Автоматизация управления документооборотом. Определение жизненного цикла документа

Реферат *

190руб.

Образцы страниц

развернуть (15)

ВВЕДЕНИЕ... 3

1 Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия, производимые с ними... 4

1.1 Этапы жизненного цикла документов, их связь с базовыми операциями, производимых с управленческими документами... 4

1.2 Базовых операций, производимых с управленческими документами разного вида... 6

1.3 Предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла... 7

2 Технология работы с документами... 10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ... 13

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ... 15

Введение

Документационное обеспечение управленческой деятельности орга-низации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рацио-нальной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Все документы любой организации представляют собой единый документопоток. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам. Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий. Все документы, за некоторым исключением, проходят через основные этапы жизненного цикла.

Жизненный цикл документа - его существование от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Стадии жизненного цикла управленческого документа в зависимости от его вида, а также базовые операции, производимые с управленческими документами на различных стадиях, будут рассмотрены в работе. Кроме того, будут освещены технологии работы с документами в свете современного состояния ДОУ.

Фрагмент работы для ознакомления

1.1 Этапы жизненного цикла документов, их связь с базовыми операциями, производимых с управленческими документами

В свою очередь все документы организации представляют собой единый документопоток, который «рождается, живет и умирает» по своим законам. Все группы документов в нем подчиняются определенным правилам, которые закреплены инструкциями по делопроизводству, и сложившимися в организации традициями. Соблюдение их обеспечивает бесперебойную работу организации или предприятия. Нормативное определение этому процессу «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

1.2 Базовых операций, производимых с управленческими документами разного вида

Порядок составления и согласования, печати и подписания внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции.

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

1.3 Предметные действия, производимые с управленческими документами на различных этапах их жизненного цикла

Теперь рассмотрим предметные действия, производимые с правленческими документами на различных этапах их жизненного цикла. На этапе приема и обработка входящих документов при поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер).

2 Технология работы с документами

Работа с документами предполагает хорошо организованный, то есть рациональный, документооборот.

При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда: движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты; документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним; документ должен быть в структурном подразделении или у испол¬нителя однократно. Операции над документом, если это возможно, должны выполнять ся параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которо¬го принимают участие несколько исполнителей, и одновременная пе¬редача копий всем исполнителям и др. Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа.

Список литературы

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) // СПС «КонсультантПлюс».
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) // СПС «КонсультантПлюс».
Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 364 с
Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А. Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб., 2009. – 140 с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / - М. : Издательский центр «Академия», 2008. - 224 с.
Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие. / Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. - 71с.

Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.

* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала, который не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, но может использоваться в качестве источника для подготовки работы указанной тематики.

1) "Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность."

3)Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.
Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

2) Связь документа с носителем информации. Важной характеристикой является дуализм документа – как содержащейся в документе информации и как материального носителя этой информации. Это в равной мере относится и к бумажным, и к электронным документам, но проявляется по-разному.

Бумажный документ от носителя информации неотделим. Каждый бумажный документ имеет свой носитель информации.

Электронный документ в силу своей физической природы имеет динамичный характер, не связан жестко с единственным носителем информации, существует в двух формах: пассивной (хранение) и активной (передача и обработка, в том числе визуализация для его восприятия человеком). Кроме того, если раньше можно было считать электронным документом (по аналогии с бумажным документом) соответствующим образом оформленную информацию, записанную, к примеру, на дискете, то в условиях применения современных информационных систем и технологий электронный документ как объект носит гораздо более сложный, многокомпонентный характер.

2.Форма представления информации. В бумажных документах, а также в кино– и фотодокументах информация представлена в форме, непосредственно воспринимаемой человеком (аналоговой форме, из-за чего такие документы, в отличие от электронных, иногда называют аналоговыми).

В электронном документе информация содержится не просто в электронно-цифровой форме. Существенно то, что эта информация не может непосредственно восприниматься человеком. Более того, электронная форма представления информации дает возможность выстраивать процессы ее обработки без участия человека, т. е. в зависимости от степени структурированности и формализации информации процесс работы с документами может быть максимально автоматизирован (к примеру, как это осуществляется в системах банковских электронных платежей и расчетов). При необходимости восприятия информации человеком она визуализируется на экране монитора (документ при этом приобретает также виртуальную форму) или путем распечатки на бумажном носителе (по образному выражению, получается «твердая копия»).

4)Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются жизненным циклом документа. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

документы создаются;
рецензируются и исправляются;
формально или неформально утверждаются;
распространяются или публикуются для более широкой аудитории;
выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются

2.2. Стадии жизненного цикла и функции документа

Понятия «жизненный цикл документа» (англ, document lifecycle) и «управление жизненным циклом документов» (англ, document lifecycle management) широко используются зарубежными документоведами и архивистами. При этом разработка проблематики применения новых информационных технологий для работы с документами и регламентация этой сферы осуществляются на основе данной концепции.

В 2010 г. нами было отмечено, что в российском документоведении понятие «жизненный цикл документа» пока не получило столь широкого распространения, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признаются . Так, видный российский документовед Т.В. Кузнецова подчеркивала, что «этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена» . В последние годы ситуация с использованием понятия «жизненный цикл документа» стала меняться в связи с необходимостью методологической проработки вопросов обращения электронных документов и их жизненного цикла. Сейчас это понятие в среде российских документоведов и архивистов получило более активное применение.

Понятие «жизненный цикл документа» применительно к электронным документам в библиотечном деле нашло отражение в ГОСТ Р 7.0.95-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики», где записано, что «под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа» .

С позиций классического документоведения и архивоведения основные стадии жизненного цикла документа рассмотрены членом-корреспондентом РАН В.П. Козловым . При этом автор подчеркивает, что «…осознание жизни документа и основных стадий, этапов этой жизни является второй, после определения документа, фундаментальной основой общей теории документа» , формирование и развитие которой еще продолжается.

В.П. Козлов выделяет фазы создания и бытования документа, которые в свою очередь подразделяются на ряд этапов. Так, создание документа включает, как правило, три этапа: «возникновение замысла документа с целью реализации какой-либо возложенной на него функции, реализация этого замысла, сопровождаемая возникновением вариантов текста документа, и оформление одного из таких вариантов – на основе определенных юридически зафиксированных норм (бланк, подпись, печать, регистрационный номер и др.), либо с помощью традиционно принятых физическими и юридическими лицами знаковых элементов (например, подписи, условного символа и др. – в частной переписке)» .

Бытование документа, по В.П. Козлову, включает две фазы – оперативное бытование (в этой фазе документ выполняет те целевые функции, ради которых был создан) и архивная фаза. При этом к существенным характеристикам фазы оперативного бытования автор относит:

1) движение документа (возможно как в запрограммированном, так и в незапрограммированном направлении), в процессе которого возникают различные взаимосвязи этого документа с другими;

2) приобретение документом дополнительной информации в виде резолюций, различных помет, нарушающих при этом «неприкосновенность документа».

Бесспорно, эти характеристики являются очень важными при применении документов на бумажном носителе. В случае использования электронных документов и соответствующих информационных технологий движение документа в незапрограммированном направлении (если это не связано с принятием управленческих решений в процессе работы с документом) может означать несанкционированный доступ к информации, для исключения которого должны применяться соответствующие программно-технические средства и организационные меры защиты информации. Кроме того, к числу важнейших условий оборота официальных электронных документов относится обеспечение их «неприкосновенности», для чего должны использоваться соответствующие средства аутентификации и контроля целостности, криптографические и другие средства защиты информации. Поэтому, чтобы не нарушить целостность электронного документа, приобретаемая им дополнительная информация не вносится непосредственно в сам документ (иногда используют понятие «тело» документа, от английского «body »), а дополняются связанные с ним метаданные.

Архивная фаза оперативного бытования, как отмечает В.П. Козлов, характеризуется большей, в сравнении с доархивной, степенью упорядоченности документов, так как в этой фазе «документ обретает физические, логические и иные связи с другими документами» и получает «свойство эффективного адресного поиска» .

Принимая во внимание свойства электронных документов и среды их бытования, подчеркнем, что требуемая степень упорядоченности массивов электронных документов, их физических (место на том или ином носителе записи) и логических (гиперссылки, рубрикация и т. п.) связей с другими документами, а также возможность многоаспектного поиска становятся достижимыми уже на более ранних фазах их жизненного цикла.

Фаза покоя определяется как «невостребованность документа для решения тех оперативных задач, для которых он создавался» . Осуществляемый в ходе экспертизы ценности отбор документов, подлежащих постоянному хранению, значительно сужает круг документов, которым предстоит судьба исторического источника. Эти документы будут находиться в состоянии покоя уже в этом качестве (с сохранением возможности обращения к этим документам либо их копиям).

Обозначенные фазы бытования документов (т. е. их жизненного цикла) созвучны с терминологией, закрепленной в международном стандарте ISO 5127: 2001, в котором выделены документы «активные», «полуактивные» и «неактивные» . Ранее, примерно в 1960-е гг., эти характеристики документов легли в основу модели жизненного цикла документов, предложенной американскими специалистами в области документации. Эта модель включает стадию создания документа, затем стадию его активного использования (с хранением в текущих делах). После экспертизы ценности документ либо уничтожается, либо переходит на третью стадию «полуактивного» состояния (с хранением в архиве организации). Затем вновь проводится экспертиза ценности и определяется, будет ли документ уничтожен или перейдет на четвертую стадию – станет неактивным документом с долгосрочной архивной ценностью.

Как отмечают М.В. Ларин и О.И. Рысков, данная модель способствовала, особенно в Северной Америке, разграничению сфер деятельности управляющих документацией и архивистов, которые стали уделять внимание только документам, находящимся в неактивной стадии. В противовес этим взглядам австралийскими архивистами в середине 1990-х гг. была предложена модель «континуума документов» . Согласно этой концепции работа с документацией в организациях и обществе может быть представлена как не имеющий границ во времени и пространстве континуум документов, отвечающий управленческим, нормативным, социальным и культурным потребностям. В этом континууме и должно строиться взаимодействие сотрудников документационной службы, архива организации и государственных архивов. При этом архивисты должны участвовать в процессе управления документацией как можно раньше, а не в конце жизненного цикла документов, что представляется особенно важным при организации работы с электронными документами для исключения риска их преждевременной утраты.

Полагаем, что идея о необходимости взаимодействия управляющих документацией и архивистов при организации работы с документами, в том числе электронными, заслуживает всяческой поддержки и реализации на практике. Созвучна она также требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 , предусматривающим распределение ответственности и полномочий по работе с документами между всеми сотрудниками организации, включая не только управляющих документацией, но и представителей смежных информационных профессий, а также руководителей всех уровней.

Вместе с тем, на наш взгляд, перевод проблематики жизненного цикла документов исключительно в сферу полномочий и ответственности архивистов и других специалистов оставляет без внимания ряд важных характеристик собственно документов, которые важно учитывать в условиях применения новых информационных технологий. Можно даже сказать, что здесь имеется опасность подмены понятий, т. е. вместо анализа свойств документа рассматриваются функции по управлению документацией и их распределение между представителями ряда профессий. Применительно к концепции континуума документов можно заметить, что, действительно, процесс документообразования носит постоянный характер и так же, как и функции управления в широком понимании (включая и управление документацией как специфическую функцию), должен осуществляться непрерывно. Но любой документ имеет свой жизненный цикл (как и комплексы документов), с учетом закономерностей которого и должен быть выстроен «континуум» управленческой, нормативно-правовой и практической деятельности с создаваемыми документами . Поэтому концепция жизненного цикла документа сохраняет свою актуальность и методологический потенциал в условиях расширения применения электронных документов. Это подтверждают и современные публикации зарубежных специалистов (например, ).

Со своей стороны отметим, что под жизненным циклом документа (ЖЦД), как и других объектов, к которым применимо понятие жизненного цикла, следует понимать предсказуемые изменения состояния, закономерности существования этого объекта (стадии жизненного цикла), а также период, в течение которого документ проходит стадии своего существования . В рамках каждой стадии ЖЦД можно выделить определенные этапы (фазы) ЖЦД и последовательность событий.

На наш взгляд, существуют четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Графическая модель стадий ЖЦД представлена на рис. 4.

Рис. 4. Жизненный цикл документа: основные стадии

Американский специалист по управлению документацией Гордон Е. Дж. Хоук в качестве одной из стадий ЖЦД выделяет классификацию документов, условно обозначая стадии ЖЦД словами «создавать – классифицировать – использовать – хранить – уничтожать» . Действительно, если рассматривать ЖЦД в рамках одной информационной системы, обеспечивающей хранение ЭД, то документ при включении в данную систему должен быть, в соответствии с принятой системой классификации, определенным образом систематизирован, т. е. необходимо определить его логическое место среди других документов, уже включенных в систему. Для управленческого документооборота задачи классификации не являются отдельной стадией, а присутствуют на разных стадиях ЖЦД.

Так, на стадии создания документа задача классификации возникает при определении вида документа и его связей с другими документами, с учетом (или во исполнение) которых он создается, определении необходимого состава виз и уровня подписания (утверждения).

При придании документу официального статуса классификация требуется для присвоения документу регистрационного номера (в соответствии с принятой в организации системой номерообразования), дополнения атрибутов документа индексами в информационной системе (в соответствии с тематическим или иными рубрикаторами).

На стадии обращения путем систематизации и классификации определяется возможность использовать типовые процедуры и процессы работы, типовые резолюции и т. п. (т. е. выполняется классификация по документопотокам).

На стадии хранения ключевой является классификация документов по срокам хранения и делам в соответствии с номенклатурой дел, выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Соответственно, современные системы электронного документооборота, обеспечивающие различные процессы работы с документами (подробнее об этом в следующем разделе настоящей главы и в главе 4), должны отражать большее разнообразие состояний ЖЦД, чем системы, главной целью которых является только хранение документов.

Высказываются разные точки зрения на то, что считать началом ЖЦД – момент придания документу официального статуса или же учитывать период его подготовки. По нашему мнению, началом ЖЦД следует считать начало работы над проектом документа, когда его версия материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов, предшествующих официальному подписанию документа. Более того, в процессе управления эта стадия работы с документом (как и стадия обращения) неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. Поэтому, на наш взгляд, оставлять эту стадию за рамками ЖЦД и процессов документооборота принципиально неверно. Кроме того, можно заметить, что существующие в настоящее время модели жизненных циклов других объектов, учитываемых в процессе управления (например, жизненный цикл организации, жизненный цикл товара, жизненный цикл информационной системы), включают в себя стадии, связанные с зарождением концепции этих объектов (см., например, ). Цикл подготовки, принятия и реализации управленческих решений (рис. 2) и соответствующие каждому этапу информационные потребности также могут рассматриваться как ориентиры при анализе жизненного цикла управленческих документов.

Таким образом, началом ЖЦД в организации будет являться начало работы над проектом документа либо получение уже существующего документа, созданного за пределами организации, а концом ЖЦД – уничтожение документа или передача его на постоянное хранение. ЖЦД может оказаться коротким и завершиться на стадии создания, если документ не будет подписан, либо на других стадиях, если после них последует его уничтожение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу государственной важности имеют срок хранения «постоянно». Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредусмотренных обстоятельств) либо преднамеренным (к примеру, противоправные действия по ликвидации документов как улик) . На рис. 4 показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся на хранении документ может быть вновь введен в обращение.

Указанные стадии жизненного цикла управленческих документов носят самый общий характер и не зависят от материального носителя информации. В рамках каждой стадии ЖЦД состояния документа могут меняться, что отражается в метаданных документа. Рассмотренные стадии ЖЦД для документов на бумажном носителе характеризуют существование подлинного документа. Однако следует также принимать во внимание нахождение в обращении не только подлинников (оригиналов), но и копий документа (бумажных и электронных), а также возможность опубликования официального документа в печатной либо в электронной форме (включение в различные электронные информационные ресурсы).

Эти обстоятельства могут оказать некоторое влияние на стадию ЖЦД, связанную с уничтожением документа. С одной стороны, обращение к электронным копиям документа в той или иной информационной системе снижает риск его преждевременной полной утраты на бумажном носителе. С другой стороны, срок хранения копий документа в идеале не должен превышать запланированную продолжительность жизненного цикла документа. Как предусмотрено ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, при истечении установленного срока хранения документа должны быть также уничтожены все его копии . Однако этот процесс, особенно в случае применения электронных копий документа, может контролироваться только системой управления документами в рамках конкретной организации или информационной системы. В случае публикации документов и применения внешнего электронного документооборота гарантировать уничтожение тиражированных или электронных копий документов, которые могут использоваться «до минования надобности», не представляется возможным .

Добавим к приведенной выше схеме еще один контур: публичное обращение, связанное с опубликованием документа за пределами информационной системы, в рамках которой он был создан. Процессы обращения копий опубликованного документа протекают уже за пределами основного ЖЦД (рис. 5). Публикация документа рождает новый контур ЖЦД либо на стадии обращения (например, тиражирование его бумажных экземпляров или опубликование документа на официальном сайте государственного органа), либо на стадии хранения (например, введение в научный оборот и публикация документа, находящегося на хранении в государственном архиве). Строго говоря, может быть опубликован и проект документа (к примеру, нормативного акта), т. е. на стадии создания документа, но этот проект также должен сохраняться в установленном порядке.

К контуру публичного обращения примыкает обращение документа в целях надзора и контроля за деятельностью организации, а также в целях правоохранительной деятельности и судопроизводства. Этот контур обращения документа (на рис. 5 он отдельно не выделен, чтобы не перегружать схему) может быть отнесен к упомянутому выше «движению документа в незапрограммированном направлении». Здесь проявляется функция документа как свидетельства и доказательства. По требованию правоохранительных и судебных органов могут предоставляться не только копии (заверенные копии), но и подлинники бумажных документов с изъятием их из дел. Соответствующий практический опыт в настоящее время накапливается и в отношении электронных документов.

Рис. 5. Жизненный цикл документа с учетом его публичного обращения

Стадия хранения документа включает три фазы: оперативное хранение, хранение в архиве организации, а для документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, – хранение в государственном или муниципальном архивах. Первые две фазы этой стадии реализуются в информационной системе (системах) организации. Третья фаза связана с перемещением документа в соответствующий государственный или муниципальный архив.

С позиций ЖЦД появляется возможность внести дополнительную ясность в понятие «электронный документ». По мнению М.В. Ларина, это понятие следует относить к «документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение – в электронном виде» .

Применительно к бумажным документам (и другим аналоговым, вещественным документам) можно говорить, что осуществляется их непосредственная, физическая передача на хранение в государственные архивы (как материальных носителей информации). Для передачи на хранение электронных документов и включения их в информационную систему (ИС) архива требуется использование технологий миграции, конверсии и др.

Указанное обстоятельство побуждает задуматься о том, что в силу неотделимости информации от ее носителя для бумажных и иных вещественных документов их жизненный цикл может рассматриваться как единый независимо от перемещений документа в пространстве и во времени, включая завершающие стадии хранения или уничтожения. Для электронных документов, существующих не в аналоговой, а в электронной среде, важно рассматривать их жизненный цикл в рамках конкретной информационной системы.

Сходную точку зрения высказали А. Афанасьев и К. Синюшин в предисловии к российскому изданию книги американского специалиста по информационному менеджменту Дж. Д. Саттона: «Под жизненным циклом документа в электронной форме понимается все время жизни документа под управлением системы от момента создания или импорта документа до момента экспорта или уничтожения документа» . Сам же Саттон, рассматривая ЖЦД, выделял этапы создания или составления документа, размещения его в структуре системы, сохранения, поиска, распространения и вывода из обращения» .

После миграции электронного документа из одной системы в другую (на рис. 6 в качестве примера приведены ИС 1, ИС 2 и ИС 3) в новой системе совершаются все отмеченные нами четыре стадии ЖЦД, начиная с включения документа в ИС. Процессы электронного документооборота, при которых используется взаимодействие информационных систем с приемом-передачей документов и их метаданных (например, межведомственный документооборот), могут рассматриваться как включающие несколько жизненных циклов документа в разных информационных системах. Состояния экземпляров электронного документа в рамках названных четырех стадий и продолжительность их жизненного цикла в разных информационных системах будут различаться. Кроме того, могут различаться подходы к классификации документов в разных информационных системах (важность этого уже отмечена выше), что может отражаться в составе применяемых справочников (классификаторов). С другой стороны, при соблюдении требований аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования, а также наличия общей цели, связанной с управлением документами, у взаимодействующих информационных систем (определенной степени их интеграции, обмена метаданными), а также в случае портации ИС на новое ПО, на наш взгляд, можно говорить о сложном ЖЦД, включающем несколько вложенных ЖЦД, соответствующих указанным информационным системам.

Рис. 6. Вариант жизненного цикла электронного документа с учетом его передачи (миграции) при взаимодействии информационных систем (ИС 1,2 и 3)

Процессы, относящиеся к фазам хранения документа в государственном или муниципальном архивах либо к так называемому внеофисному хранению, хранению в «промежуточных архивах», хранению с использованием «облачных» сервисов, также протекают уже за пределами основного ЖЦД (для электронных документов – рассмотренный выше вариант взаимодействия информационных систем), в связи с чем на схеме (рис. 7) выделен соответствующий контур.

Рис. 7. Жизненный цикл документа с учетом его архивного хранения и публичного обращения

На рис. 7 графически (пунктирными линиями) показано, что публичное обращение связано с различными формами использования копий документов или выписок из документов.

Анализируя жизненный цикл управленческого документа, можно выделить несколько вариантов («ипостасей») его существования (другими словами, его различные состояния):

– проект документа;

– официальный документ (оригинал, подлинник, подписанный экземпляр, а также дубликат документа);

– заверенные копии официального документа;

– не имеющие юридической силы копии документа.

Архивное хранение подразумевает несколько состояний документов:

а) сами документы в состоянии «покоя», т. е. в неактивном состоянии;

b) копии документов, включенные в фонд пользования, в зависимости от частоты обращения их состояние может считаться полуактивным или неактивным;

c) копии документов, включенные в страховой фонд в неактивном состоянии.

Для электронных документов (ЭД), долговременно сохраняемых в архиве, также следует различать: основные экземпляры ЭД (включая ЭД на физически обособленных носителях информации и ЭД, подлежащие хранению в составе соответствующей информационной системы); копии ЭД, включенные в фонд пользования или размещенные в информационных ресурсах общего доступа (например, публикации на сайтах государственных архивов в сети Интернет); а также резервные копии ЭД. Уже сформировался в общих чертах подход, что каждый ЭД, передаваемый на государственное архивное хранение на физически обособленном носителе, должен быть передан в двух идентичных экземплярах. Экземпляры ЭД в архиве должны храниться в разных местах, на разных физических устройствах.

Жизнь документа в процессе архивного хранения продолжается. Она отражается в специфических метаданных, соответствующих данной стадии ЖЦД. К примеру, факт просмотра пользователем документа на бумажном носителе, находящегося на хранении в государственном архиве (либо его копирование, составление выписки), должен отражаться в имеющемся в деле (единице хранения) листе использования. На место дела, временно вынутого с места хранения (например, для работы специалистов архива либо по запросу исследователя), должен быть помещен лист-заместитель дела, содержащий необходимую информацию в связи с отсутствием данной единицы хранения на ее постоянном месте. Вместе с тем для электронных документов факты просмотра, копирования и другие действия работников архива и пользователей могут фиксироваться в информационной системе архива.

При рассмотрении ЖЦД, на наш взгляд, важно учитывать существование документа одновременно и как материального носителя информации, и как собственно запечатленной информации.

На наш взгляд, продолжительность жизненного цикла документа с учетом стадии его хранения можно определить как функцию от периода востребованности содержащейся в документе информации (его контента, от англ, «content», содержание), а также жизненных циклов носителя информации, средств записи и воспроизведения информации, средств хранения документа:

ЖЦД = ƒ (ЖЦИ, ЖЦН, ЖЦСХД, ЖЦЗВИ),

где ЖЦИ – период востребованности (жизненный цикл) информации; ЖЦН – жизненный цикл носителя информации; ЖЦСХД – жизненный цикл средств хранения документа; ЖЦЗВИ – жизненный цикл средств записи и воспроизведения информации.

Так, к примеру, жизненный цикл носителя информации (ЖЦН) по времени может оказаться короче, чем период востребованности информации, содержащейся в данном документе. В этом случае ЖЦН определит продолжительность жизненного цикла документа в целом. В современных условиях в целях соответствия ЖЦН и ЖЦД по их продолжительности уже на стадии создания документа должны учитываться рекомендации по выбору материальной основы документа – носителя информации. К примеру, во второй половине прошлого века при документировании деятельности высших партийно-государственных органов Советского Союза стала применяться специальная бумага, по своим характеристикам соответствовавшая задаче обеспечения постоянного хранения этой категории документов. При определении категорий документов, создаваемых в форме электронных документов, также надо учитывать долговечность носителя информации и способа фиксации информации (формат записи) в сопоставлении с тем периодом, в течение которого документальная информация должна быть сохранена (установленный срок хранения документа) .

Временные характеристики жизненных циклов различных носителей информации имеют физическую природу, носят общий характер и не связаны напрямую со спецификой деятельности организаций. Поэтому требования или рекомендации по применению определенных типов носителей информации и способов фиксации информации для долговременного хранения документов (в частности, электронных) важно устанавливать на уровне государственного регулирования (имея в виду, прежде всего, органы государственной власти и другие организации, для документации которых нормативно определены длительные сроки хранения). Этот вывод вполне соотносится с охарактеризованной выше концепцией «континуума документов».

Реализацию стадии обращения документа, в ходе которой происходит его физическое перемещение, обеспечивают средства передачи документов (СПД), диапазон которых расширяется (курьерская доставка, почта, телеграф, телекоммуникационные каналы и др.). В условиях применения электронных документов формируется достаточно сложная инфраструктура обмена документами. СПД также могут оказывать влияние на продолжительность ЖЦД. Так, если выбранное СПД не обеспечивает своевременную передачу документа, то предписываемые в нем действия могут потерять актуальность в связи с изменением управленческой ситуации. Соответственно, фаза активного нахождения документа в обращении будет сокращена. Но это не скажется на сроках оперативного и архивного хранения документов и продолжительности ЖЦД в целом. Если же СПД не обеспечили физическую доставку документа (т. е. произошла его утрата), то на этом ЖЦД будет завершен, либо должна быть осуществлена повторная доставка дубликата документа или его копии. Применение современных систем и технологий электронного документооборота позволяет добиться гарантированной доставки .

Стадия хранения документа обеспечивается применением средств хранения документа (СХД), в том числе средств и технологий обеспечения сохранности документов, соблюдения нормативных условий хранения носителей информации, соответствующих их физическим характеристикам (например, соблюдение определенного температурно-влажностного режима, защиты носителей информации от действия света, биоповреждений и других форм деструктивного воздействия).

По мере расширения применения документов на технических носителях информации, в том числе электронных документов, возрастает влияние жизненного цикла средств хранения документа (связанного с жизненным циклом поколений техники) на ЖЦД. В связи с этим, как уже отмечалось выше, возникает проблема конверсии и миграции документов. В отношении хранения электронных документов важно заметить, что проблема их долговременного хранения связана с физическими характеристиками вещества и поля как видов материи. Структура и силовые характеристики поля в силу его физической природы являются нестабильными. Поэтому хранение ЭД в большей мере зависит от динамических факторов, чем хранение бумажных документов. Для обеспечения сохранности электронных документов важно не только соблюдение определенных требований к самим документам, но и устойчивое, непрерывное функционирование соответствующих программно-аппаратных средств, на которых реализованы информационные системы.

Для электронных и других технотронных документов важно также учитывать жизненный цикл средств записи и воспроизведения информации (ЖЦЗВИ), содержащейся в документе. К примеру, внешняя сохранность дискеты 20-летней давности как физического объекта не означает возможности прочитать ее содержание современными программно-техническими средствами. Поэтому, как уже отмечалось в разделе 1.3, одним из способов является параллельное хранение и поддержание в работоспособном состоянии средств воспроизведения информации, соответствующих способу записи информации в сохраняемом документе. Например, для фонодокументов это означает применение конкретных типов средств воспроизведения звукозаписи. Однако в настоящее время для создания фонда пользования для таких документов также применяются электронно-цифровые технологии. Для электронных документов (как на физически обособленном материальном носителе, так и сохраняемых в информационной системе) технологии конверсии и миграции являются в настоящее время основными способами продления продолжительности их жизненного цикла.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит основные этапы своего жизненного цикла:

1) создание

2) рецензирование, исправление, утверждение

3) распространение, публикация

4) архивирование

У традиционного документооборота множество недостатков. Прежде всего это то, что более 95% своего времени документ проводит между рабочими местами сотрудников. Другие недостатки:

· высокая стоимость доступа, учета, поиска и хранения документов

· высокая стоимость содержания площадей для хранения документов

· высокая стоимость обработки и согласования документов

· медленное и хаотичное движение документов

· низкий уровень контроля

· невозможность удаленного доступа к документам

· отсутствие контроля над потоками документов

· нарушение конфиденциальности

Система электронного документооборота (СЭД) - это информационная система, обеспечивающая работу с электронными документами, включая процесс их создания, изменения, распространения, управления доступом к ним, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. СЭД предназначена для автоматизации деятельности компании в области документооборота и делопроизводства.

Общепринятой аббревиатурой является СЭД. Наравне с ней также используется аббревиатура СЭДО. Также иногда эти системы называют САД (система автоматизации делопроизводства) или САДО (система автоматизации документооборота).

За рубежом такого рода системы называются по-иному: Системы EDMS (Electronic Document Management Systems) – системами управления электронными документами. EDMS - это система управления документами компании. Предназначение данных систем схоже с СЭД. Подобные системы предназначены для ввода-вывода информации на всем протяжении её жизненного цикла, для работы с ней, для её архивирования, поиска введенной в документы информации. Также EDMS решают задачи, связанные с управлением версиями и подверсиями документов, разграничением прав доступа и т.д.

Основные функции СЭД :

1. СЭД позволяет создавать, регистрировать, обрабатывать, передавать, хранить, документы. Это главное назначение системы. В СЭД должны автоматически отслеживаться все изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. СЭД также позволяет исполнять документы.

2. Управление электронным документооборотом - это движение документов между сотрудниками и подразделениями компании. Движение документов не всегда предусматривает их физическое перемещение. Под движением документов также понимают передачу прав на их применение, рецензирование, исправление, а также уведомление об этом заинтересованных пользователей и контроль за исполнением документов. СЭД должна обеспечивать гибкое управление документооборотом с помощью определения маршрутов движения документов.

3. СЭД обеспечивает процесс управления доступом сотрудников к документам, циркулирующим в организации и контроль над потоками документов внутри компании. В СЭД реализуется жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и полномочий.

4. Система обеспечивает гарантированный удаленный доступ сотрудников к документам и при этом гарантирует достоверность и качество полученной таким образом информации.

5. СЭД можно настроить на существующую организационную структуру компании, а также интегрировать её с существующими корпоративными системами и с другими системами организации, что обеспечивает информационное единство.

6. СЭД предоставляет возможности для автоматизации бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Автоматизации процессов контроля исполнительской дисциплины одна из важнейших в СЭД.

7. В СЭД можно осуществлять управление договорами, совещаниями, заседаниями.

8. В СЭД могут быть заложены некоторые функции канцелярии.

С. В. СИНИЦЫН, О. И. ХЛЫТЧИЕВ

Московский инженерно-физический институт (государственный университет)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА

В докладе рассматривается определение жизненного цикла (ЖЦ) документа, построение математической модели ЖЦ, рассмотрение атрибутов и ролей ЖЦ, подходы к построению ЖЦ и его дальнейшему упрощению.

Рассматривая документы, можно говорить об их пути или «жизни». Все документы становятся объектами рассмотрения после создания. Создание может происходить поэтапно: возникновение мысли, изложение ее на черновике, корректировка и, наконец, появление самого документа. Чаще всего, создание документа регламентируется определенными правилами (посылками) и для всех документов определены конкретные шаблоны. После процедуры создания документ начинает рассматриваться разными людьми (иначе, зачем было его создавать). Каждый человек при рассмотрении документа выступает по отношению к нему в определенной роли. Это рассмотрение зачастую можно разбить на этапы: рассмотрен, подписан, утвержден и т. д. Сам документ может меняться, но важны определенные этапы, которые принципиально меняют статус документа.

В данной работе путь документа предлагается рассматривать как его Жизненный Цикл (ЖЦ). Основные этапы документа – это состояния ЖЦ документа. Если рассматривать документ как набор свойств или атрибутов (пример свойства документа – его текст или дата создания), то состояние ЖЦ можно рассматривать как определяющую характеристику всех свойств документа в совокупности, каждое значение которого характеризует некий этап прохождения документа или изменение его статуса. Детальное описание документа задают его свойства, а общая его оценка – это состояние ЖЦ.

Т. к. состояние ЖЦ – некая характеристика («оценка»), то для каждого ее значения должны быть определены условия, при которых она может принять это значение. Для каждого изменения состояния можно определить набор действий (изменения в этом документе или в других документах, рассылка уведомлений и т. д.). Получается, что для любого документа набор состояний должен быть определен заранее, однако это не всегда просто.

Любой жизненный цикл документа можно охарактеризовать множеством состояний {S1,…Sk} (одно из них обязательно должно быть стартовым), множеством правил переходов {R1, … Rm} из одного состояния в другое и множеством, действий, которые выполняются при переходах из состояний в состояние {D1, … Dm}. Для документа рассматривается набор атрибутов {a1,…an, b1,…bm} (часть атрибутов bi – связи между документами или ресурсами, т. е. «роли»). Правила переходов Ri анализируют атрибуты документа и внешние воздействия, которые будем называть внешними правами {ar1, …arp} (права ролей на атрибут) и определяют возможность перехода в то или иное состояние (или его невозможность). Действия Dj определяют как изменяются атрибуты документа и внешние права при изменении состояния документа. ЖЦ и набор атрибутов (свойств) документа позволяет полностью описать сам документ и процедуру работы с ним.

Определение набора состояний ЖЦ и переходов между ними, основывается на рассмотрении всех возможных путей прохождения документа. Набор состояний и возможных переходов удобно изображать в виде орграфа , дуги которого возвещены условиями переходов и действиями при переходах.

Состояние ЖЦ можно рассматривать как одно из свойств документа, на которое наложены дополнительные условия и действия при изменении. Почему нельзя сделать аналогичным образом по отношению ко всем остальным свойствам? Проблема заключается, во-первых, в определении набора значений всех свойств и набора действий-ограничений, и во-вторых, состояние ЖЦ задумывалось как общая оценка документа, а много общих оценок затрудняет восприятие документа при беглом просмотре.

При построении ЖЦ документов, довольно часто набор состояний получается большим для восприятия человеком, и возникает необходимость его упрощения. В докладе рассматриваются методы упрощения ЖЦ путем введения подсостояний для каждого состояния (подсостояния могут быть неразличимы для людей, работающих с документом, однако при их изменении могут совершаться определенные действия и выполняться заданные проверки) или декомпозиции документа на несколько связанных документов с более простым ЖЦ. В работе определяется критерий необходимости разбиения документа на несколько связанных документов.

Список литературы

1. Документооборот. Автоматизация делопроизводства. Интернет: www. *****, 2002.

2. Горбатов основы дискретной математики. М.: Наука, Физматлит, 2000, 544 с.

Возможно, будет полезно почитать: