Решаем проблемы с документами филиала. Головное и обособленные подразделения: как строить отношения

Вопрос:

ООО зарегистрировано по одному адресу, деятельность ведется по другим адресам, открыты ОП (везде используются кассовые аппараты). Какие документы должны находится непосредственно на точках (ОП) и будут требовать при проверке ФНС, а какие хранятся в бухгалтерии, и когда и как их могут проверять?

Ответ:

В каждом ОП (по адресу ведения деятельности) должен быть оформлен уголок потребителя .

При проверке в ОП, в первую очередь, у Вас должно быть следующее:
- вывеска оформленная в соответствии со всеми требованиями;
- прейскурант цен на товары/услуги за подписью руководителя ООО и ценники на товарах;
- Закон о защите прав потребителей;
- книга отзывов и предложений, заверенная подписью руководителя и печатью ООО (при наличие);
- журнал учета проверок , также заверенная руководителем ООО.

Также необходимы следующие документы:
- договор аренды или свидетельство о праве собственности помещения, в котором ООО обслуживает население;
- медицинские книжки с отметками о прохождении медицинского обследования всех сотрудников (если они предусмотрены по виду деятельности);
- копия договоров с организациями, производящими вывоз отходов;
- санитарно-эпидемиологическое заключение;
- копия ЕГРЮЛ;
- документы на ККМ,
- документы на товары, в т.ч. и сертификаты.

Все остальные документы по деятельности ООО могут храниться в головной организации, в частности:
- протоколы о создании Общества;
- решения учредителей о создании ООО;
- документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
- правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
- бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
- протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
- положения о представительствах и филиалах ООО;
- заключения органов контроля;
- перечень аффилированных лиц;
- другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.

Кроме того, в головной организации должны храниться все кадровые документы и документы по расчетам с поставщиками, кассовые документы.

Плановые проверки в отношении ИП и юридических лиц могут проводиться не чаще чем один раз в три года. .

Однако в в отношении видов деятельности в сферах здравоохранения, образования, социальной сфере плановые проверки могут проводиться два и более раза в три года. (Перечень видов деятельности и периодичность проведения плановых проверок утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.11.2009 N 944).

Плановые проверки в большинстве случаев осуществляются в соответствии с утвержденным планом проверок на соответствующий календарный год, размещенным на официальном сайте уполномоченного ведомства.

Внеплановые проверки проводятся в случае необходимости проверки исполнения предупреждений (представлений) об устранении ранее выявленных нарушений.

Если в отношении организации проходит налоговая проверка, то при этом обычно перед проверкой проверяющие всегда вручают решение (требование) о проведении проверки, в котором указано: основание проверки, объект проверки (т.е. что проверяется) и перечень документов которые Вы должны предоставить для проверки. Исходя из этого Вы сможете сориентироваться какие документы целесообразно подготовить для проверки.

Отмечу, что проверяющие вправе проверять все документы по деятельности ООО (накладные, договоры, документы на расходы, кассовую книгу, КУДИР и т.п.). Указать точный перечень документов, которые могут затребовать при проведении проверки, не представляется возможным.
Поэтому все документы по деятельности ООО нужно сохранять.

Обособленное подразделение (ОП) в соответствии с п. 2 ст. 11 Налогового кодекса Российской Федерации определяется как любое территориально обособленное от организации подразделение. Согласно указанному документу, основанием для признания статуса ОП является наличие оборудованных стационарных (созданных на срок более одного месяца) рабочих мест по месту его расположения. Содержание сведений об ОП в учредительных документах компании и возложенные на него полномочия при этом значения не имеют. Открытие обособленного подразделения сопровождается изданием соответствующего приказа. При необходимости издается приказ, обособленное подразделение по которому передается под руководство лица, назначенного главой организации. Однако данная мера не обязательна, если речь идет об ОП как таковом (а не о филиале или представительстве). В этом случае руководитель организации вправе оставить за собой обязанности по руководству ОП.

Как организовать кадровый учет в обособленном подразделении

Законодательные акты, действующие в отношении ОП, не регламентируют способ ведения кадрового делопроизводства. На практике чаще всего имеют место две формы кадрового документооборота:

централизованная (оформление и хранение кадровой документации в головном офисе);
децентрализованная (оформление и хранение кадровой документации в ОП).

Выбор той или иной схемы документооборота зависит от специфики предприятия. Централизованный способ удобен, когда речь идет о небольшой численности сотрудников и нахождении головной организации и ОП в одном городе. Децентрализованный способ подходит для организаций, имеющих ОП в других городах. В этом случае на руководителя ОП оформляется доверенность, дающая ему право подписи трудовых договоров, приказов, прочих кадровых документов, а также внесения записи в трудовые книжки работников.

Прием на работу

Прием в штат нового сотрудника, независимо от того, будет он работать в головном или обособленном подразделении, требует соблюдения четкой процедуры работы с документами. Работник должен подписать не только трудовой договор и приказ о приеме на работу, но и такие документы, как личная карточка, соглашение о персональных данных, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Отдельной задачей при приеме на работу является вводный инструктаж по охране труда, также требующий подписания работником соответствующих документов. Если трудоустройство осуществляется в ОП с централизованным документооборотом, то экземпляры выше указанных документов подписываются и хранятся на территории головного офиса. При децентрализованной схеме кадрового учета — на территории ОП. Во втором случае ОП должно располагать копиями локальных нормативных актов, заверенными руководителем компании.

Увольнение

Оформление документов, связанных с увольнением работника ОП, происходит в зависимости от способа кадрового учета. В случае децентрализованного делопроизводства увольняющийся сотрудник подписывает необходимые документы и получает трудовую книжку непосредственно в ОП. При централизованном кадровом делопроизводстве указанная процедура проводится в головном офисе. Как известно, в ситуации увольнения крайне важно соблюдение сроков в отношении расчета сотрудника, подписания им приказа об увольнении и получении трудовой книжки. Этот момент необходимо учитывать, если ОП и головной офис находятся в разных городах. В таком случае допускается отправка документов почтой или курьерской службой при наличии письменного согласия на то работника. Если увольнения сотрудников требует закрытие обособленного подразделения, то соответствующая процедура проводится «по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации» (ст. 81 ТК РФ), изложенным в ст. 180 ТК РФ.

Развитие бизнеса в ряде случаев делает необходимым создание подразделений вне места нахождения (регистрации) юридического лица. Причины здесь самые многообразные: приближение производственных мощностей к источникам сырья, вывод «грязных» производств из крупных городов, приближение точек сбыта к потребителю, снижение издержек на ресурсные и имущественные платежи, экономия фонда оплаты труда и другие подобные причины. Из таких подразделений формируются горизонтально и вертикально интегрированные компании. Наибольшая степень интеграции достигается в тех случаях, когда такие производственные единицы оформляются в виде обособленных подразделений, в том числе филиалов.

Крупные компании (преимущественно сырьевые и ТЭК) раньше других пошли по этому пути и уже решили вопросы организации бухгалтерского и налогового учета, а также формирования отчетности при наличии обособленных подразделений, однако эти проблемы становятся актуальными и для «среднего» эшелона. Настоящий материал предназначен прежде всего для таких компаний, хотя может оказаться полезным и интересным для бухгалтерских служб вполне сформировавшихся многофилиальных структур.

В статье мы остановимся на тех обстоятельствах, определениях, указаниях и нормативах, касающихся учета обособленных подразделений, которые либо запутаны, либо допускают неоднозначное толкование.

История вопроса

Практикующие бухгалтеры, которые только приступают к обслуживанию обособленных подразделений, да и те, кто уже ведет там учет, наверняка обратили внимание на путаницу в определениях. Если следовать Гражданскому кодексу, то обособленные подразделения — это представительства и филиалы. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, представляющее интересы юридического лица и осуществляющее их защиту. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Далее Гражданский кодекс констатирует: представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Кроме того, они наделяются имуществом юридического лица, создавшего их, а также действуют на основании утвержденных головным офисом положений. Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица (ст. 55 ГК РФ). Других определений обособленных подразделений в Гражданском кодексе нет.

Налоговый кодекс по этому вопросу дает более широкое толкование. В соответствии со статьей 11 обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение.

При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца и удовлетворяет требованиям статьи 1 закона от 17.07.1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» и статьи 209 Трудового кодекса. Указанные положения определяют рабочее место как место, на котором работник должен находиться или в которое ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

В определении обособленного подразделения, приведенном в статье 11 Кодекса, одним из его критериев значится всего лишь оборудование стационарных рабочих мест. Более того, как следует из разъяснений налоговиков (письмо МНС РФ от 29.04.2004 г. № 09-3-02/1912), даже одно оборудованное стационарное рабочее место вне расположения юридического лица создает обособленное подразделение и обязывает это лицо стать на учет в налоговом органе по месту нахождения такого, с позволения сказать, обособленного подразделения.

Кроме этих различий, приводящих к путанице, Налоговый и Гражданский кодексы оперируют таким понятием, как «отдельный баланс». В зависимости от того, выделено или нет обособленное подразделение на «отдельный баланс», на него могут или не могут быть возложены обязанности по уплате налога и/или сдаче налоговой отчетности. Так вот, несмотря на то, что законодательство содержит отсылки к этому термину, его определения нет не только в законодательных актах, но и в подзаконных. Правильнее сказать, теперь нет.

В ранее действовавшем ПБУ 4/96 понятие было раскрыто. Приведем его. Под отдельным балансом понимается система показателей, формируемая подразделением организации и отражающая его имущественное и финансовое положение на отчетную дату для нужд управления организацией, в том числе составления бухгалтерской отчетности. При этом подразделения организации, выделенные на отдельные балансы, составляют отчетную информацию применительно к порядку, установленному Положением ПБУ 4/96. Однако в 1999 году Минфин своим приказом утвердил ПБУ 4/99, которое этого определения уже не содержит.

Получается, понятие «отдельный баланс» — это рудимент, относящийся к периоду, предшествующему принятию Налогового кодекса. Суть этого термина заключалась в том, что обособленное подразделение, созданное в соответствии с нормами Гражданского кодекса, наделенное имуществом, имеющее расчетный счет, признавалось налогоплательщиком по основным налогам (НДС, налог на прибыль, налог на имущество, местные налоги).

В настоящее время смысл этого понятия применительно к положениям Гражданского кодекса практически невозможно определить или конкретизировать. Что же касается обособленных подразделений, имеющих «отдельный баланс и расчетный счет (подразделения)», то Налоговый кодекс вменяет в обязанность организаций отдельное декларирование в местах расположения таких подразделений ЕСН (ст. 243 НК РФ), налога на имущество (ст. 386 НК РФ) и по некоторым видам местных налогов (там, где они еще сохранились). Фактически в нынешней редакции Налоговый кодекс под обособленным подразделением, имеющем «отдельный баланс» и расчетный счет «по умолчанию», подразумевает филиал или представительство (см., например, письмо Минфина от 29.03.2004 г. № 04-05-06/27).

Филиал, представительство, дочернее предприятие: какую форму выбрать?

Письма и разъяснения чиновников да и учебно-методические материалы, раскрывая различные особенности учета и налогообложения обособленных подразделений, не дают сколько-нибудь внятного ответа на вопрос, в чем преимущества и в чем недостатки тех или иных форм «обособленцев». Ведь, в конце концов, подразделение создается не с целью удовлетворить требования налоговых инспекторов и иных контролирующих органов, а для развития бизнеса.

В принципе, все производственные вопросы можно с одинаковым успехом решить как в дочернем предприятии, так и в филиале. Представительство, как организационная форма, ранее рассматривалось исключительно как подразделение, не ведущее активных операций, однако в современных условиях его статус практически не отличается от статуса филиала. Обособленное подразделение, возникшее по признаку наличия стационарных рабочих мест, имеет, с точки зрения производственных отношений, практически те же возможности, что и филиал.

Чем же руководствуются предприятия при выборе формы? Причины и обстоятельства кроются в организации управления предприятием, структуре внутренних взаимоотношений и правилах налогообложения внутрикорпоративных перемещений, основных средств, сырья, промежуточного продукта, готовой продукции, товаров, инвестиций. В Таблице 1 предпринята попытка систематизации отличий в налогообложении некоторых видов операций.

Как можно понять из Таблицы 1, с позиций организации учета и отчетности, подразделение в виде дочернего предприятия имеет смысл создавать при относительно малой производственной зависимости этого подразделения от головного предприятия, т.к. передача любых видов активов может создавать налоговую базу либо на стороне передающего, либо на стороне принимающего предприятия.

В свою очередь обособленные подразделения свободны от этого недостатка. Отметим также, что в обособленных подразделениях легче обеспечить централизацию управления, что бывает важно на предприятиях с большой численностью работников, подразделения которых расположены на значительном удалении друг от друга.

Особенности организации бухучета в компании, имеющей обособленные подразделения

Рассмотрим общие положения организации подобного учета.

1. В обособленных подразделениях, не выделенных на отдельный баланс.

Такие подразделения не имеют отдельного банковского счета. Все виды активов (денежных, ТМЦ, средств труда, ОС) эти подразделения получают из головного подразделения или филиалов. Обычно в подразделениях не создается бухгалтерская служба. Тем не менее первичные учетные документы, касающиеся учета труда и начисления зарплаты, выполнения работ (услуг), выпуска продукции, оприходования ТМЦ, могут оформляться в обособленном подразделении. Хотя их перенос в общую структуру бухучета предприятия производится головным подразделением, куда передаются документы в соответствии с локальными актами, регулирующими документооборот предприятия.

Для обеспечения полноты синтетического и аналитического учета в структуре плана счетов организации открываются дополнительные субсчета (или вводятся аналитические признаки), позволяющие идентифицировать активы и обязательства, связанные с деятельностью обособленного подразделения. В некоторых случаях в штате обособленного подразделения может быть предусмотрено наличие бухгалтера, в обязанность которого входит обработка первичных документов. В этом случае в головное подразделение может быть передана часть тела учета, а также некоторые виды реестров, документов или справок в зависимости от того, что предусмотрено в учетной политике предприятия в целом.

Во многих методических материалах авторы рекомендуют производить отражение операций обособленного подразделения на счетах бухгалтерского учета головного подразделения. Мы полагаем, что при компьютерном формировании и обработке документов (в большинстве компьютерных бухгалтерских программ работа «от документа» является обычной и привычной) учет целесообразнее вести с применением счета 79, т.е. так же, как и по филиалам.

2. Учет в обособленных подразделениях, выделенных на отдельный баланс.

В подразделении, выделенном на отдельный баланс, организации, как правило, предусматривают собственные бухгалтерские службы, которые включают должность главного бухгалтера обособленного подразделения. В этом случае бухгалтерией ведется учет всех операций, имущества и обязательств обособленного подразделения, осуществляется обработка, систематизация и хранение первичной документации, формирование отчетности обособленного подразделения в том объеме, который предусмотрен действующим законодательством и локальными нормативными актами.

Выше упоминалось о том, что понятие «отдельный баланс» является своеобразным реликтом, который запутывает и делает неоднозначными некоторые требования действующих нормативных документов. В частности, пункт 33 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утв. приказом Минфина от 29.07.1998 г. № 34н) требует, чтобы бухгалтерская отчетность организации включала показатели деятельности филиалов, представительств и иных структурных подразделений.

Раньше действительно обособленные подразделения, выделенные на отдельные балансы (филиалы, представительства), были обязаны формировать бухгалтерскую отчетность и сдавать ее вместе с налоговой, т.к. признавались налогоплательщиками по основным налогам. Однако с принятием Налогового кодекса ситуация коренным образом изменилась: плательщиком налогов является организация в целом, а обособленное подразделение может лишь исполнять обязанности налогоплательщика по некоторым видам налогов. Поэтому формировать и сдавать в контролирующие органы бухгалтерскую отчетность они не обязаны.

Таким образом, современная трактовка процитированной выше нормы означает, что отчетность обособленного подразделения — это внутренняя отчетность, передаваемая в головное подразделение и предназначенная для составления бухгалтерской отчетности по предприятию в целом.

3. Учет внутрихозяйственных расчетов при наличии обособленных подразделений.

Для обобщения информации о видах расчетов с филиалами, представительствами и другими обособленными подразделениями, как выделенными, так не выделенными на отдельный баланс, в соответствии с приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н, используется счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты». Его применяют для расчетов по выделенному имуществу, взаимному отпуску материальных ценностей, продаже продукции, работ, услуг, передаче расходов по управленческой деятельности, оплате труда работникам подразделений и т.д.

К счету 79 обычно открывают субсчета, обеспечивающие перемещение активов и пассивов между головным и обособленным подразделениями, например:

79-1 «Расчет по выделенному имуществу»,
79-2 «Расчеты по текущим операциям» и др.

Учетной политикой предприятия может допускаться перемещение активов и пассивов между филиалами. Единственное исключение — основные средства, которые, даже если перемещаются, должны быть отражены на счете 79-1. Другими словами, документальное оформление таких перемещений может происходить только через головное подразделение.

Аналитика счета 79 обычно строится так, чтобы по каждому обособленному подразделению можно было получить адекватное представление о структуре его активов и пассивов.

Рассмотрим порядок отражения стоимости имущества, выделенного головной организацией своим обособленным подразделениям.

Особенностью внутрихозяйственных операций является то, что передача имущества, ТМЦ и иных активов не является реализацией. Кроме того, следует понимать, что любые виды перемещения этих активов не изменяют валюту баланса предприятия в целом. Эти требования могут быть обеспечены при соблюдении требования одномоментности отражения операций и у головной организации, и у подразделения (например, см. Таблицу 2).

Как видно из представленной таблицы, сальдо счетов после совершения операций по передаче ОС из головного подразделения в обособленное не привело к изменению валюты баланса, не изменило общего сальдо счетов 01 и 02, а итоговое сальдо счета 79.1 равно нулю.

Главной особенностью учета на предприятии, имеющем обособленные подразделения, является непрерывный контроль над тем, чтобы итоговое сальдо по счету 79 всегда оставалось нулевым. Ведь если какое-либо из подразделений допустило ошибку в отражении приема-передачи активов и/или пассивов, то неизбежно возникнет ненулевой остаток по счету 79.

Для документального подтверждения передачи активов и/или пассивов расчеты между обособленным подразделением и головной организацией сопровождаются выпиской авизо (извещения), которое составляется в двух экземплярах. Соответственно, к каждому авизо прилагаются копии первичных учетных документов: актов, накладных, счетов-фактур и пр., которые послужили основанием для отражения этой хозяйственной операции. В том случае, если документооборот между головным офисом и подразделением достаточно велик, то в одном авизо может быть указано несколько операций, например, за один день.

Выше мы отмечали, что структура с обособленными подразделениями лучше других позволяет обеспечить вертикальную интеграцию компании в целом. Это может быть достигнуто, например, при помощи того, что получение выручки от заказчиков, в соответствии с нормами приказа об учетной политике и иными локальными актами, регулирующими полномочия обособленных подразделений, будет осуществляться только на счет головного подразделения. Кроме того, если подразделение имеет большой собственный документооборот, то целесообразно передать бухгалтерской службе обязанности по полному или частичному формированию проводок по реализации.

Для вертикально интегрированной компании на уровне проводок это может иметь следующий вид (см. Таблицу 3).

Очевидно, что если головное подразделение контролирует входящие денежные потоки, то именно оно осуществляет расчеты по закупкам ТМЦ, оборудования, а также с иными поставщиками и подрядчиками, а это, в свою очередь, снижает вероятность несанкционированных расходов. Передача сведений о такого рода операциях производится следующей системой проводок (см. Таблицу 4).

Наконец, для целей централизации и распределения прибыли, оставляемой в распоряжении предприятия, а также учета налогов, уплачиваемых из прибыли, может быть применена схема проводок, указанная в Таблице 5 (при условии, что все подразделения безубыточны).

Рассмотренный пример показывает возможности и особенности формирования и централизации (в рамках вертикально интегрированной компании) выручки, уплаты налогов, применения вычетов, распределения прибыли, оставляемой в распоряжении предприятия. Приведенные примеры не содержат каких-либо усложняющих дело обстоятельств и, самое главное, не раскрывают особенностей налогового учета в компаниях, имеющих обособленные подразделения. Приведем только один из таких примеров, причем, не самый сложный — относительно кассовых операций.

Как известно, порядок ведения кассовых операций требует, чтобы все поступления и выдача наличных денежных средств отражались в этом документе. При этом организация должна вести только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана (п. 23 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 г. № 40). Если следовать этим требованиям, организация и ее подразделения должны делать записи в кассовую книгу сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Очевидно, что сделать это, если головной офис и подразделения значительно удалены друг от друга, практически невозможно. Многие компании поступают следующим образом: в подразделениях, имеющих баланс и расчетный счет, открывают самостоятельные кассы. Соответственно, на каждое подразделение заводится своя кассовая книга. Большинство контролирующих инстанций считают, что этот вариант является приемлемым, однако он не соответствует требованиям Порядка ведения кассовых операций, а организация, при неблагоприятном развитии событий, может быть привлечена к ответственности по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

В № 10 и 11, 2006 журнала «Налоговый учет для бухгалтера» читайте продолжение статьи. Автор ответит на вопросы, как организовать ведение книг покупок и продаж в многофилиальной компании? Какие имеются особенности в заполнении счетов-фактур выдаваемых и принимаемых в филиалах и иных обособленных подразделениях? Как организовать налоговый учет и применение ПБУ18 в многофилиальной компании? Как произвести распределение налога на прибыль в многофилиальной компании? Как организовать учет внутреннего хозрасчета? Можно ли построить учет в обособленном подразделении, не имеющем расчетного счета также как и в филиале? Как объединить отчетность и распределение налогов по нескольким филиалам, расположенным в одном субъекте федерации?

1 79.х — субсчет или аналитический признак (субконто) к счету 79, предназначенный для приведенной операции.

2 НПР/фед — налог на прибыль в федеральный бюджет.

3 НПР/суб — налог на прибыль в бюджет субъекта Федерации.

Авторские права

(с)ООО "Азбука Бизнеса" 2009-2015.

В случае размещения этого текста на других ресурсах сети Интернет, все ссылки в тексте должны быть сохранены и быть активными. Активная гиперссылка на этот текст обязательна.

Практическое применение

На момент опубликования этой статьи она полностью соответствует действующему законодательству. Однако, законодательство меняется, применимость тех или иных советов может зависеть от Вашей конкретной ситуации. Мы рекомендуем Вам проконсультироваться со специалистами в случае, если Вы собираетесь применять знания, полученные из наших статей.

Дата публикации: Август 2009г.

Если у Вас небольшая компания и ведением бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства занимается бухгалтер, то обычно все это хранится у него в каморке. Но даже в этом случае мы советуем иметь представление о том, что, где и как храниться – тогда, даже в случае увольнения бухгалтера, у Вас не возникнет проблем с поиском нужных документов.

Если же штатного бухгалтера нет, то упорядочив систему сбора и хранения документов, Вы облегчите себе дальнейшую жизнь и не будете тратить на поиски нужных документов свое время.

Учредительные документы.

Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например - учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.

Договора.

Можно - в алфавитном порядке (по наименованию контрагента), можно по их видам - аренды, поставки, продажи, займов и так далее, а можно – по номерам. Не важно, как именно, главное найти вариант, с которым Вам будет удобно работать с документами. Обычные папки с разделителями легко справятся с этой задачей.

Внешние и внутренние первичные учетные документы.

Накладные, акты, счета-фактуры, инвентарные карточки основных средств, требования-накладные на списание ТМЦ, акты инвентаризации, ввода в эксплуатацию, формы КС-2 и КС-3, путевые листы, и все прочее многообразие финансового и бухгалтерского документооборота компании. Мы рекомендуем хранить их, разделяя по видам, в хронологическом порядке. При больших объемах документации - по месяцам с формированием реестров, с указанием номера, даты и суммы документа. Если законодательство не требует специального оформления, то для таких документов также вполне подойдут картонные папки и разделители к ним. Например, удобно завести отдельные папки для приходных и расходных накладных, подшивая их в хронологическом порядке по датам и по номерам. Тоже касается актов выполненных работ или оказанных услуг. Счета-фактуры, являясь основным документом налогового учета НДС, хранить отдельно в соответствии с журналом учета полученных и выданных счетов фактур также по мере выставления их покупателям или получения от поставщиков. Кроме этого, на документах, по которым нужно получить дополнительную информации или бумажку (например, доверенность на получение ТМЦ) или внести исправления, советуем использовать клеевые закладки – по ним легко будет определить, какой именно документ требует доработки.

Банковские документы.

В тех же картонных папках, в разрезе по счетам и банкам – если расчетных счетов несколько, также в хронологическом порядке. К выписке из банка подшиваются платежные документы и документы – основания для платежа (счета) за операционный день. Если Вы используете в работе систему банк-клиент, то распечатывать выписки каждый день не обязательно - можно сделать это один раз за период, например, за месяц. В этом случае счета можно подшивать в отдельную папочку – «оплаченные счета». Следует иметь ввиду, что в разных банках разные условия – в одних выписки доступны в течение всего срока действия договора по использованию электронной системы платежей, в других этот срок может быть ограничен. И тогда Вам придется запрашивать бумажные копии, а такая услуга банка может стоить денег. Внимательно изучите договор на подключение системы при его подписании и тарифы банка. При наличии валютных счетов у Вас будут еще дополнительные документы для валютного контроля – справки-подтверждения выполненных работ/услуг, паспорта сделок, справки о валютных операциях. Их также желательно хранить в разрезе контрактов/контрагентов либо номеров паспортов сделок, с приложением копий документов, особенно при больших объемах – заведите отдельные папки.

Документы по учету труда и заработной платы.

К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:

Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
Книге учета движения ТК и вкладышей в них

Документы по охране труда и технике безопасности.

Вот эти документы советуем иметь всегда под рукой, а лучше всего – на видном месте в организации, например, на ресепшн. Инструкцию по технике безопасности - на стене около каждого рабочего места. Организуйте так называемый «уголок по охране труда» при входе, развесьте таблички «запасной выход» и мини-огнетушители по офису – наглядная демонстрация серьезного подхода к охране труда в организации для любого проверяющего. Естественно, что для полного и правильного обеспечения мер по охране труда, технике и пожарной безопасности потребуется гораздо бОльший бюджет и временные затраты, однако и собственными небольшими усилиями можно минимизировать риски штрафов и привлечения к административной ответственности.

Кассовые документы.

Все операции, связанные с движением наличных денежных средств, должны отражаться в кассовой книге. Кассовая книга должна быть прошнурована и пронумерована и скреплена подписью руководителя и главного бухгалтера и печатью организации. Кстати. Для сшивания документов (особенно если их не много) совсем не обязательно покупать дорогостоящие наборы в канцелярских магазинах – используйте обычную нитку плюс иголку, результат получается тот же. Тем, кто ведет кассовую книгу в электронном виде, советуем распечатывать ее по мере необходимости. Если операций по кассе немного – раз в год, полугодие или квартал. У кого большие обороты по кассе – раз в месяц, а у кого-то может быть и стопка документов за один день. Иногда оформлять книгу в печатном виде приходится в связи с проверкой обслуживающего банка соблюдения кассовой дисциплины. На каждую операцию составляются приходные или расходные кассовые ордера. Расходные и приходные кассовые документы подшиваются вместе с отчетом кассира каждый день в хронологическом порядке с приложением документов, связанных с операцией, например, расчетной ведомостью по выплате зарплаты. При наличии ККТ необходимо каждый день снимать показания счетчика, вести журнал кассира-операциониста, а также составлять отчет по установленной форме. Более подробно с порядком ведения кассовых операций и их документальным оформлением можно ознакомиться в официальном документе ЦБ России №40 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Напомним, что требования к хранению кассовых документов такие же, как и по прочим бухгалтерским документам – пять лет.

Бланки строгой отчетности.

Применение БСО регламентируется на сегодняшний день Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» от 06.05.2008 года № 359. В указанном документе содержатся основные требования к БСО, их виды, порядок применения, заполнения, учета и хранения. Поступление и списание таких документов осуществляется в специальной книге учета БСО, а хранение – в металлических шкафах или сейфах.

Отчетность.

Бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в фонды и статистику, с отметками о ее принятии, советуем подшивать отдельно по отчетным периодам (кварталы, года).

Переписка.

Разделите на входящую и исходящую корреспонденции, заведите журнал регистрации, может быть даже в электронном виде, подшивайте бумажные документы в хронологическом порядке. Назначьте человека, ответственного за ведение переписки и делопроизводства. Все это впоследствии поможет в случае необходимости найти любой документ, адресованный компании или ушедший из нее.

Место хранения документов

Что касается места хранения документов, то Вы можете организовать хранение документов как у себя в офисе, оборудовав при этом специальное помещение или просто выделив место в запирающихся шкафах или стеллажах, так и сдать документацию на хранение в государственный или частный архив. Документы, которые не уже используются в работе, по истечении какого-то периода (месяца, квартала или года) складываем в архивные короба или коробки. При этом обязательно сделайте на них пометку – какие именно документы и за какой период хранятся. Меньше времени потратите потом на поиски.Маленький совет – с самого начала не допускайте бумажного бардака в компании, особенно в бухгалтерии, требуйте порядка!И последнее. Если Вы не знаете, нужен Вам или нет какой-либо документ, или Вы не знаете что с ним делать – не выбрасывайте его, заведите папку «Разное» - вполне вероятно, именно он нам пригодится в самый ответственный момент

С другой стороны, в компнании бывают документы, которые хранить нельзя, но сразу и уничтожить невозможно. Такие документы надо держать отдельно от всех остальных, чтобы была возможность быстро сделать с ними то, что необходимо. Надо взять за правила папку с такими документами периодически проверять и уничтожать все, что уже не нужно.

В данной статье мы попробовали дать Вам общее представление о количестве документов, их видах и способах организации хранения. Вы можете найти и другие варианты, отличающиеся от того, что было предложено.Если у Вас возникли какие - то вопросы в процессе организации или классификации тех или иных документов, Вы можете задать нам любые уточняющие вопросы или обратиться к нам за помощью. Если мы упустили из виду какие-то документы, порядок формирования, учета и хранения которых, на Ваш взгляд важны, присылайте Ваши комментарии и пожелания – мы обязательно их учтем. А для наших клиентов, по желанию и в соответствии с условиями договора, после первой сдачи отчетности в рамках сотрудничества, мы предоставляем единовременную бесплатную услугу по подготовке и оформлению всей необходимой документации в соответствии с законодательством РФ и настоящими рекомендациями.

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль	Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки)	Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание .

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2-6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Не всегда понятно, где организация должна хранить бухгалтерские документы обособленного подразделения (например, филиала). Хранить документы нужно непосредственно в подразделении или в головном отделении организации?

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.

Так, закон об ООО позволяет держать документы в любом месте, которое известно участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Филиал как раз можно считать таким местом. Поэтому документы ООО могут находиться как в головном отделении, так и в обособленном.

А вот в акционерных обществах бухгалтерские документы, до того как они попадут в архив, нужно хранить в том подразделении, к которому они относятся (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Но уже сам архив может быть как в головном, так и в обособленном подразделении. В правилах нет требования создавать его строго по местонахождению головной организации (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

Передача документов в архив

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

составить внутреннюю опись;

составить лист-заверитель;

подшить (переплести) дело;

пронумеровать листы дела;

оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет ?

Да, может.

Порядок передачи документов в архив организации определен в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы ?

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

значимость, полнота (завершенность) документов;

аутентичность (полнота и достоверность) документов;

отсутствие дублирования информации в документах.

Это следует из раздела IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6-4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009-01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

самостоятельно уничтожить документы - сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Учет расходов на хранение

В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).

Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76

- начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.

Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70

- начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.

НДФЛ с таких выплат рассчитайте так же, как и по всем остальным трудовым договорам.

Возможно, будет полезно почитать: