Передача документов при увольнении. Приказ о передаче дел при увольнении

Общество с ограниченной ответственностью "Лето"

(ООО "Лето")

ПРИКАЗ по основной деятельности N 20

14 июля 2012 г. Москва

Об организации приема-передачи дел

и документации

В связи с увольнением по собственному желанию 20 июля 2012 г. менеджера по персоналу Черновой Анны Владимировны

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести 20 июля 2012 г. прием-передачу дел и документации, находящихся на рабочем месте менеджера по персоналу Черновой А.В., новому менеджеру по персоналу Бариновой Марии Николаевне, приступающей к исполнению своих обязанностей с 21 июля 2012 г.

2. В ходе передачи дел проверить наличие документации и произвести сверку имеющихся в отделе кадров дел с номенклатурой дел организации.

3. Произвести опись передаваемых дел и заверить ее у заведующей канцелярией Малаховой В.Н.

4. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера и заверить опись у начальника хозяйственного отдела Гаврилова А.М.

5. В присутствии начальника службы безопасности Добрынина В.И. проверить содержание сейфа, расположенного на рабочем месте Черновой А.В., составить перечень хранимой в нем документации, бланков строгой отчетности, трудовых книжек, страховых полисов и заверить его у Добрынина В.И. и начальника отдела кадров Комельковой Н.Т.

6. Менеджеру по персоналу Черновой А.В. составить список дел, заданий, мероприятий, которые были ей поручены, но не выполнены на момент передачи дел.

7. Обязать менеджера по персоналу Чернову А.В. вручить Бариновой М.Н. в присутствии начальника отдела кадров Комельковой Н.Т. под роспись ключ от сейфа, расположенного на ее рабочем месте.

8. Все материалы приема-передачи дел и документации оформить надлежащим образом: каждый документ составить не менее чем в трех экземплярах, подписать Черновой А.В., Бариновой М.Н., заверить у лиц, указанных в настоящем приказе, и передать 20 июля 2012 г. не позднее 16:00 на рассмотрение генеральному директору.

9. Контроль за проведением приема-передачи дел и документации возложить на начальника отдела кадров Комелькову Н.Т.

Генеральный директор А.А. Хмелевский

Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы. 2. Проверяем оформление документов.

Оформление приема-передачи кадровых документов

Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.

Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Ст. 91, 99 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 281 Перечня) Трудовая книжка Ст. 65, 66 ТК РФ;постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»;постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п. 40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 (п. 5 ст. 9) 50 лет (ст. 358е Перечня) Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа 2001 г.

Приказ оназначении комиссии по передаче дел при увольнении отдела кадров

За период: 2011–2016 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».

После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.

Прием-передача дел в кадровой службе

Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов: работодатель создает комиссию; члены комиссии (или единственный кадровик) проверяют состав, содержание и оформление документов; члены комиссии составляют акт о приеме-передаче дел. Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе 2017 утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме. В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу.
Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел.

Кадровая служба с нуля

Внимание

Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек. 3. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов - журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр.

Регистрация документов - важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом (ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются). Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет. 4.

Комиссии по приему передаче документов

Его передают на утверждение руководителю организации (образец на стр. 42). Внимание: трудовые книжки! Прием-передачу трудовых книжек, пожалуй, можно считать самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения.
Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа. В каких бы условиях не проходила процедура приема-передачи кадровой документации, отказаться от документированного оформления передачи трудовых книжек нельзя. Этот документ кадрового делопроизводства оформляется при приеме сотрудника на работу, записи должны быть внесены своевременно.

Создание его задним числом невозможно, а восстановление требует проведения значительной работы.

Передача дел в кадровой службе

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно - новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.
Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.
А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь. А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.
Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

создаётся комиссия по передаче дел;
проверяются кадровые документы;
составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно. Создаём комиссию Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана.

Приказ о составе комиссии при приеме передачи кадровых документов

ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня) Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпуске Ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня) Этот перечь не следует считать исчерпывающим. Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов.

Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции. Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. п.

Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника. После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности. В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.

Законодательная база

Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия . Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.

Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.

Когда потребуется составление приказа о передаче дел

Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:

Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю. В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ .
Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).

Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.

Порядок передачи дел

Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:

В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
Проводится инвентаризация.
Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.

Образец приказа о приеме-передаче дел

Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:

Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).

Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.

В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.

Для чего нужна передача дел

Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.

Акт о приеме-передачи дел

Открыть в формате Word

Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.д.

Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. Акт составляется комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

В тексте акта описываются проделанная работа и ее результаты. Как правило, он состоит из перечня конкретных пунктов. Количество экземпляров акта о передаче-приеме определяется количеством заинтересованных сторон. Все дополнения к нему оформляются в виде приложения. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации.

Акт

Приемки-передачи документов, информационных баз, иных активов и сведений по текущему состоянию дел

Комиссия в составе:

Председателя - зам.директора по кадрам Ивановой В.В.,

членов комиссии: аудитора ООО Аудит ПБ Минецкого В.И. гл. инженера Матушкина И.И. начальника ИТО Дмитрусева В.В. зам.гл. бухгалтера Юрьевой Т.А.

в связи с (увольнением. принятием. иными причинами)

увольнением гл.бухгалтера Сафроновой И.А.и принятием на должность гл.бухгалтера Анисимова С.С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

Анисимовым С.С. приняты. а Сафроновой И.А. переданы

информационные базы: 1С 7.7 Бухгалтерия, 1С 8.1 УПП, Контур, расчеты в формате “EXCEL ”17 файлов, письма в формате “WORD ”- 41файл. Информационные базы и иные данные записаны на диск формата DVD - R по состоянию на 24 июля 2007 года. На данном диске стоят подписи членов комиссии и подписи передающего и принимающего лиц.

иные активы: печать организации Для финансовых документов, штампы Погашено, Принято от ________199_г., чековая книжка с неиспользованными чеками № БН9662317 по №БН9662325, пластиковые карты бывших работников Чурова, Ишмухаметова, топливные пластиковые карты №№3909801000000005647, 3909801000000005638, 3909801000000005635, ключи от двух сейфов, находящихся в кабинете гл.бухгалтера в количестве четырех штук;ключи от сейфа, находящегося в кабинете бухгалтерия в количестве одной штуки, ключи от кабинета гл.бухгалтера в количестве двух штук;не снятые с учета в ИНФС (и неиспользуемые ККМ) в количестве двух штук.

сведения по текущему состоянию дел: отчетность за 1полугодие 2007 года сдана, но регламентированный бухгалтерский баланс за 1 полугодие 2007 года в программе 1С 8.1 УПП имеет расхождение между активом и пассивом на 353 тыс. руб. выручка по отчету о прибылях и убытках за данный период не соответствует сумме облагаемого оботора и налога в декларациях по НДС за 1 и 2 квартал (при отсутствии необлагаемых операций) на 10871 тыс.руб. (в форме №2 больше);данные отчета движения денежных средств за 1полугодие 2007 не соответствуют с реальными остатками и оборотами на начало и конец периода.

При этом отчетность сдавалась через Контур с помощью ручных корректировок. Фактически, распечатанная и подписанная отчетность за 1полугодие 2007 года соответствует с данными программы1С 8.1 УПП только по четырем показателям (касса, банк, задолженность по заработной плате в балансах и выручка по отчету о прибылях и убытках).

Инвентаризация с октября 2006 года проводились в части учета материалов, однако они не были отражены в учете по причине отказа всех подотчетных лиц от подписи (всвязи с несогласием с входными остатками, отраженными в бухгалтерии).

Иные инвентаризации в период 2006-2007 годов не проводились.

При сверке аудитором остатков по расчетным счетам с выписками банка было обнаружено, что эти данные не соответствуют на сумму 827 руб. с мая 2007года (т.е.,по выпискам банка сумма меньше).

Также имеются без ответа зарегистрированные секретарем письма ИФНС, статистики, ПФ и ФСС тринадцать требований о разъяснений расхождений по формам отчетности,

Также не закончены акты сверки расчетов с основным контрагентом ОАО БратскГэсСтрой по причине расхождений в 2006 и 2007 годах около 217 тыс.руб.

Гл.бухгалтер Сафронова И.А. рекомендует предоставить уточненные декларации за 1 квартал и 2 квартал по НДС, прибыли, имуществу всвязи с нахождением ею ошибок. Расчет приложен к настоящему акту. Остальная отчетность сдана полностью и в сроки. Рекомендуется пользоваться календарем бухгалтера.

Примечания: гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила что ей неизвестно, где находится любая техническая и регистрационная документация на все ККМ, а так же на любые основные средства организации, т.к. при принятии должности ею в марте 2006 года никем акт передачи должности не составлялся. При этом, при принятии должности ею уже никакая отчетность а программе 1С 8.1 УПП не имела взаимоувязки и организация постоянно имела штрафы за нарушения бухгалтерского и налогового учетов. По поводу нахождения в сейфе пластиковых карт бывших работников гл.бухгалтер Сафронова И.А. сообщила, что они были в сейфе, когда она впервые приступила к работе и более ничего пояснить не может. По факту хранения топливных пластиковых карт в сейфе у главного бухгалтера, было также пояснено, что их учет с момента внедрения в 2007 году обязан был вести зав.гаражом. Всего этих карт было 20 штук, но в настоящий момент достоверно определить их реальное количество и местонахождение невозможно, т.к. завгар утверждает, что у него (и у водителей) их 12 штук.

Председатель комиссии: Иванова В.В.

передача дел

Свиток: Главбух принимает дела

ГЛАВБУХ ПРИНИМАЕТ ДЕЛА: АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ

Каждый главный бухгалтер волнуется перед выходом на новое место работы. Ведь предстоит оперативно включиться в деятельность организации, установить отношения с руководством и коллективом. Но сначала нужно принять дела у прежнего главного бухгалтера. Хорошо, если он еще работает, а то нередко бывает, что к моменту прихода нового главного бухгалтера его предшественник уже уволился.

Процедура передачи дел от увольняющегося главного бухгалтера к его преемнику действующим законодательством не регламентирована. В п. 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59, говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Причем делается это после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Хотя указанный документ принят давно, он по-прежнему применяется в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ О бухгалтерском учете (далее - Закон N 129-ФЗ). Ведь в ст. 19 Закона N 129-ФЗ говорится, что нормативные акты по бухгалтерскому учету, изданные до вступления в силу данного Закона, действуют в части, не противоречащей ему.

Как происходит передача дел

На практике возможно несколько вариантов развития событий. Наиболее благоприятный для нового главного бухгалтера - принять дела непосредственно у прежнего руководителя бухгалтерии. То есть увольняющийся и новый главные бухгалтеры какое-то время работают вместе.

Понятно, что у организации не может быть одновременно двух главных бухгалтеров. Как тогда оформить трудовые отношения? Если новый главный бухгалтер не возражает, работодатель может принять его сначала на другую вакантную должность, например на должность заместителя или первого заместителя главного бухгалтера, а после увольнения прежнего руководителя бухгалтерии назначить на освободившуюся должность.

Примечание. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации (п. 1 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Другой вариант - нового работника сразу принять на работу в качестве главного бухгалтера, а уходящего главного бухгалтера на период передачи дел перевести на какую-то иную должность, например на должность заместителя финансового директора.

К сожалению, у каждого из заявленных вариантов есть свои недостатки. Скорее всего, новый главный бухгалтер вряд ли согласится числиться заместителем главного бухгалтера, даже временно. А уходящий главный бухгалтер, переведенный на должность заместителя финансового директора, вполне может передумать увольняться. Так что использовать предложенные варианты оформления можно, только если ни одна из сторон не возражает против этого.

Бывает, что на место уходящего главного бухгалтера переводят кого-то из сотрудников бухгалтерии. В таком случае никаких проблем с оформлением не возникает. Более того, процедура передачи дел значительно упрощается. Ведь работник уже в курсе текущих событий, знаком с руководством, коллективом, контрагентами организации и наверняка сам вел какие-то участки учета. Поэтому вникнуть в работу ему, скорее всего, будет гораздо легче, чем работнику, пришедшему со стороны.

Нередко к моменту увольнения главного бухгалтера замену ему подыскать не успевают. Организация вынуждена отпустить главного бухгалтера. Но кто будет принимать у него дела?

В подобной ситуации генеральный директор должен назначить сотрудника, который временно (до приема на работу нового главного бухгалтера) будет исполнять обязанности главного бухгалтера. Таким сотрудником, например, может быть заместитель главного бухгалтера или финансовый директор. Кроме того, руководитель организации вправе возложить обязанности главного бухгалтера на себя. Соответственно принять дела у увольняющегося главного бухгалтера должен работник, назначенный временно исполняющим обязанности главного бухгалтера, либо сам директор.

Примечание. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации (п. 2 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Примечание. По каким основаниям работодатель вправе уволить главного бухгалтера

Главный бухгалтер организации, как и любой другой сотрудник, является наемным работником. Трудовой договор с ним может быть заключен на определенный (не более пяти лет) или неопределенный срок. Если с главным бухгалтером заключен срочный трудовой договор, он, как правило, прекращается в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ). Об этом работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.

Трудовой договор с главным бухгалтером, как срочный, так и заключенный на неопределенный срок, может быть прекращен по тем же основаниям, что и трудовые договоры с другими работниками. Эти основания перечислены в ст. ст. 77 - 81, 83 и 84 ТК РФ.

Кроме того, работодатель вправе расторгнуть трудовой договор с главным бухгалтером еще по двум особым основаниям:

В случае принятия главным бухгалтером необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ст. 81 ТК РФ);

Смены собственника имущества организации (п. 4 ст. 81 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 181 Трудового кодекса новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже трех его средних месячных заработков.

Ответ на вопрос, что следует понимать под сменой собственника имущества организации, содержится в п. 32 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2. Итак, смена собственника имущества организации представляет собой переход (передачу) права собственности на имущество организации от одного лица к другому лицу (другим лицам). Причем уволить руководящего работника или главного бухгалтера на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ можно лишь в случае смены собственника имущества организации в целом. Так, указанных работников нельзя уволить при изменении подведомственности (подчиненности) организации, если при этом не произошла смена собственника ее имущества.

Более того, изменение состава участников (акционеров) общества не является основанием для расторжения трудового договора согласно п. 4 ст. 81 ТК РФ. Дело в том, что собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей (участников) хозяйственного общества, а также произведенного и приобретенного обществом в процессе деятельности, является само общество. Его участники в силу абз. 2 п. 2 ст. 48 ГК РФ имеют лишь обязательственные права в отношении данного юридического лица. Значит, при изменении состава участников (акционеров) хозяйственного общества собственником имущества по-прежнему остается само общество, то есть смены собственника имущества не происходит.

Еще одна возможная ситуация - увольнение главного бухгалтера малого предприятия, который самостоятельно вел весь учет и был единственным бухгалтером в организации. В этом случае принять дела должен также руководитель организации, поскольку именно он несет ответственность <1>за организацию бухгалтерского учета в компании и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п. 1 ст. 6 Закона N 129-ФЗ).

<1>Об ответственности главного бухгалтера читайте в статье За что можно привлечь к ответственности главного бухгалтера // РНК, 2009, N 7. - Примеч. ред.

Вне зависимости от конкретных обстоятельств процедуру передачи дел новому главному бухгалтеру можно разделить на следующие этапы:

Назначение руководителем организации сроков приема-передачи дел и лиц, ответственных за это;

Инвентаризация имущества, обязательств и наличных денежных средств в кассе организации;

Собственно передача дел, в том числе передача первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

Проверка состояния учета и отчетности (может проводиться как до, так и после подписания акта приема-передачи дел);

Оформление акта приема-передачи дел.

Примечание. Максимальная продолжительность испытательного срока для главного бухгалтера - шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Приказ о приеме-передаче дел

Передача дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру начинается с издания руководителем организации соответствующего приказа (распоряжения). В нем следует указать:

Лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

Сроки приема-передачи дел;

Разграничение полномочий и обязанностей между прежним и новым главными бухгалтерами (если какой-то период времени они будут работать вместе);

Дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

Порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Примечание. В приказе о передаче дел можно предусмотреть, что в случае совместной работы нового и прежнего главных бухгалтеров все банковские, кассовые и иные расчетные документы оформляются только по согласованию с новым главным бухгалтером.

Срок, в течение которого дела должны быть переданы новому главному бухгалтеру или другому ответственному лицу, определяется в зависимости от объема работы, но не может превышать двух недель. Ведь главный бухгалтер, как и любой другой работник, имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели (ст. 80 ТК РФ).

Что касается даты, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период, ее обычно устанавливают исходя из сроков представления бухгалтерской отчетности и налоговых деклараций. Это необходимо, чтобы разграничить ответственность принимающего и передающего дела. Так, если главный бухгалтер увольняется в апреле 2009 г. в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за I квартал 2009 г. а новый главный бухгалтер несет ответственность за отражение в учете хозяйственных операций, осуществленных после 31 марта 2009 г. и представление отчетности начиная с апреля 2009 г. а также за II квартал и полугодие.

Примечание. Должностные обязанности главного бухгалтера и требования к его квалификации изложены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37.

Руководитель организации вправе создать специальную комиссию по приему-передаче дел. Это необходимо, если во время передачи дел были, например, выявлены серьезные нарушения в работе бухгалтерии. В состав комиссии обычно включаются работники бухгалтерии (заместитель главного бухгалтера, бухгалтер-кассир или бухгалтеры, отвечающие за ведение конкретных участков учета, например за расчет заработной платы), а также сотрудники иных подразделений организации (заведующий складом, начальник производства, главный технолог и т.п.), материально ответственные лица. При смене главного бухгалтера в филиале или обособленном подразделении компании к работе такой комиссии целесообразно привлечь главного бухгалтера головной организации.

Создание комиссии по приему-передаче дел оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. В этом документе следует оговорить полномочия и регламент работы данной комиссии.

Кроме того, чтобы оценить реальное состояние дел в бухгалтерии, директор имеет право пригласить аудиторов. Естественно, этот вариант позволяет выявить и исправить ошибки, допущенные ранее в бухгалтерском учете и при исчислении или уплате налогов. Таким образом, новый главный бухгалтер сможет начать работу как бы с чистого листа, то есть он будет уверен, что в предыдущих периодах нет каких-либо ошибок и неточностей. Однако привлечение аудиторов потребует, во-первых, дополнительных финансовых затрат, а во-вторых, более длительного времени на прием-передачу дел. Несмотря на названные факторы, рекомендуем все-таки обратиться к помощи аудиторов, если на момент передачи дел в компании уже несколько лет не было налоговых проверок.

Инвентаризация имущества и обязательств

Провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера обычно бывает невозможно. Подобная процедура не предусмотрена действующим законодательством, а ее проведение, скорее всего, потребует значительных трудовых и временных затрат. Но, с другой стороны, инвентаризация является надежным способом контроля и проверки. Поэтому рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Случаи, когда инвентаризация обязательна, перечислены в п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. Напомним лишь те из них, которые могут иметь отношение к увольнению главного бухгалтера:

Смена материально ответственных лиц;

Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

Реорганизация или ликвидация организации.

Примечание. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Как правило, главный бухгалтер не является материально ответственным лицом. Поэтому проводить инвентаризацию имущества организации при его увольнении не обязательно.

Вместе с тем в трудовом договоре с главным бухгалтером может быть установлена его материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба (абз. 10 ст. 243 ТК РФ). Например, полную материальную ответственность возлагают на главного бухгалтера малого предприятия, выполняющего и обязанности кассира. В подобной ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Результаты инвентаризации наличных денежных средств оформляются актом по форме N ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности составляется инвентаризационная опись по форме N ИНВ-16 <2>.

<2>Формы N N ИНВ-15 и ИНВ-16 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Отметим, что инвентаризацию денежных средств в кассе целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.

Кроме того, в процессе передачи дел целесообразно также сверить расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами.

Прием-передача дел

Прием-передача дел заключается в непосредственной передаче прежним главным бухгалтером первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и других документов.

Обратите внимание! Нужно ли уведомить налоговую инспекцию

Из всех должностных лиц организации в ЕГРЮЛ содержатся сведения только об одном из них - имеющем право действовать от имени юридического лица без доверенности. Согласно Федеральным законам от 26.12.1995 N 208-ФЗ Об акционерных обществах и от 08.02.1998 N 14-ФЗ Об обществах с ограниченной ответственностью таким правом, как правило, обладает единоличный исполнительный орган общества - директор, генеральный директор, президент и др. Организация обязана своевременно уведомлять регистрирующие (налоговые) органы о смене указанного лица и об изменении сведений о нем. Основание - п. п. 1 и 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Главный бухгалтер не относится к лицам, действующим от имени организации без доверенности. Более того, в Налоговом кодексе не содержится требование о представлении в налоговые органы сведений о главном бухгалтере. Значит, и сообщать в налоговую инспекцию о смене главного бухгалтера компания не обязана.

Несмотря на это, многие налоговые инспекции все-таки требуют извещать их об увольнении главного бухгалтера и приеме (переводе) на эту должность нового (другого) сотрудника. Ведь сведения о главном бухгалтере они заносят в свою базу данных по налогоплательщикам. Следовательно, получить на руки документы в налоговой инспекции (акты сверки по расчетам с бюджетом, решения, уведомления, требования), не предъявляя доверенности от организации, сможет только то лицо, которое указано в базе данных как главный бухгалтер. Кроме того, главный бухгалтер подписывает отчетность и налоговые декларации. Поэтому во избежание ненужных разногласий с налоговой инспекцией рекомендуем поставить ее в известность о том, что в организации сменился главный бухгалтер. Сделать это можно, направив в налоговую инспекцию письмо, составленное в произвольной форме. К нему нужно приложить копию приказа о назначении главного бухгалтера, заверенную руководителем организации. В письме следует указать фамилию, имя, отчество (полностью) нового главного бухгалтера, его паспортные данные и ИНН (при наличии), а также дату вступления в должность.

На дату, которая установлена в приказе (распоряжении) о приеме-передаче дел, должны быть завершены учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи, распечатаны регистры бухгалтерского и налогового учета, составлена и представлена в налоговые органы бухгалтерская и налоговая отчетность. Первичная документация за этот период должна быть подшита в папки (дела) согласно номенклатуре дел, применяемой в организации, а документы за прошлые отчетные периоды должны быть прошиты (переплетены) и сданы на хранение.

Примечание. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел и журналов (книг) регистрации, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения.

По общему правилу, установленному в ст. 17 Закона N 129-ФЗ, организации обязаны хранить <3>первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных видов документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который утвержден Росархивом 6 октября 2000 г. Так, годовую бухгалтерскую отчетность и годовые налоговые декларации необходимо сохранять не менее десяти лет.

<3>Подробнее о том, как правильно хранить и уничтожать налоговые и бухгалтерские документы, читайте в статье Беречь нельзя выкидывать, или Сроки хранения документов // РНК, 2009, N 6. - Примеч. ред.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года, предшествующих году вынесения решения о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ). Следовательно, для целей налогового учета организация обязана сохранять документы, относящиеся к проверяемому периоду. Как правило, это те же первичные документы, которые служат основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Главный бухгалтер, принимая дела от предшественника, должен убедиться в наличии первичных документов, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности и иных документов, необходимых для расчета налогов и отражения операций в бухгалтерском учете. Особое внимание следует уделить книгам покупок и книгам продаж за истекшие налоговые периоды, а также журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Примечание. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации (п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).

Кроме того, передаются книги и журналы регистрации, которые ведутся в организации, например журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3), кассовые книги (форма N КО-4 <4>), журналы кассира-операциониста (форма N КМ-4 <5>), книга выдачи доверенностей, журнал регистрации путевых листов.

<4>Формы N N КО-3 и КО-4 утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

<5>Утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Если функции кассира выполняет главный бухгалтер (например, на малом предприятии), прежний главный бухгалтер обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Примечание. Не забудьте переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати!

Допустим, в ходе передачи дел выяснилось, что какие-то из документов или журналов (книг) отсутствуют либо утеряны. Новый главный бухгалтер должен уведомить об этом руководителя организации, а также указать недостающие документы в акте приема-передачи дел. Если речь идет о журнале (книге), его следует завести в тот день, когда данное нарушение было выявлено.

Проверка состояния учета и отчетности

Очевидно, что каждый главный бухгалтер, приступающий к обязанностям на новом месте работы, заинтересован в тщательной проверке состояния бухгалтерского и налогового учета в организации, а также в оценке достоверности отчетности, представленной за прошедшие периоды. Конечно, новому главному бухгалтеру проще, если для такой проверки компания пригласит аудиторов. Но если это невозможно, проверять учет и отчетность ему придется самостоятельно либо с помощью сотрудников бухгалтерии и других отделов организации. На что при этом нужно обратить внимание?

Буква закона. Требования, предъявляемые к учетной политике организации

Принимая дела, главный бухгалтер обязан проверить, отвечает ли учетная политика, принятая в компании, требованиям, установленным в п. 6 ПБУ 1/2008. Учетная политика любой организации должна обеспечивать:

Полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

Своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

Большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

Отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

Тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

Рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Примечание. С 1 июля 2009 г. учредительный договор будет исключен из числа учредительных документов общества с ограниченной ответственностью.

Кроме того, целесообразно ознакомиться с протоколами собраний учредителей (акционеров) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельством о государственной регистрации, свидетельствами о постановке на учет в налоговом органе, документами о регистрации контрольно-кассовой техники. Указанная документация позволит получить представление о структуре компании, составе учредителей (участников, акционеров), количестве и местонахождении обособленных подразделений, если таковые имеются.

Затем следует разобраться в распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, системе документооборота, применяемой в организации, и в порядке обмена информацией между подразделениями (особенно при наличии филиалов).

Далее необходимо удостовериться в наличии приказов об учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Отметим, что организация не обязана утверждать такой приказ на каждый календарный год. Ведь предполагается, что учетная политика, принятая компанией, применяется последовательно от одного отчетного года к другому (п. 5 ПБУ 1/2008 и ст. 313 НК РФ). В случае необходимости в учетную политику вносятся изменения, которые оформляются отдельным приказом.

Примечание. Ежегодное утверждение учетной политики не противоречит действующему законодательству.

Новому главному бухгалтеру нужно внимательно изучить содержание приказа (приказов) об учетной политике, выяснить, какие методы (способы) учета использовались ранее и применяются сейчас. На основании положений учетной политики бухгалтер проверяет, соблюдались ли на практике принципы, прописанные в данном документе, правильно ли отражены хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Если в организации использовались неунифицированные формы первичных документов, необходимо проверить, были ли они утверждены надлежащим образом. Напомним, что документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, и утверждаться приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике организации.

Далее следует ознакомиться со списками лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов и счетов-фактур, а также списками подотчетных лиц организации. Скорее всего, новый главный бухгалтер будет включен в указанные списки, поэтому они должны быть своевременно скорректированы. Напомним, что список лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

После этого проводится проверка бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды за истекшие периоды. При первом ознакомлении с отчетностью целесообразно удостовериться в ее наличии и проверить, соблюдались ли сроки представления.

Допустим, организация работает уже много лет, объем отчетности достаточно велик. В подобной ситуации рекомендуем провести хотя бы выборочную проверку. Причем следует подробно изучить отчетность за три последних календарных года и за текущий год, то есть за периоды, которые налоговая инспекция имеет право проверить.

Примечание. В рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Если в организации проводились налоговые или аудиторские проверки, новому главному бухгалтеру полезно ознакомиться с актами налоговых проверок, решениями, вынесенными по результатам рассмотрения материалов налоговых проверок, и аудиторскими заключениями за последние три года. Нужно также посмотреть акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами и, как уже говорилось, обязательно сверить с ними платежи на текущую дату.

К сожалению, принимая дела, новый главный бухгалтер вряд ли успеет полностью проверить бухгалтерский и налоговый учет организации. Поэтому особое внимание рекомендуем обратить на операции текущего года. Ведь по большинству налогов (налог на прибыль, ЕСН, налог на имущество) налоговым периодом является календарный год. Значит, новому главному бухгалтеру придется подавать налоговые декларации в целом за год, то есть и за те периоды, когда он еще не работал в организации.

Минфин России недавно разъяснил, что главного бухгалтера нельзя привлечь ни к административной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, ни к уголовной ответственности за уклонение от уплаты налогов, если эти нарушения были допущены его предшественником (Письмо от 23.10.2008 N 03-02-08/20). В подтверждение данной позиции приведены следующие аргументы. В п. 1 ст. 1.5 КоАП РФ установлено, что лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Уклонение от уплаты налогов и сборов возможно только при наличии прямого умысла с целью полной или частичной их неуплаты (п. 8 Постановления Пленума ВС РФ от 28.12.2006 N 64). Очевидно, что новый главный бухгалтер не может быть виноват (иметь умысел) в нарушениях, совершенных лицом, занимавшим данную должность до него.

Примечание. За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Новому главному бухгалтеру следует также поинтересоваться, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами. Возможно, что и к самой организации кто-то предъявил претензии.

Составление акта приема-передачи дел

Заключительный этап передачи дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру - оформление акта приема-передачи. В нем указывают все существенные моменты, характеризующие состояние дел в бухгалтерии на дату передачи. Если в ходе передачи дел были выявлены ошибки либо обнаружено, что какие-то документы отсутствуют, необходимо отразить это в акте приема-передачи, а ошибки исправить и при необходимости представить уточненные налоговые декларации. Порядок внесения изменений в налоговые декларации изложен в ст. 81 НК РФ.

Допустим, новый руководитель бухгалтерии успел лишь выборочно ознакомиться с документами, бухгалтерскими и налоговыми регистрами. Однако он выявил многочисленные недочеты или даже нарушения в ведении бухучета или расчете налогов. В этом случае главный бухгалтер может порекомендовать руководству провести аудиторскую проверку.

Поскольку порядок приема-передачи дел не регламентирован нормативными документами и форма акта приема-передачи дел не утверждена, его составляют в произвольной форме. Образец акта приведен на рисунке (см. с. 52 - 53). В нем, в частности, отражаются:

Фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;

Дата и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого проводилась передача дел;

Наименования и количество переданных документов (дел, папок или подшивок), хранящихся в бухгалтерии;

Наименования и количество переданных дел (папок или подшивок), находящихся на хранении в архиве;

Серии и номера неиспользованных банковских чеков;

Наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

Номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Образец акта приема-передачи документов

Утверждаю

Генеральный директор

ООО Сахалин

Лампочкин

--------- (В.В. Лампочкин)

Акт приема-передачи

документов ООО Сахалин

В соответствии с приказом от 13.04.2009 N 48-к в период с 15 по 28

апреля 2009 г. Иванова Инна Павловна, главный бухгалтер, передала, а

2009 г. исполняющая обязанности главного бухгалтера), приняла круглую

печать и угловой фирменный штамп ООО Сахалин, четыре банковские чековые

книжки (неиспользованные чеки с N АВ 6660013 по N АВ 6660020), а также

следующие документы ООО Сахалин:

N Наименование документов (дел, папок) Количество

Документы, хранящиеся в бухгалтерии ООО Сахалин

1 Приказы об учетной политике для целей бухгалтерского 1 папка

учета и налогообложения на 2006 - 2009 гг.

2 Должностные инструкции работников бухгалтерии 1 папка

3 Бухгалтерская, налоговая (налоговые декларации и 4 папки

расчеты) и статистическая отчетность за 2006 - 2008 гг.

и за I квартал 2009 г.

4 Отчетность в ПФР (документы персонифицированного учета) 4 папки

и ФСС РФ (расчетные ведомости и другие документы) за

2006 - 2008 гг. и за I квартал 2009 г.

5 Документы по камеральным и выездным налоговым проверкам, 1 папка

проверкам внебюджетных фондов за 2006 - 2009 гг.

6 Акты сверок с бюджетом и внебюджетными фондами за 2006 - 2 папки

7 Инвентаризационные описи и акты, акты сверок с 3 папки

контрагентами за 2006 - 2009 гг.

Бланки: Приказ о приеме-передаче дел

15.06.2006 № 56 ОК

О ПРИЕМЕ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

В связи с увольнением главного бухгалтера Глушко Д.П. ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Заместителя главного бухгалтера Усову Лидию Петровну назначить временно исполняющим обязанности главного бухгалтера с 1 июля 2006 г.

2. Для приема-передачи дел создать комиссию из числа работников организации в составе:

Куликов Н.П. - заместитель директора;

Жур Е.Я. - бухгалтер;

Смирнов В.Р. - юрист.

3. Ознакомить вышеперечисленных сотрудников и главного бухгалтера с утвержденным графиком работы комиссии (прилагается).

4. Созданной комиссии совместно с заместителем главного бухгалтера Усовой Л.П. осуществить в период с 16 июня 2006 г. по 30 июня 2006 г. приемку дел с оформлением по ее итогам акта приема-передачи дел.

5. В случае обнаружения комиссией недостач или нарушений привлечь к приему-передаче дел аудиторскую компанию.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: график работы комиссии на 1 (одном) листе.

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах. О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации. Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— журнал учета мероприятий по контролю (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»);

— приказы по личному составу — о приеме на работу и увольнении, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.;

— приказы по основной деятельности — об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам и др.

К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы.

2. Проверяем оформление документов. Напомним, что важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индекс приказа — это его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание: если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 18-а между приказами N 18 и N 19 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

Основными нормативными актами, регламентирующими порядок оформления кадровых документов, являются:

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Трудовой кодекс.

Примечание. Для проверки реального отражения наличия документов можно сравнить несколько случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале регистрации.

Обратите внимание! Проверке трудовых книжек нужно уделить особое внимание, поскольку они являются основными документами о трудовом стаже и деятельности работников. Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

3. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов — журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр. Регистрация документов — важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом (ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются).

Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет.

4. Проверка системы хранения документов. Здесь комиссии нужно проверить наличие номенклатуры дел — ее отсутствие означает, что система не продумана, да и, скорее всего, не организована. В ходе проверки следует определить, все ли дела, содержащие кадровые документы, включены в номенклатуру дел, соблюдены ли требования к заголовкам дел, проставлены ли сроки хранения и соответствуют ли они Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

5. Проверка программного обеспечения. Не секрет, что многие учреждения уже перешли на ведение кадрового делопроизводства с помощью программных продуктов. Поэтому при приеме-передаче дел необходимо проверить:

— соответствие электронных форм документов требованиям действующего законодательства;

— системы электронного хранения и защиты персональных данных работников.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Если новый кадровик еще не подобран, рекомендуем оформить акт приема-передачи, по которому прежний кадровый работник сдаст документы отдела кадров без проверки их качества и полноты, например главному бухгалтеру или иному уполномоченному руководителем лицу, по количеству. Впоследствии, когда придет новый работник отдела кадров, он примет по акту все сданные документы и начнет аудит документации. По результатам кадрового аудита новый сотрудник может составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему мы это рекомендуем? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

В заключение

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

Возможно, будет полезно почитать: