удостоверения при убытии работника в командировку (хотя по-прежнему нужно оформлять отчет о командировке). Но многие работодатели предпочитают пользоваться устоявшимися формами командировочных заданий, для уточнения не только сроков и места рабочей поездки, но и ее целей. Данная форма может применяться организациями по собственному желанию, а ее обязательность может быть закреплена в локальных документах. Командировочное задание может быть выдано для поездок как внутри страны, так и за ее границами. Подробнее о том, как происходит оформление командировок в 2018 году в статье по ссылке .

Что такое служебное задание?

Служебное задание — это документ, регламентирующий все основные положения предстоящей поездки.

В образце обязательно указываются такие пункты :

Наименование сторон убытия и прибытия.
Данные сотрудника, которого отправляют в поездку.
Крайние даты поездки, включающие также время на дорогу в ту и другую сторону.
Указываются цели, которые должен достичь сотрудник в командировке.

По большому счету, командировочное направление необходимо именно сотруднику, а не организации, для того, чтобы он мог сверить даты пребывания и имел четкие ориентиры для работы во время поездки.

Документы для оформления служебного задания

По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить :

образец командировочной записки с отметками от принимающей организации;
финансовые отчеты, подтверждающие поездку и позволяющие произвести выплаты по компенсации.

К таким отчетам можно отнести билеты на транспорт, если работник ездил на собственном автомобиле, то чеки с заправки. Для подтверждения оплаты за проживание необходимо представить платежные документы из гостиницы или общежития. Это могут быть как чеки об оплате, так и счет фактура для безналичного расчета.

Какие требования к документу существуют – нормативная база

Ранее бланки командировочных записок были строго регламентированы государственными нормативными актами РФ. Образцом бланка была признана форма Т-10а. Положение о служебных командировках в 2018 году отменяет обязательное пользование данным образцом, но не запрещает его. Организации, желающие ввести данный образец документа для обязательной отчетности, могут вносить утвержденную форму в локальные кадровые документы или составлять индивидуальные задания по внутренне разработанной форме.

Форма служебного задания

Оформлять образец записки необходимо в следующем порядке и внести следующие данные:

Сведения об организации и сотруднике :

название организации;
код ОКПО;
№ документа и дата его заполнения;
Ф.И.О. работника;
табельный номер работника.

Информация в столбцах :

подразделение, к которому относится работник;
должность;
куда убывает – город и страна;
название организации, куда прибывает работник;
день отъезда;
день приезда;
цель командировки;
подпись руководителя.

Как правильно заполнить служебную записку – кто ее подписывает?

Служебная записка в обязательном порядке подписывается руководителем. В день перед убытием на документе проставляется дата и печать предприятия, свидетельствующая об отправлении работника в командировку. Такие же отметки должны быть проставлены принимающей стороной при прибытии и убытии. Образец записки составляется в 1 экземпляре на каждого сотрудника отдельно. После прибытия и полного документального и финансового отчета записка, вместе с чеками, отправляется в бухгалтерию, где и подшивается в соответствующую папку.

Отчетность о выполнении служебного задания в каком виде преподносится?

Отчет о командировке должен составлять прибывший сотрудник, заполнив оставшуюся часть записки. В отчете описываются, какие работы были произведены и какие цели достигнуты. Также в нем можно описывать дополнительные мероприятия, которые не планировались, но были проведены. По результатам поездки делаются выводы об успешности проведенного мероприятия. Отчет предоставляется не позднее 3-х дней после прибытия.

В процессе деятельности каждое предприятие контактирует с различными организациями, расположенными в разных городах и регионах. Многие вопросы трудно решаемы путем телефонных переговоров или обменом корреспонденцией. Для их исполнения сотрудник организации отправляется в командировку с четким служебным заданием. Как оформляется этот документ и для чего он нужен, разберемся дальше.

Для чего нужно задание на командировку и кто его выдает

Все служебные поездки оформляются в соответствии с Постановлением правительства №749 от 13.0.2008г. на основании которого, служебной командировкой считается направление сотрудника организации в другой населенный пункт. То есть поездки по территории города по курьерской надобности или водителем не являются командировкой . Это простое выполнение служебных обязанностей.

Отправка сотрудника в поездку осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя . Работнику выдается поручение, которое он должен обязательно выполнить за определенное время.

Срок вояжа устанавливается индивидуально в зависимости от преследуемых командировкой целей и сложности их исполнения.

Командированный сотрудник должен точно понимать, какие вопросы он должен решить на объекте . Для этого ему вдается четкое служебное задание. Важность документа обусловлена еще и тем, что без его наличия, работник может быть просто не допущен командируемому объекту.

Задание оформляется по установленной унифицированной форме Т-10а.

Четкое указание плана поездки дает возможность потребовать с командированного сотрудника исчерпывающего отчета. Предприятие тратит средства на доставку работника к нужному объекту его питание, проживание, оплачивает прочие траты, связанные с выполнением поставленных целей .

Следовательно, на сотрудника возлагается ответственность за целесообразную трату выделенных для поездки сумм. А польза от вояжа будет только при условии благополучного исхода деловой поездки. Поэтому служебное поручение дает возможность направляемому работнику не забыть о поставленных целях, а затем детально отчитаться об их исполнении после окончания поездки.

Служебное задание позволит сотруднику и организации быстро решить следующие проблемы:

Выделить конкретные цели деловой поездки;
Разработать четкий план и поэтапно его выполнять;
Быстро получить допуск к объекту командировки;
Четко и ясно составить служебную записку по итогам поездки.

Только на основании служебного задания руководитель имеет право требовать отчет о деятельности, осуществляемой в командировке. Не рациональное использование времени поездки и невыполнение ее целей могут послужить основанием для наложения взыскания .

Служебное задание выдает командирующая организация на основании приказа руководителя. Заполнять бланк должен непосредственно директор либо начальник отдела. Обычно руководство не обременяет себя подобной бумажной волокитой, вменяя заполнение документа ответственному кадровому работнику.

Кадровик заполняет форму на основании письменного распоряжения руководителя компании или структурного подразделения. Документ подписывается у руководства и затем выдается сотрудником отела кадров работнику вместе со всеми остальными необходимыми документами.

Обязательно нужен ли документ

Обязательное оформление служебного задания на командировку не закреплено на законодательном уровне. Указания на данный документ отсутствует в списке необходимых для командировки документов, указанных в Постановлении №749. В соответствии с ним на командированное лицо должен быть оформлен следующий пакет:

письменное разрешение или распоряжение на отбытие в деловую поездку;
документы, подтверждающие перемещение к объекту и обратно (проездные билеты и тому подобное);
служебное распоряжение, разрешающее использование корпоративного транспорта;
документы, подтверждающие проживание (чек из гостиницы, договор аренды на квартиру и тому подобное);
отчет о командировке с указанием всех расходов связанных с поездкой.

То есть правительство не выделяет задание на командировку, как обязательный документ. Следовательно, предприятие может самостоятельно принять постановление об использовании данной формы документа.

Это решение закрепляется внутренними приказами. При этом необязательно использовать форму Т-10а. Организация может разработать собственный шаблон документа, указав в нем пункты, которые наиболее подходят для деятельности организации.

Обязательно заполнять служебное поручение, если это указано в локальных внутренних актах предприятия. Если такое распоряжение отсутствует, то необходимым документом является приказ на командировку, в котором прописываются все цели поездки. Подпись сотрудника, указывает на то, что он ознакомлен с основными задачами вояжа и готов их выполнить .

Практика показывает, что большинство организацией предпочитает использовать служебное задание для направления работника в командировочную поездку.

Требования и правила его заполнения

Документ может заполняться от руки либо компьютерным способом. Главное требование – отсутствие помарок и ошибок. Если они присутствуют, документ считается недействительным. Все исправления должны быть подтверждены печатью организации и подписью руководителя.

При ручном способе заполнения бланка можно использовать чернила только синего или черного цвета .

Заполнение и хранение служебного поручения должно соответствовать нормативам по ведению всей кадровой документации. Опираясь на п. 669 Постановления № 558, задание должно храниться в архиве предприятия не менее 5 лет, а в случае направления сотрудника за границу – 10 лет.

Если использовать унифицированную форму Т-10а, то в ней четко указаны все необходимые для заполнения графы и строчки.

Документ должен включать в себя следующие основные сведения:0

данные о командированном работнике (полное имя отчеств и фамилия, занимания должность);
информация о командирующей организации (наименование, место расположения, другие контактные данные);
время пребывания в поездке, а именно дата прибытия и убытия;
место назначения (местность, наименование принимающей организации);
задачи, которые должны быть решены в поездке, последовательность и сроки их исполнения.
подписи сторон (подпись руководителя свидетельствует, о разрешении на поездку, а сотрудник своей подписью соглашается на командировку и выполнение всех указанных пунктов).

Поручение утверждается подписью директора компании и печатью.

Служебное задание издается в двух и более экземплярах. Бланки документа могут быть направлены следующим лицам:

Все лица, ответственное за учет и хранение служебного задания на командировку должны быть указаны в приказе о кадровой политике.

Задание оформляется только на одного сотрудника. Только в приказ на командировку можно внести сразу всех отправляемых в поездку работников. Здесь списочное внесение запрещено. Объясняется это тем, что приказ описывает общие цели поездки. В поручении указываются индивидуальные задачи, которые должен решить именно данный работник.

Пример задания

В качестве примера заполнения служебного задания на командировку предложим унифицированную форму т-10а. Шапка документа заполняется в следующем порядке:

Наименование организации, его налоговые данные;
Номер документа и дата его составления;
Ф.И.О. командируемого сотрудника.

1-я структурное подразделение. Здесь указывается номер цеха или название отдела. (Например, отдел продаж);
2-я должность. Заносится информация о специальности командированного лица. (Например, менеджер по продажам);
3-я и 4-я объект командировки и место его нахождения (например, город Ростов-на-Дону, Россия, ООО Рассвет)
5-я – дата прибытия. Например — 19.12.2017;
6-я – дата убытия. Например — 22.12.2017;
7-я – общее количество дней в командировки. В нашем примере 4 дня;
8-я – фактическое количество дней прибиваемых на объекте. В нашем примере 3 дня. Разница в один день – это время пребывания в дороге;
9-я указывается наименование организации, которая оплачивает поездку. Обычно это предприятие-наниматель командированного сотрудника;
В 10-й графе идет ссылка на документ, на основании которого сотрудник направлен в деловую поездку. Например, служебная записка №2 от 15.12.2017г;
В графе 11 описываются цели командировки. Их может быть одна или несколько. (Например, заключение договора на поставку синтетического волокна);
Графу 11 заполняет командированный сотрудник. (Например, Договор заключен 21.19.2017. Изменены основные положения — объемы поставки увеличены на 10%, стоимость волока снижена на 3%).

Оценку результативности поездки дает руководитель только после возвращения работника. В графе «заключение о выполнении задания» может быть прописано – цель командировки достигнута, договор заключен с ранее оговоренными изменениями.

Руководитель структурного подразделения подписывает документ после ознакомления со служебным заданием в день возвращения сотрудника из командировки.

Примеры заполнения служебного задания на командировку:

Руководитель организации сам определяет необходимость издания служебного задания для командировки . Опыт практической деятельности показывает, что лучше не отказываться от этой формы документа. Поручение позволяет сотруднику лучше ориентироваться при решении служебных проблем, а администрации облегчает контроль его деятельности в командировке.

В данном видео информация о том, как правильно оформить командировку сотрудника. Правила оформления всех нужных для этого документов.

Внесенные в 2015 году в трудовое законодательство РФ изменения (постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и от 29.07.2015 N 771) привели к изменению многолетнего и привычного документооборота в части оформления различных документов, составляемых при направлении сотрудников в командировки. Из настоящей статьи вы сможете узнать, как оформить командировку сотруднику в 2017 году без ошибок.

Командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Напомним, с 08.01.2015 по общему правилу составление как командировочного удостоверения, так и служебного задания не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Но работодатель во внутренних документах организации (локальных нормативных актах), действующих на предприятии, может предусмотреть, что оформление командировки должно осуществляться с использованием данных документов (ст. ст. 8 , 22 Трудового кодекса РФ). Если такое решение работодателем будет принято, то при убытии работника в командировку оба документа (и командировочное удостоверение, и служебное задание) подлежат составлению согласно установленному работодателем порядку.

Таким образом, командировки в 2017 году оформляем и оплачиваем уже без применения привычных форм — командировочного удостоверения и служебного задания.

С 08.08.2015 работодатель освобожден от заполнения и ведения еще одной ранее обязательной формы — журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки (постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771).

Документы, составляемые при направлении в командировку

С отказом законодателя от такого обязательного требования к работодателю (и работнику), как составление командировочного удостоверения и служебного задания, процедура оформления командировок стала существенно проще. Сейчас работодатель должен оформить следующие документы для командировки в 2017 году:

письменное решение (приказ, распоряжение) работодателя о направлении работника в командировку (ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)). Данный приказ (распоряжение) может быть составлен работодателем по форме, разработанной самостоятельно (с обязательным утверждением локальным нормативным актом), или оформлен по унифицированной форме N Т-9 , утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В таком приказе (распоряжении) отражается цель командировки сотрудника. Если для выполнения задания руководства или по иным причинам сотрудник должен выехать в командировку на собственном или служебном транспорте, об этом также указывается в приказе (распоряжении) (п. 7 Положения). В приказе (распоряжении) также отражается основание командирования сотрудника в другую организацию, например служебная записка работника (его непосредственного руководителя), договор с контрагентом работодателя и т.д.;

авансовый отчет работника о произведенных им расходах (п. 26 Положения). В бюджетных организациях такой авансовый отчет составляется по унифицированной форме № 0504505 , утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, а во внебюджетных организациях — по форме № АО-1 , утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Рабочее время сотрудника, который был в служебной командировке, отражается работодателем в табеле учета рабочего времени. Унифицированная форма данного табеля (форма N Т-13) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

С применением аналогичных документов производится и оформление заграничных командировок.

Возможно, будет полезно почитать: