Форма служебной записки на предприятии. Особенности написания служебной записки на все случаи жизни: образец

Что такое служебная записка и когда она составляется? В случае того, если сотрудник не выполняет свои обязанности или делает это очень хорошо составляется служебная записка (как и при заключении сделок оформление , являющееся, по сути, опциональной мерой). В ней главным образом указывается должности и ФИО работника, а также вид наказания или поощрения, после чего соответствующая запись появляется в характеристике на работника, образец которой можно найти по .

Но есть и много других случаев. Например, на приобретение материалов, принтера материальных ценностей канцтоваров и других расходных товаров, на изменение сменного графика, на увольнение из МВД или машиниста по собственному желанию, о введении новой штатной единицы, на премию, об отсутствии на рабочем месте, на списание средств на покупку оборудования или на ремонт помещения, о переводе на другую должность, на выдачу денег подотчет, на обучение, о просьбе выполнения поручения, о штрафе сотрудника, невыполняющего свои обязанности (в последнем случае может потребоваться оформление о возбуждении исполнительного производства, если суд вынес соответствующий вердикт).

Как написать правильно служебную записку — форма

Если следовать примеру и образцу написания, то в шапке записывается, кому именно она адресована. Далее идет наименования (в данном случае два слова — «Служебная записка»). Дата составления и номер — два следующих обязательных поля. В заголовке к тексту говорится о предмете такого рапорта (он может являться даже одним из важных производственных объектов, указанных в формы Т-3 образца 2018 года). В тексте описывается ситуация и делаются по ней выводы. В конце ставится подпись, а также должность составителя.

Служебная записка: образец о невыполнении обязанностей должностных

Если вас интересует, как правильно писать такой акт, то следуйте вышеописанном алгоритму. Однако при невыполнении должностных обязательств, есть несколько особенностей, в соответствии с которыми пишется этот документ. Так что при нарушениях в работе о стороны сотрудника в заголовке ставится запись «О невыполнении должностных обязанностей». Далее максимально подробно описывается ситуация и предложение по наказанию(выговор, штраф, увольнение).

Оспорить наказание, связанное с должностными обязанностями вправе каждый сотрудник. Однако, чтобы доказать необоснованность обвинений, важно грамотно подойти к данному вопросу. Получить всю необходимую информацию можно у правоведа из вашего города. Детали

Служебная записка на командировку образец 2018

Для многих рабочих ситуаций у руководителя должны быть подготовлены бланки. По ним оформление и составление текста будет вестись проще. Если говорить о командировке, за которую предполагается доплата и увеличения объема зарплаты за текущий месяц, то в таком письме самое важное — указать точное количество дней, которые вы пробыли в указанном месте. Если вы ехали на собственной машине, то составить акт необходимо по другому шаблону с обязательным упоминанием этого факта.

Руководство в таком виде дает задание по ситуации. Составлять конкретные акты необходимо по правилам, после чего следует их исполнение. Именно такая система должна работать в каждом локальном подразделении.

Ст 162 с с последними правками 2018 года

Служебная записка о премировании сотрудников образец

В таком документе, адресованном на начальника, пишутся слова «довожу до вашего сведения» (упоминаются достижения и заслуги работника). В ней речь идет о поощрении работника.

Например, директор издания обязательно должен совершать оформление дисциплинарного денежного поощрения, если сотрудники ведут удачную переписку с клиентами.


О повышении заработной платы

Если вы считаете, что достигли прогресса в выполнении своих обязанностей и заслуживаете за это повышение оклада, то составьте таким образом служебную записку. Она пишется на руководителя, там уточняется, за что именно начальник должен пойти на такой шаг в отношении вас.

О выходе на работу в выходной день

Если возникла необходимость выхода в выходной день определенного сотрудника, то очень точно эта необходимость описывается в обращении. А уже далее по желанию начальника следует ответ о согласии или несогласии, ведь за этот день директору нужно будет выделить средства на возмещение сотруднику.

Повышение заработного оклада в таком случае — обязательство директора.

Служебная записка на возмещение расходов, выделении денежных средств на командировку

Так как в командировке зачастую присутствуют затраты, то все они должны возмещены. Поэтому сотрудник, который побывал там, должен написать акт с точным описанием всех затрат, которые были им сделаны. Особенно важно это, если вы ездили в нее на личном автомобиле. Заполнять его нужно строго по законодательству.

На доплату за увеличение объема работ

Если вы выполняете больше работ, чем полагается вам по должности, то за это также обязательно должно быть вознаграждение. Составляется рапорт по вышеприведенному алгоритму, где указывается, что именно вы делаете, после чего пишется просьба о доплате.

Чтобы правильно оформить такие документы, согласно требованиям и правилам ТК РФ (Трудовой кодекс), его нужно скачать. Все основные документы во всех случаях вносятся в журнал регистрации. Как вы поняли писаться они должны по ГОСТу и их есть несколько видов.


Вышестоящий руководитель подразделения или отдела рассматривает докладные и составляет приказы и положения. Важным основанием для принятия решения являются объяснительные. Если хотя бы один деловой документ пишется по ненадлежащему формату, то это причина для того, чтобы вопрос откладывался.

Это предусмотрено для того, чтобы в каждом внутреннем структурном отделе была дисциплина, чтобы все выполнялось строго правильно по инструкции. Наличие этого факт — большой плюс для компании.

Похожее

Как подать заявку на оформление кредитной карты онлайн по паспорту Интернет-технологии постепенно вошли в нашу жизнь и сделали ее действительно легче. Примером этого может послужить процедура оформления кредитной карт...

Что лучше дарственная или завещание на дом – оформление завещания на дом и землю Человек, имеющий в собственности недвижимость (дом, квартиру, землю) – рано или поздно, задаётся вопросом передачи принадлежащих ему имущественных пра...

По данным статистики в РФ на 100% брачных союзов приходится около 40% разводов (в мировом масштабе – около 50). Какие документы следует предоставлять/...

Штатное расписание – это документ, который определяет порядок распределения труда каждой должности, их часы работы, размер окладов и количество сотруд...

Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.

Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.

Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.

О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.

Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.

Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  • данные о составителе и получателе документа;
  • краткое изложение сути вопроса;
  • подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

В каких ситуациях составляется служебная записка

Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.

Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.

Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.

Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:

  1. Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
  2. Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
  3. С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
  4. Для повышения эффективности труда.

С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.

Какие виды служебных записок бывают

Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

  1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
  2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
  3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.

Заключение

Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.

При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.

Служебная записка, являясь одной из основных форм официального общения и связи, играет важную роль в работе любой организации. Необходимо разобраться подробнее в вопросах, что представляет собой этот документ, как должен выглядеть образец служебной записки, как правильно писать ее (на конкретном примере).

Для каких целей необходим документ этого типа

Служебная записка представляет собой разновидность докладной. Это документ информационно-справочного типа, необходимый для информационного обмена и взаимодействия внутри организации между отделами, структурными подразделениями одного управленческого уровня (на горизонтальном уровне). То есть, если обратиться к руководителю или специалисту другого отдела, то составляется именно служебная записка, а если обращение происходит к начальнику вышестоящего уровня, то будет использоваться уже докладная. Разница между ними только в этом.

Документ составляется в письменной или электронной форме в том случае, если для решения какого-либо вопроса или проблемы недостаточно устного заявления, когда обращение нужно задокументировать.
Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела.

Например, составляются такие документы для:

  • извещения или объявления какой-либо новости;
  • в качестве сопроводительной записки для основного сообщения;
  • запроса информации;
  • выдачи инструкций различного типа, и другое.

В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.

Традиционно документы составляются в письменной форме на бумажном листе А4, однако с развитием электронного документооборота в компаниях все чаще служебные записки заполняются в электронной форме на компьютере. Это имеет свои достоинства, например, возможность рассмотреть тот или иной вопрос оперативно и без задержек.

Внимание! Документ может быть написан в произвольной форме, поскольку законы России не предусматривают никаких обязательных требований к его составлению или оформлению.

Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.

Правила написания служебной записки

«Неписаные» правила составления документа этого типа рекомендуют придерживаться следующего плана.

  1. Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
  2. Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
  3. Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
  4. Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.

На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).

В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в записке проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.

Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.

Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки.

Пример составления документа

Чтобы показать в наглядной форме, как нужно правильно писать служебные записки, приведем следующий пример.

Директору ОАО «Древо»
Филипповой И.Г.
начальника отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьякова С.Б.

Служебная записка
22.07.2016 №33

Работники Жолин С.Л. и Которский Е. Р. в течение 2-х (двух) месяцев добросовестно выполняют свои должностные обязанности и перевыполняют рабочую норму. На этом основании прошу Вас премировать работников Жолина С.Л. и Которского Е. Р. денежной премией. Прилагаю подробную информацию о выполненном этими сотрудниками объеме работы.

Начальник отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьяков С.Б.

В завершение следует сказать о том, что документы данного типа являются отличным способом официальной коммуникации, извещения своих коллег внутри организации. Каждому работнику нужно помнить о том, что вовремя составленная и задокументированная записка способна не только повысить эффективность работы и хорошо зарекомендовать вас в глазах начальства, но и упредить возможные сложности, разрешить какие-либо проблемы и недопонимания.

Создание служебной записки: видео

Как написать служебную записку?

Служебной запиской называют специальный дополнительный документ, являющийся главным основанием для руководителя, желающего принять то или иное решение в форме локального правоустанавливающего акта. Служебная записка, с точки зрения делопроизводства и трудового права, не является обязательной, но она может быть установлена локальными нормативно-правовыми актами предприятия. Этот вид документов зачастую применяется на практике, но во всероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует. Итак, давайте рассмотрим, как правильно написать служебную записку.

Особенности служебных записок

Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями. Чаще всего они содержат предложения или просьбы. В отличие от докладных записок, служебные создаются, чтобы поддерживать связь между отделами на горизонтальном уровне, то есть они создаются от имени работника и пересылаются на имя работника. Составляются они только в том случае, когда должность отправителя равнозначна должности получателя. Если же служебную записку составляет руководитель, то чаще всего она касается решений об отправлении в служебную командировку.

Если будет выявлен факт изготовления продукции с некоторым браком, то при наличии нескольких жалоб покупателей, руководитель организации имеет право отправить в адрес аттестационной комиссии служебную записку, в которой будут подробно описаны причины несоответствия работника тем требованиям, которые предъявляются к его должности. На основании служебной записки будет произведена дополнительная аттестация сотрудника. Также служебные записки используются и для того, чтобы был сокращен испытательный срок для определенного работника. Такая служебная записка составляется на имя генерального директора. Если же говорить о юридической значимости служебных записок, то можно отметить, что они могут являться доказательствами в суде.

Правила составления записки

Пишется служебная записка на обыкновенном листе формата А4. На нем в обязательном порядке указываются реквизиты, размещенные в соответствии с ГОСТами. Такими реквизитами являются:

  • наименование подразделения
  • регистрационный номер
  • название документа
  • текст
  • адресат
  • подпись отправителя (указать должность).

    • Чтобы знать, как написать служебную записку, необходимо учесть, что такой документ оформляется привычным шрифтом величина букв 14, междустрочный интервал 1,5. Прописными буквами пишется наименование документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). Располагаться надпись может как посередине, так и около границы левого поля. Дату необходимо писать строго арабскими цифрами, например, 02.01.2013. Если на предприятии действует регистрационная система, то на служебной записке проставляется также и регистрационный номер. В результате передачи служебной записки составляется резолюция по затронутому вопросу.

    Такой вид документа как служебная записка может иметь и краткий заголовок, который передаёт суть проблемы. В его формулировке согласно правилам оформления документации обязательно включить букву «о». Например, «о направлении К. в командировку». Делится текст служебной записки на две части. В одной части пишут факты, которые стали основанием для составления документа, а во второй фиксируются все выводы и решения. Если в записке имеется приложение, то о нем делается отметка в оформлении. Теперь вы знаете, как написать служебную записку. Образец её представляет собой пустой бланк документа, рассмотренный ниже:

    Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___. прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

    Таков образец написания служебной записки.

    Мета

    Как написать служебную записку и правильно ее оформить.

    Июнь 5th, 2013 admin

    На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?

    Служебная записка – это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.

    Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами. Она обычно содержит какое-то предложение или просьбу. В большинстве случаев записки содержат информацию об организационном, материально-техническом или хозяйственном обеспечении организации, а также имеет характер информативного содержания.

    Служебные записки составляются работником или руководителем какого- то подразделения на имя руководителя или определенного специалиста другого подразделения, т.е. обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне. Служебные записки пишутся и направляются от одного руководителя подразделения другому, или от одного сотрудника другому, если они равнозначны по статусу. Если статусы разные, то это считается докладной запиской.

    В случае, если работник едет в командировку, начальник отдела командировочного работника пишет служебную записку на имя директора. На основании нее затем издается приказ на командировку.

    Служебная записка может быть написана в аттестационную комиссию, если работник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть случаи, когда работник постоянно изготавливает брак, либо на продавца постоянно жалуются покупатели. Аттестационная комиссия сможет принять решение о досрочной аттестации сотрудника.

    Служебные записки составляются в случае экономической необходимости линейных руководителей, либо если есть возможность заключения договора.

    На практике служебные записки используют для разных целей. Например, служебную записку может писать начальник отдела на имя руководителя о сокращении испытательного срока для какого-то работника.

    На основании служебной записки, содержащей информацию о производственных показателях отдела, написанной на имя директора, может быть издан приказ о премировании работника или всего отдела.

    Служебные записки могут быть использованы как доказательства в суде (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010) .

    Как написать служебную записку? Служебная записка обычно составляется на бумаге формата А4, но в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты: дата и номер служебной записки, наименование структурного подразделения, заголовок к тексту и сам текст, наименование адресата и подпись составителя записки с указанием его должности.

    По ГOCTy для текстов, содержащих справочную информацию, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, интервал между строчками 1,5.

    В наименовании документа пишется заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», который может быть расположен в центре или с левой стороны листа.

    Дата проставляется арабскими цифрами, например, 15.06.2013 или буквами и цифрами. Например, 15 июня 2013г.

    Кто регистрирует служебную записку? Регистрирует ее или тот, кто выписывает служебную записку, или кто получает. Это зависит от системы организации документооборота в организации.

    Когда служебная записка рассматривается, она визируется подписями заинтересованных лиц, и на ней накладывается резолюция руководителя – это письменное решение руководителя по теме служебной записки, что является окончательным этапом рассмотрения служебной записки.

    Заголовок служебной записки может кратко раскрывать ее тему. Причем заголовок пишется в предложном падеже. К примеру, «О направлении Дмитриева К.Н. в командировку».

    Текст служебной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит информацию о том, что побудило сотрудника составить этот документ. Во второй части сотрудник излагает свои выводы, предложения и просьбы. Помимо этого в текст может быть добавлена еще одна часть: анализ сложившейся ситуации. Таким образом, служебная записка может содержать: причины написания записки, анализ получившихся фактов и выводы об изменении данной ситуации.

    Образец служебной записки (пример оформления служебной записки):

    Директору ООО «Малинка»

    Козлову Р.В.

    от начальника отдела продаж

    Кругловой Н.Ж.

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    02.06.2013 № _________

    На основании увеличения поставок нашей продукции за май 2013г. в два раза и перевыполнении плана отделом продаж, прошу вас премировать работников всего отдела.

    Показатели эффективности продаж прилагаются.

    Что такое служебная записка и для чего она нужна

    Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

    Что это такое?

    Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

    В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

    В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.

    Служебная и докладная: сходства и различия

    Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

    Составление служебных записок для начальства

    Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка - это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

    Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто потеряна. Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба не дойдет до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

    Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

    Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, - это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

    Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

    Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

    Служебные записки в другую организацию

    Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки - для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

    Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

    В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.

    Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова Служебная записка пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.

    Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.

    Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.

    Отправка документа посредством электронной связи

    Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

    Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

    Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

    Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение - это просто слова, на которые может и не быть ответа.

    Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

    Как правильно оформить служебную записку

    На работе часто составляются служебные и докладные записки. Вроде бы ничего сложного. Но когда мне недавно поручили написать служебную записку, я решила все же уточнить, как правильно ее составить. Любопытно, но я выяснила, что мне надо составить не служебную записку, а докладную. Давайте разберем, в чем разница между докладной и служебной и как их надо составлять.

    Любой официальный документ отличается от обычной записи тем, что он должен соответствовать требованиямиГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", потому что имеет юридическую силу. Какие же требования предъявляются к составлению докладной и служебной записок?

    В них должны присутствовать следующие пункты:

    2) наименование адресата (кому направляется документ)

    3) наименование вида документа («Служебная записка»)

    4) заголовок к тексту (например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О получении полисов страховой медицины»). Однако это факультативный элемент

    6) подпись составителя – в правом нижнем углу (с указанием должности в левом нижнем углу напротив подписи)

    7) дату составления (обычно в левом углу, оформляется или арабскими цифрами: 5.02.2013, или буквенно-цифровым способом: 5 февраля 2013г.)

    8) виза – иногда проставляются визы заинтересованных лиц под подписью составителя: инициалы и фамилии визирующего, его подпись и дата

    9) регистрационный номер (он проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – зависит от принятой системы регистрации в организации).

    По ГOCTy текст документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

    Название документа располагается по центру страницы пишется либо прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), либо строчными (докладная записка) через 2 межстрочных интервала.

    Докладную записку– адресуют вышестоящему лицу (руководителю подразделения или организации). В этом документе необходимо подробно изложить суть вопроса, по которому вы обращаетесь: предмет вопроса, ваши предложения, аргументация и выводы (вам необходимо побудить руководство к действию, к принятию определенного решения). Иногда цель докладных записок – сообщать о ходе выполнения работ, в этом случае они составляются регулярно.

    Если докладная записка адресована руководителю организации, то она может оформляться на листе бумаги (формат А4). Если документ направляется в вышестоящие инстанции (он уже является не внутренним, а внешним документом), то его необходимо оформить на бланке организации.

    Обычно текст докладной записки состоит из двух-трех смысловых частей. Первая часть содержит факты, которые стали причиной ее написания (эта часть констатирует), вторая часть производит анализ представленной ситуации и предлагает варианты решения (эта часть анализирует – она не всегда присутствует в документе), третья часть представляет выводы и предложения (эта часть резюмирует).

    Служебную записку используют, когда поднимаемый вопрос находится в пределах внутриструктурной компетенции и не требует обращения в вышестоящие инстанции. Служебные записки функционируют между руководителями и сотрудниками одинакового должностного статуса. С помощью этого документа обычно решаются вопросы материально-технического, информационного обеспечения и т. п. (сломался компьютер, закончилась бумага).

    Текст документа начинается с изложения факта, по которому обращается автор, а затем выражается просьба или предлагаются пути разрешения производственной ситуации.

    Таким образом, различия докладной и служебной записок лежат в аспектах их функционирования: докладная записка оформляется для движения по вертикали (вышестоящим руководителям или организациям), служебная – по горизонтали (линейным руководителям)

    Давайте рассмотрим, как писать свои жалобы и предложения.

    1)определите цель обращения (зачем вам нужна помощь?)

    3) определите основные мысли, сформулируйте их наиболее конкретно и выразительно, не забывая про важные детали.

    Результативность служебной записки будет зависеть от обоснованности ваших идей.

    Длина служебных и докладных записок может быть разной. Одни могут состоять из нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Во втором случае вторая и каждая следующая страница должны содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты. Иногда в такой заголовок включается и тема служебной записки.

    ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

    Общий отдел Начальнику отдела АХР

    А.И. Петрову

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    О проведении ремонтных бытовых работ

    В связи с тем, что в кабинете № 367 сломался дверной замок, прошу произвести его ремонт.

    И.С. Иванова Иванова

    Председатель профкома Начальнику транспортного цеха

    СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

    Прошу Вас выделить автотранспорт для перевозки новогодних подарков с кондитерской фабрики до предприятия. Общий объем груза – 100 коробок 50 х 20 х 40, общий вес 1 тонна. Автотранспорт должен быть в 9.00 5.12.2012 г. по адресу: ул. Калганова, д. 67. Водитель должен иметь при себе путевой лист.

    Председатель профкома

    И.Р. Сергеев

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    В соответствии с планом работы ООО «Феникс» на 2012 г. производственный цех осуществляет издание ряда брошюр объемом 6–8 печ. л.

    Для выполнения операций по сшиванию брошюр такого размера имеющиеся в отделе скобосшиватели типа «A» и «B» не пригодны, так как толщина изданий превышает допустимую для них норму (до 5 печ. л. включительно). Использование клеевой машины «C» нецелесообразно с экономической точки зрения, кроме того, оно требует больших временных затрат.

    Сшивание брошюр объемом 6–8 печ. л. удобнее всего производить с помощью проволокошвейной машины класса «D». Ее стоимость в фирме «Стан» составляет _______ млн. рублей. При существующем режиме работы экономическая эффективность от эксплуатации машины приведет к покрытию затрат на ее приобретение в течение 1 года и 7 месяцев (расчеты экономической эффективности прилагаются).

    В связи с изложенным прошу выделить средства для закупки проволокошвейной машины класса «D».

    Приложение: на 3 л. в 1 экз.

    Начальник производственного

    цеха Л.П.Свият Свият


    Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

    Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

    Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

    Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

    В каких случаях пишется служебная записка?

    Служебная записка - один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

    Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов , связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

    Основное отличие от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения .

    Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

    Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

    В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

    Что должен содержать текст документа?

    Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе . В список реквизитов входят:

    1. Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.
    2. Наименование официальной бумаги.
    3. Дата написания и номер.
    4. Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.
    5. «Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.
    6. Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

    Часто текст записки начинается со слов «Довожу до вашего сведения…», после чего идет уже основная информация. Но это не является обязательным правилом.

    Как правильно составить и написать?

    Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма . Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

    Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев :

    • описание основной проблемы;
    • просьба;
    • отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

    В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела , подающего служебную . Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

    Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи , сделанной собственноручно.

    Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

    При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

    Особенности оформления записки (с образцами)

    В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

    Директору или руководству предприятия

    На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

    По правилам документ передается секретарю , от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

    На командировку: продление и отмену

    Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки . Данный документ может быть оформлен, если:

    • сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;
    • у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

    Отзыв из отпуска

    Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из кого-либо из работников .

    В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

    Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения , зафиксированного в документе.

    Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

    Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

    • беременных женщин;
    • несовершеннолетних сотрудников;
    • работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

    На отгул

    Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято , используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

    Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

    Сотрудник имеет право на отгул, когда:

    • выполнял работу сверхурочно;
    • работал в выходные или праздники;
    • имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
    • принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
    • работника;
    • в счет отпуска.

    Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

    У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины , по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

    Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально , он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

    В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

    В документе следует указать действующий график и желаемый.

    На закупку оборудования

    Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

    Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

    Бланк служебной записки на закупку компьютера: .

    О проведении мероприятий

    Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику . Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

    В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости - контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

    О предоставлении информации

    Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

    1. следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;
    2. предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;
    3. напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

    О наказании работника

    Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий .

    Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально , дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

    О необходимости нового сотрудника

    Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

    В ней он должен указать объективные причины , по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

    Записка служебная о найме нового сотрудника: .

    На сверхурочные работы

    Распространенная причина составления таких документов - наличие экстренных ситуаций , в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

    Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

    Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: .

    О создании нового структурного подразделения

    Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

    • повышение уровня нормирования труда;
    • более оперативное решение определенных задач;
    • улучшение с персоналом и другие причины.

    Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

    Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие - носитель информации , передаваемой между структурными подразделениями компании.

    Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:



     

    Возможно, будет полезно почитать: