Нужно ли дополнительное соглашение при смене фамилии. Всё о дополнительном соглашении к трудовому договору о смене фамилии: образец документа

Смена фамилии – достаточно распространённое явление в трудовой среде, в процессе которого можно опционально заключить доп. соглашение к трудовому договору об изменении фамилии (образец 2019 года). Изменение фамилии (регламентируется ФЗ № 3 за 2006 год) подразумевает обновление персональных данных, а это значит, что все документы, содержащие ФИО сотрудника, нужно обновить. Если проигнорировать обновленные данные, то в определенный момент может возникнуть неразбериха с бумагами подчиненного во время визита инспектора.

Нормативная база

О смене фамилии в контексте трудового контракта идет речь в статье № 57 ТК РФ. Она содержит информацию о том, что все недостающие данные необходимо вносить в договор. Однако некоторые юристы утверждают, что новая фамилия относится к измененным, а не к недостающим данным, поэтому можно сделать вывод, что ТК РФ четко не регулирует этот процесс.

Во избежание возможных нарушений трудового законодательства все же рекомендуется составить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии. Таким образом, трудовые отношения между руководителем и работником будут продолжаться на легитимных основаниях.

Когда можно менять фамилию

К возможным ситуациям, когда сотрудник прибегает к смене фамилии, относят:

  • вступление в брак (берется фамилия жены или мужа);
  • когда человека не устраивает его фамилия;
  • после прохождения операции по смене пола и т.д.

Действия работника

Смена фамилии проходит по инициативе самого сотрудника. ТК РФ не требует, чтобы заявление оформлялось в письменной форме, однако целесообразно оформить его именно таким образом. Перед тем как внести изменения в трудовой договор, к заявлению необходимо добавить ксерокопию документа, удостоверяющего личность, где указана обновленная информация, а также документ, который выступает в качестве подтверждения самого факта смены персональных данных (в большинстве случаев это – свидетельство о заключении брака). Получив заявление, руководитель обязуется составить приказ.

Составление приказа

Подготовкой указа занимается сам руководитель или его уполномоченное лицо, оперирующее кадровыми вопросами. Если речь идет о крупных предприятиях, то там составление приказа может поручаться даже обычному бухгалтеру из отдела кадров или секретарю. Факт заключения указа вносится в журнал регистрации приказов.

Читайте также Порядок оформления доплаты за совмещение должностей

Унифицированного бланка с образцом составления приказа о дополнительном соглашении нет, но при его составлении рекомендуется указывать следующую информацию:

  • наименование компании;
  • название документа («ПРИКАЗ»);
  • номер указа, а также дата его составления;
  • следующие слова: «В связи с заявлением от (имя сотрудника), которое содержит информацию об обновлении его персональной информации, приказываю: в такой-то срок подготовить дополнительное соглашение. Ответственность за исполнение приказа полагается на (имя подчиненного) ».

Заключения дополнения недостаточно для изменения персональных данных сотрудников. На основе приказа также требуется отредактировать ФИО в трудовой книжке, добавить изменения в личную карточку формата Т-2, табель и график работы. Кроме того, потребуется запросить новую карточку для выплаты зарплаты и страховой полис. Далее во всех последующих документах необходимо указывать новую фамилию.

Дополнительное соглашение

Существует достаточно много разновидностей доп. соглашений, поскольку трудовое законодательство РФ требует заключать такие документы при смене любых существенных положений трудового договора, при этом составляется соглашение исключительно в двухстороннем порядке.

В документе нужно попросту продублировать часть трудового договора с ФИО работника, при этом изменив в нем фамилию. Номер доп. соглашения к трудовому договору об изменении фамилии (образец 2019 года) зависит от количества дополнений к контракту.

Дополнение к договору о смене фамилии обязательно нужно хранить в двух экземплярах (один из них выдается на руки сотруднику) – оно будет выступать в качестве доказательства в случае возможных трудовых споров.

Куда более трудоемким выходом будет редактирование содержания самого договора, после чего стороны обязуются заново заверить соглашение своими подписями. Бывают примеры, когда с целью страховки от возможных конфликтов, кадровые специалисты одновременно вносят поправки в договор, а также заключают дополнение к нему.

Запись в трудовой книжке

Как было сказано выше, при изменении паспортных данных необходимо вносить новую запись в трудовую книжку, при этом действуют нижеуказанные правила:

  1. Вносить поправки в книжку можно только на основе удостоверяющего личность документа (паспорт или свидетельство).
  2. В документе указывается точная дата смены персональных данных.
  3. Обновленные данные указываются на титульной странице книжки.
  4. Прежнюю фамилию необходимо перечеркнуть чертой (новая фамилия может писаться как вместе со старой фамилией, так и под ней).
  5. Изменения заверяются печатью кадровой службы.

Фамилия работника относится к категории юридически значимых сведений, в обязательном порядке включаемых в трудовой договор. О том, как кадровику оформить изменение фамилии работника – читайте в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как правильно зафиксировать изменения в трудовом договоре при смене фамилии работником;
  • нужно ли оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии;
  • на основании каких документов осуществляется в 2015 году изменение фамилии в трудовом договоре и трудовой книжке.

Как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии

Зарегистрируйтесь. чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Трудовая книжка Внесение изменений в титульный лист

Заявление сотрудника о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии

Трудовой договор Изменение данных в связи со сменой фамилии

Форма №Т-2. Личная карточка работника

Приказ о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии сотрудника

Фамилия, имя и отчество работника – это информация, которая указывается при заключении трудового договора (ст.57 ТК РФ). Обращаем внимание, что эти сведения не относятся к обязательным условиям, которые должны быть согласованы сторонами при заключении трудового договора. Фамилия, имя и отчество работника – это персональная информация, позволяющая идентифицировать сторону трудового договора.

Трудовое законодательство не устанавливает порядок отражения в трудовом договоре информации об изменении фамилии работника. В этой связи на практике сформировалось два подхода решения данной ситуации.

Можно внести изменения о новой фамилии работника непосредственно в текст трудового договора. Сделать это можно по аналогии с правилами, предусмотренными ч.третьей ст.57 Трудового кодекса для внесения в трудовой договор недостающих сведений. Так, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо необходимые сведения, трудовой договор может быть дополнен. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Отметим, что статья 72 Трудового кодекса предусматривает необходимость заключения соглашения об изменении определенных сторонами условий, а не сведений трудового договора. Поэтому заключать дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора нет необходимости.

В этом случае прежняя фамилия просто аккуратно зачеркивается одной чертой (чтобы в дальнейшем ее можно было прочесть без особых затруднений), а сверху вписываются актуальные данные. Все изменения следует заверить подписями сторон (работника и работодателя). Эти изменения надо сделать на обоих экземплярах трудового договора.

Как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии в 2015 году, если нет ни малейшего желания портить документ зачеркиваниями? Использовать второй, резонно считающийся менее трудоемким, вариант: заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии. Многие кадровики со стажем считают этот вариант наиболее удобным.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в свободной форме. В тексте документа необходимо отразить:

  • номер и дату заключения договора, неотъемлемой частью которого является соглашение;
  • дату смены работником фамилии, желательно с указанием причины - например, «в связи со вступлением в брак»;
  • сведения о предъявленных работником документах (свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о смене фамилии и т. д.);
  • прежние и новые персональные данные работника;
  • дату подписания соглашения.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в двух экземплярах и заверяется подписями сторон, после чего один экземпляр передается работнику под роспись, а второй - хранится у работодателя.

Отметим, что поскольку трудовое законодательство не регламентирует процедуру внесения изменений о фамилии работника в текст договора, вы можете выбрать любой из приведенных выше вариантов.

Порядок изменения фамилии работника в кадровых документах

Независимо от причин смены фамилии (заключение брака, развод, собственная инициатива работника и т. д.), данная процедура сопровождается внесением изменений в ряд кадровых документов - трудовой договор, личную карточку. трудовую книжку и т. д.

Для внесения изменений требуются веские основания - устного обращения работника недостаточно. Необходимо письменное заявление на имя руководителя организации, подкрепленное копиями документов, которые подтверждают факт смены персональных данных работника - свидетельства о регистрации брака, паспорта, свидетельства о перемене фамилии. Подлинники или нотариально заверенные копии бумаг, являющихся основанием для внесения изменений в кадровые документы, необходимо предъявить работодателю. Все копии заверяются печатью организации и подписью начальника отдела кадров, после чего подшиваются в личное дело работника.

Получив заявление работника, работодатель издает приказ о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому составить его можно в произвольной форме.

Образец приказа о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии работника

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № 15
о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

На основании свидетельства о браке № 345611099 от 05.05.2015, выданного отделом ЗАГС г. Пушкино, и личного заявления сотрудника приказываю:

изменить в учетных документах фамилию кассира отдела бухгалтерии Дежневой Анны Васильевны на фамилию Петрова.

Генеральный директор А.В.Львов

На основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

Изменение фамилии в трудовой книжке

Изменение паспортных данных работника необходимо отразить и другом документе, хранящемся у работодателя, - трудовой книжке. Изменение фамилии в трудовой книжке в 2015 году осуществляется в соответствии с п.26 постановления Правительства РФ №225 от 16.04. 2003 года «О трудовых книжках». В отличие от процедуры изменения сведений о фамилии работника в трудовом договоре, алгоритм фиксации актуальных паспортных данных в трудовой книжке довольно четко регламентирован законом.

Фамилию, имя и отчество работника, без сокращений вписанные в графы на титульном листе трудовой книжки, следует исправлять путем зачеркивания прежних данных и внесения новых. Иными словами, нужно максимально аккуратно зачеркнуть утратившую актуальность фамилию, вписав рядом новую, а затем проставить на внутренней стороне обложки ссылку на документальное обоснование изменений (свидетельство о браке или смене фамилии, паспорт и т. д.) с указанием его реквизитов. Ссылка заверяется подписью и печатью работодателя организации или печатью кадровой службы 1 .

Читайте также: Можно ли взять академический отпуск если есть долги

Если на титульной странице трудовой книжки или ее внутренней стороне недостаточно места для внесения новых сведений о работнике, в документ вшивается вкладыш (п. 38 постановления Правительства РФ №225 от 16.04. 2003 года «О трудовых книжках»).

Подписавшись на журнал «Кадровое дело», вы узнаете, как правильно оформляется изменение фамилии в трудовой книжке (образец документа представлен в нашей базе), получите ответы на любые вопросы, связанные со внесением изменений в трудовой договор и другие документы, и всегда будете в курсе новых тенденций в сфере кадрового делопроизводства.

1 п.2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69

Читайте материалы по теме:

Доп. соглашение к Труд. догов. по смене фамилии


2. Фамилию Жабокрицкий изменить на Кользеев.

От имени Общества Работник

____________________ _________________
м.п. (подпись Работника)

Экземпляр на руки получен

«____» _____________ 200__ года ________________
(подпись Работника)

Зачем изголяться? Допник. Достаточно дурацкого Приказа «считать Иванову Петровой на основании свидетельства о браке (перемене фамилии, желанию левой пятки. » Если Вы работаете в программе 1С, меняете там, вручную меняете запись в Тр.книжке, Тр. договоре, в личное дело вкладываете ксерокопию свид-ва о браке, новую ксерокопию паспорта. Чего вы разводите антимонию?

«___» ________2008 г. № о/д-08
г. Москва

О внесении изменений в документы,
содержащие персональные данные

Трещалова Анна Александровна

В связи с изменением фамилии Трещаловой А. А.
с Трещалова на Хаустова

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести необходимые изменения в документы, содержащие персональные данные

Табельный номер
Трещалова Анна Александровна 122
(фамилия, имя, отчество)
Отдел по работе с клиентами Департамента обслуживания крупных клиентов
(структурное подразделение)
Ведущий экономист
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)

Основание: Свидетельство о заключении брака III-MЮ № 606592 от 06.06.2008 года.

Директор по работе с персоналом Н. В. Воеводина

ИЗМЕНЕНИЕ
к трудовому договору №1 от 09.01.2007г.

Екатеринбург « 30 » июля 2008г. ООО « », именуемый в дальнейшем «Работодатель», в лице Директора, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданка Российской Федерации (старая фамилия), именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, пришли к следующему соглашению:
1. Изменить в трудовом договоре фамилию. на фамилию.
2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции.

РАБОТОДАТЕЛЬ РАБОТНИК (старая фамилия)

экземпляр изменения

___ « »_____200 г.

Нужно сделать дополнительное соглашение к трудовому договору, в принципе у Вас все правильно, но нужно указать на основании чего поменялась фамилия.
Дополнительное соглашение
к трудовому договору № 527 от 16 Июня 2008 г.

Открытое акционерное общество —————- именуемое далее — Общество, в лице Генерального директора ———————, действующей на основании Устава, с одной стороны, и гр. —————————, именуемый (ая) далее — Работник, с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. С «03» марта 2008 г. внести изменения в документы, содержащие персональные данные работника.
2. Фамилию Жабокрицкий изменить на Кользеев на основании.
3. Дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится в Обществе, а другой у Работника.

РАБОТОДАТЕЛЬ РАБОТНИК (внести новые паспортные данные, вообщем все как в трудовом договоре в конце)

экземпляр изменения
к трудовому договору мною получен:

___ « »_____200 г.

Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2008, N 4

Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?

Н.А.Поликутина, г. Кимры

Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное — нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления — не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

— в трудовую книжку;

— в книгу учета движения трудовых книжек;

— в личную карточку работника (форма N Т-2);

— в лицевой счет (форма N Т-54);

— в трудовой договор.

Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

— свидетельство о заключении брака,

— паспорт с новыми данными.

Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.

Начнем с заявления (см. пример 1).

Генеральному директору ООО «Ламбада»

начальника отдела логистики

Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.

Читайте также: Трудовой договор с продавцом консультантом - образец

24.03.2008 Астахова С.С. Астахова

Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.

Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада»

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.

Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.

Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский

С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова

При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска — медовый месяц, знаете ли).

По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.

Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.

1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.

Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: «Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области».

Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему — уже с Рычковой.

Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае — в письменной).

Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть «Изменение к трудовому договору». Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.

Образец оформления такого документа приведен ниже:

г. Москва 04.04.2008

Общество с ограниченной ответственностью «Ламбада», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:

1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.

паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.

Генеральный директор Начальник

ООО «Ламбада» отдела логистики

Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.

3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.

4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению». Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │

Каждый российский гражданин наделен правом смены фамилии, о чем отмечено в ряде законодательных актов. Процедура осуществима дееспособными гражданами при достижении совершеннолетия. Если гражданин официально трудоустроен, то ему необходимо изменить персональные данные в трудовом договоре, включая дополнительное соглашение.

Общие понятия

Что это такое

Под термином «фамилия» подразумевается родовое имя человека, которое унаследовано им от предков.

Как правило, она указывает на принадлежность человека к определенному роду. Помимо него человек при наделяется личным именем и отчеством, в основе которого лежит имя отца.

В соответствии с нормативами законодательных актов в документах и официальных документах указываются полные персональные данные, включая личное имя и отчество.

Они позволяют выделить гражданина из общей массы людей, которые входят в определенные отношения в сфере общественной деятельности.

Право гражданина на обладание собственным именем обеспечивается зашитой, порядок которого установлен указаниями и .

При перемене фамилии гражданин имеет право истребовать внесения записи в документы, которые были оформлены на его прежнее имя.

Правомочие относительно имени фиксируется органом ЗАГС в официальных документах, основными из которых является , .

Его прямое назначение заключается в идентификации личности в обществе, возникающих в нем отношениях, включая трудовые.

На кого распространяется

Любой житель Федерации, являющийся гражданином российского государства вправе изменить свои персональные данные.

Мера осуществима при достижении совершеннолетия, если гражданин признан дееспособным, отвечающим за свои поступки.

Смена фамилии происходит в индивидуальном порядке в зависимости от конкретных обстоятельств, сформировавшихся в жизни человека.

Например, при женщины, когда она желает сменить свою девичью фамилию на фамилию мужа. Не исключается вероятность смены фамилии мужчиной при тех же обстоятельствах.

Куда обращаться

Процедура замены паспорта может быть осуществлена только вслед за регистрацией нового имени гражданина.

Она производится органом ЗАГС сообразно предписаниям Федерального закона . Как показывает практика, встречаются случаи отказа в удовлетворении просьбы человека.

При этом орган ЗАГС должен обосновать свое решение, в противном случае гражданин вправе обратиться с претензионной жалобой в вышестоящую инстанцию, которая организовывает деятельность органа ЗАГС либо в орган надзора.

Он осуществляет контроль над исполнением государственных функций.

Что касается замены паспорта, то она производится территориальным отделением ФМС на основании поданного гражданином заявления. При обращении в него он заполняет бланк с унифицированной , которая утверждена законодателем.

Доп соглашение при смене фамилии

Личные данные работника зафиксированы во всех документах, которые ведутся бухгалтерией и кадровой службой предприятия.

По общепринятым правилам в документы вносятся соответствующие корректировки, если у работника изменилась фамилия.

Они вносятся на основании приказа, издаваемого работодателем. Мера осуществляется сообразно подаваемого работником заявления, в котором выражена его просьба о внесении поправок.

Преследуемые цели

Норма о внесении поправок в вследствие смены фамилии не уточняется трудовым правом.

Некоторые работодатели заключает с работником при смене фамилии образец в ЗАГС, на основании которого пишется заявление об осуществлении процедуры можно взять в указанном органе.

В нормативах отмечено, что дополнительное соглашение подлежит заключению в исключительных случаях. Они возникают при изменении условий, предусмотренных трудовым договором.

Нужно заметить, что смена фамилии не влияет на них никоим образом. Ее можно отнести в разряд недостающих сведений, отмеченных в указаниях и оформить дополнительным соглашением.

Условия трудового договора конкретизируют процесс исполнения работником функциональных обязанностей.

Как показывает практика, при смене фамилии работником многие работодатели оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору. При этом заверка внесенных корректировок осуществляется подписью сторон трудового договора.

Порядок составления

Как правило, дополнительное соглашение составляется работодателем с целью внесения изменений в трудовой договор, чтобы придать им законную силу.

Законодатель не учредил его унифицированную форму, поэтому работодатель вправе составит дополнительное соглашение произвольно в соответствии с содержанием трудового договора с указанием основания его подписания.

Как правило, документ состоит из вводной и основной, заключительной части. Его заголовок должен содержать наименование документа, его порядковый номер, дату подписания.

В обязательном порядке указывается место подписания, то есть указывается населенный пункт.

Во вводной части указываются сведения о работодателе и работнике, которые являются сторонами трудового договора.

В нее заносится информация относительно персональных данных руководителя, его занимаемой должности и работника.

Основная часть дополнительного соглашения должна содержать:

В заключительной части соответственно нормативам законодательных актов содержатся подписи сторонами. Дополнительное соглашение скрепляется печатью работодателя.

Под подписью сторон проставляется дата. В нем необходимо отметить, от кого исходит инициатива его подписания. В сложившейся ситуации инициатором выступает работник.

Как правило, дополнительное соглашение обретает законную силу вслед за его подписанием сторонами. Оно составляется в двух экземплярах, один их которых остается у работодателя, другой отдается на руки работнику.

Прилагаемые документы

В соответствии с положениями нормативно-правовых актов подача заявления о внесении поправок в кадровую и бухгалтерскую документацию не обязательна.

Но его нужно написать, чтобы действия обрели некую юридическую значимость. К нему надлежит приложить документ, который подтверждает факт смены фамилии помимо паспорта с указанием приобретенной фамилии.

Например:

Работодателю предъявляются подлинники, с которых снимается их копия. Она вшивается в личное дело работника кадровой службой.

Видео: как составить дополнительное соглашение к трудовому договору

Важные нюансы

В соответствии с нормативами личное имя, отчество и фамилия должны гражданина быть зарегистрированы органом ЗАГС. Орган фиксирует его новую фамилию в специальной книге, содержащей акты гражданского состояния.

Он должен рассмотреть заявление о смене фамилии на протяжении одного месяца, о чем отмечено в Федеральном законе № 143-ФЗ.

Орган ЗАГС выдает новое свидетельство о рождении с указанием приобретенной фамилии. Что касается замены паспорта, то управление ФМС меняет старый паспорт на новый документ в продолжение 10 дней.

Срок установлен указаниями акта , предусматривающего оформление и выдачу документа гражданам.

Размер был увеличен на 650 рублей со времени вступления в законную силу Федерального закона , испущенного 27 декабря 2009 года.

Госпошлина оплачивается по специальным банковским реквизитам, которые установлены законодателем в каждом регионе индивидуально. Граждане не должны допустить ошибку и правильно их указать при совершении платы.

Уточнить информацию о банковских реквизитах можно в любом подразделении ФМС.

Кадровая служба, бухгалтерия работодателя вносят корректировки в документы, которые они ведут, на основании изданного им приказа.

К ним относятся:

  • трудовой договор;
  • трудовая книжка;
  • табель рабочего времени.

Приказ о внесении корректировок регистрируется кадровой службой в журнале, предусмотренном для регистрации приказов.

Она знакомит с приказом работника под роспись, бухгалтерию, которая также вносит поправки в свою документацию.

В трудовую книжку можно внести изменения на основании свидетельства о заключении официального брака, о чем отмечено в пункте 26 постановления Правительства РФ . Акт опубликован 16 апреля 2003 года за номером 225.

При этом на титульной странице трудовой книги зачеркивается старая фамилия, рядом записывается новая.

Что касается личной карточки, то она подлежит заполнению на основании документа, удостоверяющего личность работника – паспорта.

Она не переписывается из-за смены фамилии. Запись приобретенной фамилии осуществляется рядом состарой с последующим ее перечеркиванием.

В его указаниях подчеркнуто, что документацию необходимо внести новые данные работника, которые заверяются подписью работника кадровой службы. В остальную документацию бухгалтерии и кадровой службы изменения заносятся аналогично.

Чем регулируется

Вопросы, касающиеся смены фамилии на федеральном уровне регламентируются рядом правовых актов. Помимо них регламентация осуществляется нормативными актами органов, исполняющих функции государства.

Что касается вопроса смены фамилии ввиду вступления в законный брачный союз, при его официальном расторжении, то регламентация производится указаниями Семейного кодекса.

Гражданский кодекс, часть первая. Его положениями закреплена норма о приобретении гражданином прав и выполнения обязанностей под собственным именем.

Сообразно его под личным именем подразумевается родовое имя, то есть фамилия, собственное имя и отчество, наделяемое по имени отца.

Подлинность собственного имени, личность гражданина заверяется паспортом, являющимся основным документом.

Федеральный закон:

Номер Описание
Акт испущен 15 ноября 1997 года под номером 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния». В нем определен порядок осуществления смены фамилии, оформления сопутствующих процедуре документов. Кроме того, установлены органы, в функциональные обязанности которых входит фиксирование всех изменений гражданского состояния населения страны
Он издан 27 июля 2010 года под номером 210-ФЗ . Законодатель его положениями закрепил нормы предоставления услуг по замене документов вследствие смены собственного имени российских граждан. Также установлен порядок оплаты оказываемых населению страны услуг государственными органами и муниципальными образованиями
Акт издан законодателем 27 июня 2006 года под номером 152-ФЗ «О персональных данных». В нем отмечено, что в число персональных данных входит любая информация относительно собственного имени физического лица. Под ним подразумевается его фамилия, личное имя и отчество

Постановление:

Их изменения подлежат обязательной фиксации во всех документах, имеющих непосредственное отношение к реализации его жизнедеятельности во всех сферах.

Законодатель его указаниями поставил задачу перед исполнительным органом ФМС задачу о введение актов, позволяющих организовать выдачу документов соответствующего образца российским гражданам.

Его основная цель заключается в установлении государственных гарантий, позволяющих обеспечить право на труд российских граждан, защитить интересы работника и работодателя.

Каждый работодатель должен создать благоприятные условия труда своим работником.

Его основными задачами является создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

И в заключение необходимо заметить, что работодатель может внести корректировку в документы на основании приказа без подписания дополнительного соглашения.

Но такое его действие при возникновении определенных обстоятельств может вызвать различного рода толки. При осуществлении проверок трудовой инспекцией оно будет расценено как неправомерное действие.

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Мурашову Е.Д.


Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Город Краснодар

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

При изменении сотрудником фамилии его документация должна быть приведена в порядок, согласно новому удостоверению личности. Дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии - документ, обязательный для подписания между работником и организацией. При этом для смены информации нужно основание. В качестве него будут выступать документы, удостоверяющие смену фамилии, предоставленные самостоятельно сотрудником рабочего коллектива.

Для чего нужно дополнительное соглашение к трудовому договору при смене фамилии

Любые изменения о работнике должны своевременно вноситься в документацию работодателя, поскольку несовпадение данных в будущем будет затруднять идентификацию личности. Получение заработной платы в кассе или в банковской организации станет настоящей проблемой. Инспектор отдела кадров должен нести ответственность за регистрацию новых сведений о сотруднике.

Согласно , изменения в имени влечет внесение поправок в трудовой договор.

Изменить паспортные данные в трудовом договоре со слов работника просто недопустимо. Нужно осуществить некоторые процедуры на базе новой документации и заявления работника. Ему необходимо предоставить следующий пакет документации:

  • свидетельство о заключении брачных уз либо их расторжении, либо решение суда (основание смены фамилии);
  • новое удостоверение личности;
  • заявление.

Заявление должно быть адресовано начальнику организации, после чего указываются сведения о самом заявителе. Нужно учитывать тот факт, что пока на предприятии работает сотрудник со старыми данными, любые сообщения в отдел кадров должны исходить конкретно от него.

Заявление не имеет типового образца, закрепленного на законодательном уровне, а значит, заполняется в свободной форме.

Сама просьба включает в себя примерно следующую фразу:

Прошу изменить во всех документах, где содержится моя личная информация, мою фамилию с … на … .

После чего нужно поставить дату и подпись.

Важно: подпись должна быть выглядеть, как в старом паспорте, даже если гражданин решил воспользоваться новой подписью в новом удостоверении личности.

Ниже указывается перечень прилагаемых к заявлению документов. В некоторых случаях они могут отличаться, но, как показывает практика, это ксерокопии паспорта и свидетельства о заключении брака.

Как составить дополнительное соглашение к трудовому

Многих работников интересует вопрос, как внести изменения в трудовой договор при смене фамилии. В большинстве случаев дополнительное соглашение оформляется работодателем для внесения поправок в договор с работником, чтобы наделить изменения законной силой.

Законодательством не предусмотрен типовой образец оформления доп. соглашения, это означает, что документ составляется в произвольном формате на базе содержания трудового контракта с указанием причины его необходимости. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору об изменении фамилии можно найти в открытом доступе в сети интернет.

Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении фамилии включает в себя вводную, содержательную и заключительную части. Заголовок должен включать в себя название соглашения, дату составления.

Обязательно нужно прописать место оформления документа, населенный пункт, где составлялась бумага. В первой части прописывается вся информация о сторонах контракта. Указываются данные о начальнике, его должности и о сотруднике.

  • дата принятия изменений;
  • основания для внесения поправок;
  • ссылки на нормативные акты, которыми руководствовались при составлении соглашения;
  • информация о количестве экземпляров и их рассылке.

Заключительная часть состоит из подписей сторон договора. В обязательном порядке ставится печать работодателя. Также отмечается тот факт, от какой стороны произошла инициатива для подписания дополнительного соглашения.

В большинстве своем соглашение вступает в силу с момента его подписания сторонами.

Приказ или дополнительное соглашение

Принятие заявления от работника - это основание для принятия приказа о привнесении поправок в трудовой договор и другую документацию, где прописаны личные сведения о сотруднике. Нормы законодательства не устанавливают обязательность выпуска такого приказа, но это единственно верный и разумный способ дать наставление отделу кадров и бухгалтерам провести во всех документах изменение личных данных о работнике.

Приказ этот простой, свободной формы, изготавливается инспектором по кадрам. В данном приказе начальник просит кадровиков и бухгалтеров откорректировать все документы. Устанавливается срок, предоставляемый для реализации выпущенного приказа по организации - как правило, это семь рабочих дней.

Важно: нужно верно установить дату приказа. Все должно быть рационально: приказ издается на базе заявления работника, а это означает, что приказ следует датировать двумя-тремя днями позже дня, когда было принято заявление.

Подписание приказа возложено на начальника предприятия, где трудится работник, визировать должны юрист и главный бухгалтер. Бухгалтерия и отдел кадров обязаны под расписку получить по одному экземпляру приказа с ксерокопиями прилагаемых документов, и их имена и занимаемые посты прописываются в перечне тех лиц, кому приказ отослан.

Какие документы нужны для доп соглашения

Согласно нормам правовых актов, подача заявления напрямую в отдел кадров или бухгалтерский отдел для внесения изменений не нужна. Но его желательно написать, чтобы действия обладали юридической важностью. К заявлению необходимо приложить документацию, которая удостоверяет факт смены фамилии, – само собой, это паспорт. Также такой документацией может выступать свидетельство о вступлении в брачный союз, бумага о расторжении брака либо судебное решение.

Работодателю нужно принести подлинники, с которых он снимет ксерокопии. Копии будут вшиты в личное дело работника специалистами отдела кадров.

Согласно нормам статьи 47 Гражданского кодекса РФ , изменение Ф.И.О. должно быть зафиксировано в ЗАГСе. Орган отмечает изменение в имени в особой книжке, устанавливающей акты гражданского состояния.

ЗАГС изучает заявление об изменении фамилии в течение 30 дней, что установлено ФЗ №143 «Об актах гражданского состояния».

Отделение ЗАГС изготавливает новенькое свидетельство о рождении с установлением приобретенной фамилии. Касательно замены паспорта, то миграционная служба заменяет старое удостоверение личности на новое в течение 10 суток.

Государственная пошлина за смену фамилии варьируется в пределах 1000-1500 рублей.

Уплачивается она по отдельным реквизитам, которые закреплены в каждом ЗАГСе самостоятельно.

Отдел кадров, бухгалтерия вносят изменения в организации в следующую документацию:

  • трудовой договор;
  • трудовая книжка;
  • персональное дело;
  • лицевой счет;
  • отчеты по выплатам;
  • график рабочего распорядка.

Принятый приказ должен пройти процедуры регистрации в журнале, куда вносятся все приказы.

В трудовую книжку можно вносить поправки на базе свидетельства о заключении брака. При этом на первой странице трудовой книжки перечеркивается старая фамилия и вписывается новая.

Если же говорить о персональной карточке, то она заполняется по новой только на основании удостоверения личности.



 

Возможно, будет полезно почитать: