Функции документов в деятельности организации. функции документов

Слово «функция» означает обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Любой документ выполняет несколько функций, при его создании могут преследовать несколько целей, и он может использоваться для решения нескольких задач.

Различают общие и частные функции документа . К общим относят функции, которые документ выполняет независимо от воли создавшего его человека и которые возникают в момент запечатления в документе информации. К частным относят функции документа, для выполнения которых его целенаправленно составляют.

Общие функции документа

1. Социальная функция

Документ создает человек и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу («социальный», от латинского socialis - общественный, связанный с жизнью и отношением людей в обществе).

Конкретный документ создают в определенной социальной среде, он отражает социальные процессы, происходящие в обществе, и сложившиеся в нем социальные отношения. Отдельные виды документов сами активно воздействуют на формирование этих отношений (конституции, законодательные акты, уставы, положения, отношения, договоры между гражданами или гражданином и государством и т.д.).

2. Функция закрепления информации

Человек фиксирует (закрепляет) информацию в документе прежде всего для того, чтобы иметь возможность вернуться к ней спустя какое-то время или передать ее на расстояние. Все, что не задокументировано (не записано, не сфотографировано и т.д.), не может быть сохранено.

3. Коммуникативная функция

С помощью коммуникативной функции документа (передачи информации в пространстве) осуществляются все информационные связи общества: вертикальные (от управляющих органов к управляемым, и наоборот, от нижестоящих к вышестоящим) и горизонтальные (между отдельными организациями и гражданами). Человечество постоянно ищет способы наиболее быстрой реализации коммуникативной функции: самый быстроходный гонец, фельдъегерская тройка, телеграф (телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), факс, и, наконец, электронная почта.

4. Функция сохранения информации

Закрепив информацию, документ позволяет сохранить ее для передачи не только в пространстве, но и во времени (на годы, века и даже тысячелетия). Некоторые документы используют единожды или неоднократно в текущей деятельности. Но лишь очень небольшую часть документов в силу ценности отраженной в них информации бережно хранят постоянно, и для ее хранения создают специальные архивы. Архивные документы выполняют функцию исторического источника и позволяют при их ретроспективном анализе восстановить события прошедших лет и минувших эпох.

5. Культурная функция

Документ может выполнять культурную функцию, отражая культурные нормы, сложившиеся в обществе, и передавая от поколения к поколению накопленное культурное наследие: традиции, нравственно-этические нормы и т.д.

Частные функции документа

1. Управленческая функция

Подавляющую часть документов создают именно в сфере управления. Их составляют для решения различных управленческих задач. С помощью организационных документов (уставов, положений, инструкций, правил и т.д.) строят систему управления предприятием. Через издание распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений и т.д.) управленческие решения доводят до сведения исполнителей. Посредством документов идет обмен информацией о состоянии дел на предприятии (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы).

После передачи и использования информации, а также исполнения сформулированных в документе поручений, управленческая функция документа исчерпывается, и он переходит в стадию хранения, оставаясь свидетельством деятельности предприятия и выполнения его обязательств.

2. Правовая функция

Правовая функция документа заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе и является одной из наиболее ранних и востребованных функций документа. К документам, выполняющим правовую функцию, относят, например:

Правовые акты органов власти и управления: законы, указы, постановления и др.;

Нормативные акты организаций и предприятий, которые влекут за собой определенные юридические последствия;

Договоры: международные и межгосударственные, между организациями, между гражданами и организациями (например трудовые), между частными лицами;

Документы, удостоверяющие личность (паспорта, удостоверения), дипломы об образовании, различные справки.

Для таких документов их правовая функция самая главная, их оформляют с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но многие другие документы предприятия при необходимости могут выполнять правовую функцию, выступая доказательством какого-либо факта, события, явления.

3. Учетная функция

Учетная функция - одна из древнейших функций документа. Например, человек всегда хотел знать размеры принадлежащего ему имущества, а повелитель страны с древнейших времен хотел знать, судьбами скольких людей он может распоряжаться.

Документы, выполняющие учетную функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах (первичные учетные документы, бухгалтерские, различные регистрационные журналы). Эти документы в настоящее время почти все представлены унифицированными формами, многие из которых предназначены для компьютерной обработки.

Иногда дополнительно выделяют следующие частные функции документа:

Познавательная (способность документа служить средством получения и передачи знаний);

Организационная (с помощью документа воздействуют на людей для организации и координации их действий);

Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус);

Гедоническая (способность документа служить средством отдыха и развлечения) и т.д.

Таким образом, документ всегда полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций. Одни из них - общие, присущие любому документу. Частными функциями документ целенаправленно наделяет при его создании человек. Выполнив эти функции, документ затем их утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

4. ТИПОЛОГИЯ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

В п. 1.1 рассмотрена классификация документов по способу фиксации и представления информации. В основу их классификации могут быть положены и другие характеристики управленческих документов .

По происхождению документов различают личные документы (личная переписка, мемуары, дневники), которые создают вне служебной или общественной деятельности человека, и официальные документы, создаваемые юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением этих документов в установленном порядке.

В зависимости от отношения к аппарату управления различают входящие (поступившие в организацию), исходящие (созданные в организации и отправленные внешним адресатам) и внутренние (создаваемые и используемые внутри организации) документы.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые (содержат изложение одного вопроса) и сложные (включают несколько вопросов).

По ограничению доступа выделяют секретные документы, документы для служебного пользования (ДСП) и несекретные (простые). Работа с секретными документами осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения.

По способу изложения текста индивидуальные документы отличаются от типовых и трафаретных. Создание индивидуальных документов связано с нестандартной управленческой ситуацией, поэтому содержание их текста оригинально.

Типовые документы используют для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций и составляют на основе образца (например, типовые инструкции, договоры, письма).

В трафаретных документах, например анкетах или справках, текст содержит заранее подготовленные стандартные фразы или их части и пропуски для заполнения переменной информацией.

Использование трафаретов и типовых документов сокращает время подготовки документов и повышает их качество.

По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы), копии, дубликаты.

Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, называют подлинным (аутентичным) документом. Синоним подлинника - оригинал.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа, все его реквизиты и внешние признаки. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии могут воспроизводить весь документ или его часть (выписка). Все копии должны быть официально заверены.

Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая пометкой «Дубликат».

По срокам хранения документы делят на документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяют на управленческие, научные, технические, производственные и т.д.

1. Делопроизводство – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий.

Документирование – процесс создан6ия и оформления документа.

Параллельно с термином делопроизводство используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе.

ДОУ – работа с готовыми документами, созданными учреждениями и полученными извне:

Прием документов

Распределение

Регистрация

Исполнение

Контроль исполнения

Формирование дел

Подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

ДОУ в организациях осуществляется спецслужбой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, она подчиняется руководителю организации.

В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами как правило входят секретариат(приемная, секретариат министра, зам.министра, протокольное бюро), инспекция при министре, канцелярия, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-машинальное бюро, отдел писем и жалоб, отдел совершенствования работы с документами и внедрение технических средств, центральный архив. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руки(инспектор) или другое специально назначенное должностное лицо. Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации и на основе их использование современной вычислительной техники и автоматизации.

2. документы и их роль.

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

3. Основные способы документирования.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале(бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке(машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя(магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

4.Основные функции документа.

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

5. Классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям.

По наименованию, т.е. по названию документа.

По месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в организацию или направляемые в др. организацию, др. лицам).

По количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.

По форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

По средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

По срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

По происхождению: служебные(затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).

По назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники – документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.

Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат – вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка – часть копии документа, нужная для работы.

По юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Эссе на тему : « Управленческая функция документа »

Прежде чем рассуждать об управленческой функции документа я бы хотел раскрыть такие понятия как документ и управление. Документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Управление - процесс воздействия на систему для перевода её из одного состояния в другое, либо для поддержания её в установленном режиме деятельности.

Из понятия документа можно увидеть важность этого термина и его значение для человека. Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется, прежде всего, для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и так далее. Документ стал нужен для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах порядок организации и управления государством, правила поведения людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много функций, иметь различные назначения. Теперь перейдем к раскрытию функций документа.

Функция документа - это, прежде всего, его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Если рассматривать такую дисциплину, как делопроизводство, то она может нам дать общие и специфические функции документа. К общим относятся: информационная, социальная, коммуникативная и культурная. К специфическим: управленческая, правовая и научно-историческая. Нас интересует управленческая и, обращаясь к понятию управления, можно сказать, что документ в данной функции выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной или даже опережающей информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер. Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения. Например, чтобы абитуриент, который сдал документы на поступление в высшее учебное заведение, узнал о своем поступлении, он должен дождаться приказа о зачислении студентов от декана этого вуза, в данном случае, приказ - документ управленческого характера. управление документ реквизит

Таким образом, правленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Документированная информация как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Анализ ОАО "Камско-Устьинский гипсовый рудник", особенности организации службы документационного обеспечения управления.

курсовая работа , добавлен 22.11.2013

Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.

реферат , добавлен 09.02.2010

Характеристика понятия о документе - средстве закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях или явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Признаки, функции и свойства документа.

курсовая работа , добавлен 12.01.2011

курсовая работа , добавлен 20.12.2011

Поняття управлінського документа, його значення та функції. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа. Способи документування документів. Роль документа в житті людини та суспільства. Основні вимоги до організації сучасного діловодства.

курсовая работа , добавлен 30.12.2013

Носитель информации как материальная составляющая документа. Появление искусственных носителей на полимерной основе. Форма материального носителя электронной информации, а также проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.

курсовая работа , добавлен 25.04.2014

Основные положения документооборота в организации. Характеристика документа в области качества. Этапы документооборота на предприятии. Анализ документов процесса производства продукции. Разработка и совершенствование документа производственного процесса.

курсовая работа , добавлен 19.10.2013

Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа. Древние рукописные книги. Понятие и значение документа в управленческой деятельности. Особенности делопроизводства в России. Столбовое, коллежское и исполнительное делопроизводство.

курсовая работа , добавлен 01.12.2009

Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.

реферат , добавлен 14.11.2013

Теоретический анализ предприятия, как объекта управления. Анализ состояния процесса автоматизации предприятия. Изучение особенностей оперативного управления основным производством. Входные документы функциональной подсистемы. Форма выходного документа.

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию.

Документ полифункционален (многофункционален) , т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные .

Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная;
специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);
оперативную (текущую);
перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

1)Поскольку понятие ”документ” неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является информационная . Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа – это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

2) Тесно связана с информационной коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика – передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция – это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:

Документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

Документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

3) В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации. В управленческой функции также можно выделить две основные подфункции:

Стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;

Обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.

Правовая функция – функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, постановления и др.) акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.

В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).

В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.

5) Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета – это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы, прежде всего, многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно-распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации.

Основные виды учета находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

6) Одна из важнейших функций документа – культурная . В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления.

Культурную функцию выполняет крупный комплекс документов (например, научно-техническая документация, произведения искусства). В них находят отражение уровень научного и технического развития общества, специфика научного и художественного творчества на определенном этапе социальной эволюции.

Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе. В этой функции документы можно рассматривать как инструкцию по применению этих знаний, норм, навыков и т.д., а само документирование – как процесс закрепления, концентрации и передачи культуры.

7) Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда, когда поступил на постоянное хранение.

Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, социальную, коммуникативную, исторического источника).

Знание той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т. д.

Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

Функции документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Возможно, будет полезно почитать: